采购流程管理规定

集中采购管理规定

QMⅢ-21

1目的

为加强本院集中采购流程的管理和监督，规范采购行为、防范市场风险、提高采购资金的使用效率，特制定本规定。

2范围

对所有外部采购活动，包括设备及耗材购买、办公用品购买、软件购买、文本制作、多媒体制作、模型制作、效果图、晒图、设计专项外包或劳务借用均受本规定控制。

3原则

采购工作应遵循“先预算﹙立项﹚后采购”、“集中采购”的原则。

4部门划分和职能

4.1请购部门的划分

4.1.1行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部提出采购申请；

4.1.2IT设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心提出采购申请,注：

新进员工电脑等IT设备由信息中心提出采购申请，日常工作中的IT设备更新与维护等采购由设备使用部门提出采购申请。

4.1.3生产经营类服务、支持由各使用部门自行提出采购申请。

4.2采购部门的划分

4.2.1行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部负责采购；

4.2.2IT设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心负责采购。

4.2.3生产经营类服务、支持由各使用部门负责采购。

4.3各采购归口部门需指定采购管理人员；请购和采购为同一部门时，原则应分别指定请购和采购人员。

4.4财务、内审、纪检监察部门负责监督和检查。

5请购

请购经办人员应以实际需求为基准、批准的预算为依据，核实库存情况履行请购申请手续（以工作请示单的形式进行请购立项，需注明请购资产的名称、规格、数量、需求日期、预算等）；紧急请购时，请购经办人因予以注明并写出原因（请购申请通过综合信息系统中工作请示单流程进行申请）。

注：在预算范围内，10000元以下的立项由分管院领导审批；超出预算或10000元以上的立项需由院长审批。

6采购

6.1 采购方式

请购申请获批后，采购经办人员填写“采购单”经审批通过后进行采购。

除一般采购方式外，采购部门可依商品使用、采购特性及对院经济效益的影响，选择下列一种最

有利的方式进行采购：

——长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的商品或服务，采购部门依据议价小组选定的供应商（选定厂商）及议定长期供应价格。

——集中计划采购：凡具有同质性的商品或资产，以集中计划办理采购较为经济的，可核定集中采购项目采购部门定期集中办理采购。

——临时零星采购：对于使用频度不高，较难实现规划的，一次采购金额在2万元（含）以下的临时零星采购。

6.2 询价、比价、议价、招标

6.2.1询价、比价

采购金额5万元（含）以下的采购(日常办公用品、维修维护料、低值易耗品、设计专项外包或劳务借用等)，采购经办人应依请购事件的缓急，先核对请购内容，查阅“供应商资料”、“历史采购记录”、库存数量、参考市场行情或公司可利用的资源等其他有关资料后开始询价，需要选三家或三家以上的供应商办理比价或经分析后议价（符合长期报价采购的情况，且供应商库中未有三家或以上提供相同产品或服务的供应商，可不受此限），并呈报另一指定的人员进行核实。由另一指定的人员通过实地调研、网络、电话或传真等方式对其询价结果进行核实并发表意见。采购过程中产生的文件，包括供应商报价单（加盖公章）等需在采购申请部门留存。临时零星采购也应由采购部门通过网络、电话、实地走访等形式进行三方比价。

采购金额在5万元至50万元之间，履行以上询价和比价程序，确定供应商后必须签订采购合同，按照合同约定完成采购。

分类：设计类供应商10万以下可不签合同，10万-50万签订合同。

6.2.2议价

采购金额超过50万元至200万元（含）时，采取邀请招标方式，组织三家以上供应商投标，并组织评标小组进行评标。确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。评标小组成员应由使用部门、采购部门、财务部门、纪检及内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。

已纳入供应商库的设计类供应商可不采取邀标方式。

6.2.3招标

a）采购金额超过200万元的，委托具有资质的招标单位进行公开招标，确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。

b）招标工作应组织评标小组，成员应由使用部门、采购部门、财务、纪检和内审部门等共同组成，特殊物资须请相关专家参加评标。

c）因特殊原因，未能进行招标采购的，经院务会批准后，可应采取多家比价的方式，综合考虑性价比，确定供应商。

d）招标采购应遵循集团招标管理的相关规定。

6.3 各部门需开支（采购）时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部有权拒绝付款。

7采购合同签订及物资验收

7.1 合同签订

采购部门填写“合同审查表”，并与供应商签订采购合同。

7.2 物资验收

7.2.1由采购部门会同请购部门统一按合同验收。

7.2.2 采购部门应将所采购物资进行入库登记并统一管理（成本归属部门的设备物资产生跨部门调配的，需填写《设备调配单》，按流程完成调配手续）。

7.3 付款形式

采购部门按公司财务规定进行付款。

8采购人员要求

8.1参与本院采购的工作人员应严格遵守相关廉洁自律的规定，自觉接受院的监督检查。对采购活动中发生的违法、违规或有损公司经济利益和社会形象的行为，任何人可以向院长信箱投诉、举报。

8.2 对相关责任人员违规的处理：参与本院采购的工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的依照国家法律、法规、和本院有关规章制度进行处理，情节严重的移交司法部门处理。

9 供应商管理

9.1 通过询价、议价、招标确定的供应商，由采购部门填写“供应商选择评价表”以及“合格供

应商名录”。供应商登记的主要内容应包括对方单位名称、地址、联系人姓名、电话、供应产品、

供货单价、结算方式、能否开具增值税专用发票等。

9.2 采购物品应优先选择合格供应商名录中的供应商。

9.3 采购部门每年年底根据采购物品情况，对所列供应商进行一次全面评估；新进供应商应做到“先评价、后入库”。评估结果应记入“供应商选择评价表”中。

9.4 经持续评估确认为不合格的供应商，将依照以下办法处理：

——限期整改，复评；

——或取消供应商资格。

当供应商处于限期整改状态下，采购部门应停止向其采购，待对其复评合格后，方可向其采购。

9.5 例外原则

对以往经营活动中，本院积累形成良好合作关系的供应商，直接填写“供应商选择评价表”，并在评审结论中加以说明，经部门负责人以及分管院领导确认后，供应商名单进入“合格供应商名录”。10质量记录表

—《采购单》（QM/Ⅲ-21-R1-1）

—《设备调配单》（QM/III-11-R1-2）

—《合同审查表》（QM/Ⅲ-21-R2）