展会操作指导手册范本

展会操作作业书

一、专题展示会（新闻发布会、行业研讨会）的申请：

举办展会的代理商需提前一个月按XXXX计算机有限公司规定的专题展会申请详细填写并附加展会方案（展会议程、招商计划、工作安排等），以传真形式发至XXXX计算机有限公司市场部，市场部按规定审批确认后，将确认后的展会申请发回申请单位，双方即可按确认后的展会方案进行筹备。

二、商品抵款的操作：

（一）、原则：商品抵款制度是指XXXX电脑代理商举办的教育电脑及教育软件产品的专题展会的广告费、场地费经XXXX计算机有限公司核定审批后，按有效费用的50%以现行代理价格折算产品与代理商。

（二）、操作方法：

1、所抵款项是经XXXX计算机有限公司市场部审批确认的专题

展会所花费的广告费、场地费的50%，对于会议所需相关资料，XXXX公司将按实际参会人数提供。

2、举办展会的代理商请在展会结束后的五个工作日内，将本次展

会中所花费的广告费、场地费发票，及刊登关于本次展会广告消息的报纸样张，一同传至XXXX计算机有限公司，经确认无误后，将按商品销售流程填写销售单，把折算后的产品发至代理商处。

三、专题展会的操作：

策划篇

XXXX教育电脑及系列教育软件展示会是XXXX计算机有限公司与当地代理商联合举办的有关信息化教学及系列教育软件应用的大型专题活动。其组织实施的目的是：

●通过XXXX教育电脑及教育软件的演示，为用户提供软硬件

一体化的解决方案

●通过展示会，为用户提供交流经验的场所

●突出当地代理商在XXXX电脑销售体系中的重要地位

●代理商通过展示会的组办获得批量客户资源

●树立XXXX计算机有限公司的企业形象及XXXX电脑的教

育品牌形象

专题展示会以计划周详、安排有方、实施得体、资源集中、

针对性强、命中率高为主要特点，为XXXX计算机有限公司

联合代理商共同深层次开发市场奠定了基础。

一、主题及标题：

配合XXXX计算机有限公司整体市场活动规划及导向、新产品推出、竞争需求和客户需求，制定活动主题。

二、规模：

邀请100——150家有关单位参加

三、协办单位：

四、宣传：

（一）宣传重点：

1、XXXX电脑的教育定位

2、配套的系列教育软件

3、校园网的解决方案

4、XXXX教育电脑的优势

（二）媒体宣传：

1、媒体选择：

●以当地行业媒体及发行量大的报刊为主

●必要时可通过电台、电视台作专访和报道

2、形式；

●软性广告：

（1）介绍XXXX教育电脑及配套的系列教育软件；介绍校园网的解决方案；介绍XXXX计算机有限公司、当地代

理商的专栏、报道

（2）有关此次专题展示会的前期报道及新闻

●硬性广告：

突出专题展示会及展示会主题；促销方案；优惠政策；服务承诺等

（三）资料宣传

1、宣传彩页：突出宣传重点

2、邀请函：为进一步与客户沟通创造条件

3、请柬：针对有关领导及重要客户

4、调查表：加深客户对XXXX教育电脑的认识及了解客

户需求

（四）其他：小礼品、优惠卡及场地内宣传等。

五、优惠方法：

1、现场订购享受▁▁折优惠，结款日期以展示会结束后第三天为

限。

2、活动结束后恢复原市场零售价格。

3、持有优惠卡的客户可在活动结束后凭卡▁▁折购买。

六、热点：

1、现场抽奖

2、现场订购▁▁折优惠

七、费用；

1、原则上展示会总费用控制在10000——20000之间（展示会

费用预算需报XXXX计算机有限公司审批）

2、其中媒体宣传费用与其他费用的比例应在6：4左右

3、展会由多家单位共同发起，则活动费用由组办单位平摊。

组织篇

一、前期筹备；

（一）确定主题及规模

（二）人员：

1、工作人员；

★指定专人负责展示会的组织筹备工作，必要时建立组委会★组织展示会工作人员：主持人、接待员、演示讲解人员

★服饰要求

★会前组织、展会工作人员的专题培训

2、参会人员；

★有关领导

★典型用户

★重要客户

★其他及潜在客户

★记者、同行等

（三）物品：

1、配备展示用机4—8台

2、配备展示用投影系统一套（必要时配备幻灯机）

3、制作横幅1——2条

4、资料：设计并印制宣传彩页、邀请函、调查表、申购单、

优惠卡、宣传画等

5、软性资料：投影、演示资料；幻灯片；音乐

6、其他：会议日程表、筹备时间表、讲稿、奖品等

（四）场地：

1、选择当地较有知名度、环境优良、规模适中（150—200

人）的宾馆，会议室或多功能厅。

2、场地布置

★横幅的悬挂及指路牌的制作放置

★展机的排放

★签到台——签到、发放资料、回收调查表、申购表

★领导及嘉宾席位

（五）时间：

1、展会时间的确定

★避开各单位最繁忙工作日前后

★避开当地重大活动及展销会

2、展示会场时间安排（半天——一天）

3、制定会议议程时间表

4、制定前期筹备时间规划表（包括广告时间）（六）招商：

1、广告宣传：

★选择媒体：以当地行业媒体及发行量大的报刊为主

★形式：软广告——专栏、报道；硬广告——专题展示会★宣传次数及版面大小

★宣传时间的确定：软广告；硬广告——突出优惠政策

2、资料宣传：

★宣传彩页、调查表的发放

★信函：

（a）信封的设计和印制

（b）信函的内容

（c）请柬的发送