公文处理与起草要点

公文处理与起草要点

一、什么是公文？

就是国家机构、社会团体和企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。（个人理解就是提出问题、分析问题、解决问题，用于指导工作实践）

二、公文处理的法定依据

——《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号），2012年4月16日。

——质监总局、国家标准化管理委员会发布的三个国家标准：党政机关公文格式国家标准（GB/T 9704—2012）；标点符号用法国家标准（GB/T 15834—2011）；出版物上数字用法国家标准（GB/T 15835—2002）

三、公文种类

共15种。分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

注意：计划、总结、说明、要点、方案等均非公文文种。

四、公文格式

一般格式。按照《党政机关公文处理条例》标准执行。

注意事项：1.信函格式，俗称“双线头子”。多用来处理平行文和下行文，如函、通知、对下级请示的批复。2.份号、密级与保密期限、紧急程度统一编排在了左上角。3.标题排列应用梯形和菱形，不应用

长方形或沙漏形。4．发文机关都要署名，成文日期统一用阿拉伯数字。（具体处理办法请大家“内事不决问百度”）

五、常用公文的起草及注意事项

（一）通知。通知主要有指示性通知、转发批转通知、会议通知、任免聘用通知、事项性通知等5类。

指示性通知要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、具体措施、执行要求等；会议通知要写明会议内容、参会人员、时间、地点、注意事项“五要素”；转发、批转通知要写明转发、批转对象和批注意见；任聘通知、事项性通知直陈其事、简明扼要。

注意事项：1.会议通知五要素不全、协调不够、参会人员层次不清。2. 突出操作性，不要把通知写成意见，文字空泛，讲很多宏观、原则要求。3. 滥用“特此通知。”

（二）报告与请示。

1.相同点：都是上行文。

2.不同点：（1）行文目的不同。报告只是让上级机关了解掌握情况，请示是为了解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。（2）性质要求不同。报告属陈述性公文，是阅件，不需上级机关回复；请示是请求性公文，是批件，需要上级机关给予回复。（3）行文时限不同。请示一般在事前，报告则事前、中、后均可。（4）内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，报告一事数事均可。（5）正文构成不同。请示由请示缘由、请示事项、请求语三部分构成；报告由报告目的、报告内容和结束语三部分构成。（6）长短不同。报告一般较请示长。

3.种类和写法。报告分工作报告、情况报告、建议报告、答复报告。报告写法：开头说明报告目的，写完后，即用“现将有关情况报告如下”之类的话；中间写报告内容，一般写清工作进行情况、现存在什么问题，有什么经验教训以及下一步打算等。结尾，写结束语。常用“特此报告”、“专此报告、“以上报告，请审阅”等。注意不要用“报告当否，请指正”等请示的请求语作结。

请示分请求指示的（一般解决认识上的问题）、请求审批事项的（如工程立项、机构调整、人事任免、发展规划、管理办法、等）、请求解决问题的（如要钱要物要编）、请求批转的（批转文件）。写法是开头说明缘由，中间提出请示事项，结尾常以“以上意见妥否，请批示”、“当否，请审批”、“以上意见如可行，请批转有关单位执行”等作结。

4．特别注意：（1）不能用“关于XX的请示报告”。（2）请示不能多头报送，一般只能主送一个上级单位（特殊情况可抄送别一个单位，报告可以同时主送给几个上级单位。（3）报告不要夹带请求事项，现实中也屡见不鲜。

（三）函。函属平行文，适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的适用范围比较广，如告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的使用也比较灵活，许多不便用其他文种的文件，都可以函的形式行文。特殊情况下也可用于上下级机关之间对一些事务性的具体问题的联系。

（四）会议纪要。会议纪要是对重要会议根据记录加工整理而成，反映会议精神实质，具有概括性、政策性。

会议纪要的写法：

标题：关于XXXXX的会议纪要、XX公司总经理办公会议纪要。开头：时间、地点、主持人（参加人）会议内容、主要收获或基本评估等，XX年X月X日，XX在XX会议室主持召开了XX会议，研究了XX等问题，现将会议议定事项纪要如下。

主体：具体内容按会议议题分别表述，根据会议讨论的意见进行综合归纳，最简单的方法就是以会议主持人归纳的意见为主，兼顾其他取得一致看法的或决定下来的事项写。内容写完就完，不需专门写结尾。

注意事项：议题材料行文要观点明确，重点突出，结构严谨，条理清楚，语言简练，字词规范，有理有据，数字翔实准确，篇幅力求简短。

（五）意见。意见是对重要问题提出见解和处理办法。意见起草的基本要求：指导性意见应阐明总体要求、工作原则、工作任务及方法有关要求，侧重指导、规范工作，政策层面较高，宏观一些，不宜过于具体、琐碎。

注意事项：一是过于宏观，不切实际，指导性不强。二是过于具体、琐碎，把意见当通知写。

六、公文写作中的一些具体问题

（一）字体的使用。主标题二号小标宋，附标题、单位等一般用三号楷体。一级标题三号黑体，二级标题三号楷体，除此以外的标题和正文均为仿宋，推荐使用方正仿宋字体；数字用“times new roman”；

全篇加粗。一级标题后不用标点，二级及以下的标题后要用标点。

（二）数字的使用注意事项。

阿拉伯数字书写的数值表示数值范围时，前后必须加单位，如36℃～45℃。

相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，期间不能用顿号“、”隔开。

用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉语数字。具有统计意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，也可用阿拉伯数字。

概数应当模糊一头，而不能模糊两头。不能用近20万元左右。

（三）转发文件时标题的处理。

如“XX公司局关于转发集团公司关于转发省政府关于转发国务院办公厅关于加强安全生产工作的通知的通知的通知的通知”。有四个“关于”，三个“转发”，四个“通知” 。可以改为“XX公司转发国务院办公厅关于加强安全生产工作的通知”。

（四）引用公文。在正文里引用公文中一定要先引标题，后引发文字号。其中在标题上引用公文不引发文字号；原公文标题上没有发文机关，则加上发文机关。

（五）一些常见的错误或不规范用法辨析。

如“赓即” 与“庚即”，“截至”与“截止”，“以至”与“以致”，“反应”与“反映”（物理、化学、病理、生理变化用“反应”；把客观事物的表象或实质表现出来只能用“反映”），“帐号”与“账号”,“震动”与“振动”，“党委委员XXX同志”（介绍领导，有时职衔在前、姓名在后，有时姓名