(yan)采购管理-一套完整的采购管理制度

四川实业集团有限公司材料、设备采购管理制度第一条制定本制度的目的全面准确了解所购材料、设备产品特性，供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序，确保采购过程公开透明，确保采购产品符合公司要求特制定本制度。

第二条采购组织分工及流程(一)公司领导与各参与部门的职责分工：1.公司领导1)确定材料采购范围2)批准采购计划3)根据采购计划中的采购规模确定合适的采购方式；如采用招标，比选方式应指示成立材料、设备采购临时工作小组。

4)选择合格供应厂商参与投标或报价，在招标正式实施前进行材料设备的首次选样和封样。

5)采购费用控制（是否公开接受其他同事推荐的合格供应商产品及建议价格？）6)采购进度控制7)采购合同管理8)采购与设计、施工的协调（主要针对已购材料的变更工作）9)其他认为有必要控制的采买行为。

10)指示或接受建议指示编制、修订、解释本制度2.采购部1)按采购规模制定采购方式（招标采购、必选采购、直接采购）、调度采购人员、如需比选采购、招标采购则启动《供应商评价和选择程序》和《工程招投标工作管理制度》。

2)汇总编制《材料设备管理控制汇总表》（已经由成本部生成）3)对拟参与竞争材料设备进行选样和封样。

根据《材料设备设计标准确认表》对拟购材料选样经并经设计确认后封样，并填写《材料设备封样清单》详细见《选样及封样程序》。

《材料设备封样清单》一式三份由工程管理部门、材料采购部、供应商各存一份。

4)按照《材料样品仓库管理程序》对公司本部材料设备样品间进行日常管理维护工作5)按照《工程招投标工作管理制度》、《供应商评价和选择程序》的有关规定组织相关部门（协调各参加考察部门时间、考察日程安排等）对材料供应商的考察和评估工作等招投标活动。

6)采购部负责采买、催交、检验（出厂前检验）、运输，负责项目采购直至进场卸车入库前的全面工作。

7)按批准的计划采购权限内物料。

8)按授权负责材料设备采购合同签约准备，即合同起草、会签、等工作。

9)负责采购文件的保管，归档。

10)与供货商的一切联络应通过采购部。

（领导指示---采购部实施或采购部建议----领导同意（视联络内容重要性决定书面或口头形式）---采购部实施）3.设计部门1)确定材料设备设计标准2)制定满足项目总进度计划的设计标准确认时间表3)对材料设备样板进行确认，形成《材料设备设计标准确认表》4.成本管理部1)确定材料设备的目标控制成本，负责《材料设备管理控制汇总表》中目标成本建议。

2)参加材料设备招标工作3)3）结合库存审核申购材料设备计划需求量的合理性。

5.现场管理部门1)编制材料设备进场计划2)参加材料设备招标工作3)负责材料设备采购合同执行4)负责采购材料设备进场验收5)协调协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、质量验证和工作配合关系，协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。

6)负责供应商供货履约评估7)负责材料设备现场封样仓库的日常管理8)现场管理部门的上级管理部门组织相关部门总结经验与教训评估。

建立经验教训档案库。

(二)采购流程1.采购计划制定1)确定材料采购范围公司领导根据施工总承包合同确定甲供材料范围。

2)定质量标准（设计部门）、定功能(设计部门)、定外观（设计部门）设计部根据设计图提供《表一：材料设备设计确认计划表》；对材料设备的设计标准、功能要求进行讨论后，并由材料设备供应商首次提供样品，合格后经设计部门负责人签字确认进行封样。

3)定计划采购数量、定目标采购成本（预决算管理部门）成本管理部对《材料设备设计确认计划表》中的材料设备的目标成本讨论后汇总编制《表二：材料设备管理控制汇总表》经成本管理部门负责人签字确认4)定进场计划、及需求数量现场管理部门依据甲供材料范围和工程施工进度计划提供《表三：材料设备进场计划表》。

5)定采购计划材料采购部组织设计部、成本管理部对材料设备的设计标准、功能要求和目标成本讨论后汇总编制《表二：材料设备管理控制汇总表》和材料采购计划表经公司总经理层审批通过后予以实施。

材料设备的设计标准、功能要求和目标成本只有在公司总经理的书面同意后才能做更改。

6)确定采购方式按采购规模制定采购方式（招标采购、必选采购、直接采购）、调度采购人员、如需比选采购、招标采购则启动《供应商评价和选择程序》和《工程招投标工作管理制度》。

2.收集合格供应商材料采购部按照《工程招投标工作管理制度》、《供应商评价和选择程序》的有关规定，组织成本管理部、现场管理部门等有关部门对材料设备供应商进行考察和评估。

经考察合格的供应商应建立《合格供应商目录》。

供应商评价和选择程序1)操作程序（1）机构组织采购工作小组由采购、成本、设计、工程至少3个部门人员3名人员参与，但供应商推荐人不得参与考擦评估。

（2）供应商认证与评估原则（按优先顺序）a)供应商的资质等级优先：供应商应有相当的信用等级及供货能力。

b)供应商的产品品牌优先：产品应在市场上有一定知名度。

c)供应商的产品质量优先：产品质量应可靠。

d)供应商的产品价格优先：同等质量情况下，价格应优惠。

e)供应商的服务承诺优先：供应商应提供最优质的服务。

f)供应商与瑞升是否有良好合作记录优先。

g)供应商的产品在其它市场应用情况优先。

（3）收集整理供应商资料a)采购工作小组应积极通过各种渠道收集相关产品的供应商名单。

b)（各种渠道具体化）所有部门所有人员均可推荐供应商。

c)采购工作小组按产品类别，整理各产品的供应商推荐名单。

d)将供应商提供其营业执照、税务登记号、产品的技术资料、价格等资料归档，并通知供应商注册。

（4）应商考察评估：供应商入选资格条件及评估标准备注：（1）目的：配合供应商管理办法进一步明碓供货商评审的评分标准,使评审规范化，公平，公正，为供应商入选提供有力参考；（2）笵围：适用于对所有供货商进行的入选评审，招投标评标依据；（3）评分说明：每一个考核项目计分标准为5分制,最高分为5分,最低分为2分,即①代表2分，②代表4分，③代表4分，④代表5分。

在以上表格“被考核企业对应标准项”栏参照“考核标准”栏打“√”总分=各项目得分之和相加得出总分, 供货商综合实力根据总分进行判定, 共分为四个级别: A级（优秀）80-100分；B级（良）70-79分；C级（合格）60至69分；D级（不合格）60分以下（4）评审组成员：采购、成本、设计、工程至少3个部门人员参与。

2)建立合格供应商档案a)对合格供应商进行定期监督和复审。

b)产品质量问题处理。

验收不合格整批退货、使用中发现不合格不合格品退货、或维修c)供应商名单的变更。

经评估后变更3.拟参与投标样品确认根据《产品选样和封样程序》规定，材料采购部组织采购产品（甲供材料）选样和封样，（项目经理部组织采购产品（甲指乙供材料）选样和封样，是否采用甲指乙供三方协议模式根据总包合同确定）并填写《材料设备封样清单》。

《材料设备封样清单》由工程管理部、项目经理部、供应商各存一联。

《产品选样及封样程序》1)扩初设计阶段，工程管理部牵头，组织设计部、成本管理部编制《工程材料设备管理控制汇总表》，设计、成本、工程会签确认并报分管总经理批准。

2)《工程材料设备管理控制汇总表》经批准后，设计部提供详细的设计要求及图纸，工程管理部负责甲供材料及设备选型，项目部负责甲限材料设备选型。

材料设备选型工作包括提供样品及背景资料。

3)设计部负责对选型的材料设备签字确认，并报分管总经理批准。

4)工程管理部负责提供四家以上的供应商，加工样品。

5)设计部负责对加工的样品进行确认，并报分管总经理确认。

经评定，不符合设计要求的样品供应商取消其竞标资格。

6)工程管理部负责，会同设计部、项目经理部对中标单位提供的甲供材料样品按照《材料设备封样清单》会签确认。

会签原件工程管理部留档，复印件交设计部、项目经理部签收备份。

甲指乙供及乙供材料样品项目经理部负责，参照《材料设备封样清单》会签确认，会签原件项目经理部留档，复印件交监理单位、施工单位签收备份。

7)工程管理部负责对甲供材料中标单位提供的样品进行实物封样，项目经理部负责对项目使用的甲指乙供和乙供材料进行实物封样，产品封样标签包括：名称、规格、产地、使用部位、项目名称、供货日期等信息。

8)工程管理部负责将甲供材料封样实物连同《材料设备封样清单》及其附件移交相关项目经理部，同时工程管理部的材料样品间同样备存一份实物封样。

项目经理部保管的实物封样，保管时间应持续到住户入住后半年。

9)在产品的选样及封样流程中，工程管理部负责健全甲供材料分供商的信息档案，项目经理部负责收集合格甲指乙供及乙供材料供应商的信息资料，工程管理部再将其统一到公司的合格供应商名录中。

4.邀请参与投标（材料采购部门要求启动招投标程序）由公司领导选择有竞争力的合格供应厂商参与投标或报价；确定投标厂家或供应商后应发出《投标邀请书》；经招标程序确定中标单位。

5.定标封样6.合同签订材料采购部门按授权负责材料设备采购合同签约准备，采购合同由经授权的项目经理或公司领导或采购经理签订）第三条材料设备采购合同合同履行管理(一)样品移交现场（进场检验复核备用）材料采购部门负责材料采购部负责对甲供材料中标单位提供的样品进行实物封样，现场工程管理部门负责对项目使用的甲指乙供和乙供材料进行实物封样。

产品封样标签包括：名称、规格、产地、使用部位、项目名称、供货日期等信息。

(二)催交1、订单发出之后或者合同签订后，催交工程师（材料部分工）接手工作。

2、催交工程师的主要任务是保证供货进度。

3、协调解决影响设备制造进度的各种问题。

4、必要时召开供货厂商开工准备会，落实必备条件。

5、督促和协助运输工程师的工作以保证供货进度。

(三)检验1.检验工程师（可由现场专业工程师担任）负责管理供货设备、材料的质量。

对一些需要特殊检验项目可聘请检验专家或委托第三方检验。

2.制定检验计划，确定检验项目、检验内容、方法、时间、责任分工。

3.关键设备进驻现场监造（验证性质）。

4.联系和安排业主代表的现场检验。

5.设备出厂前监造人员应写出检验报告，签署同意出厂。

6.签署检验报告不能解除制造商对设备材料的质量责任。

7.负责联系和处理设备材料出厂后的质量事故和缺陷修复。

(四)运输（1）运输工程师（材料部分工）负责管理设备材料出厂后直到运抵施工现场过程中的全部工作。

力求消耗最低费用，按时运抵现场。

（2）编制运输计划，包括每项设备的运输方案、进度、费用。

关键设备应按每台设备编制进度计划。

（3）确定交货方式：1）内陆交货；2）装卸港交货；FOB，CIF，CFR；3）目的地交货。

（4）编制超限设备的运输方案。

（5）编制和提出运输包装防护的要求。

（6）办理出口许可证、报关手续、进港手续、大件运输许可等。