办公室发文管理细则

中海石油天野化工有限责任公司

办公室发文管理细则

1 目的

规范了发文规范与程序，使公司发文更加规范化、制度化、科学化。发文管理的原则是实事求是、精简、高效、及时、准确、安全。

2 适用范围

适用于中海石油天野化工有限责任公司（以下简称“天野公司”或“公司”）办公室发文管理工作。

3 编制依据

3.1 国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）

3.2 《公文处理办法》（2014）,化学公司

3.3 《内控体系文件编写细则》(2014),天野公司

3.4 《公文处理办法》（2014）,天野公司

4 职责

4.1 公司办公室负责对公司发文文稿的审核。

4.2 各部门、单位负责起草业务范围内的文件。

5 公文规范与行文规定

5.1 公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共十三种。

5.2 正确使用“请示”、“报告”和“意见”三个文种，不得在“报告”、“意见”中夹带请示事项。“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

5.3 向自治区人民政府报送的文件一式6份；向化学公司报送文件通过文档一体化报送；存档3份（附原稿）。

5.4 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向领导个人行文。

5.5 在公司系统内的重要行文，应当抄报上级机关。

5.6 不以公司党委的名义向自治区人民政府和政府办公厅及各委、办、厅、局等行政机关行文。

5.7 发“签报”应以公司领导个人的名义向党委、政府或上级公司领导同志报送，不能以公司名义发签报，也不能以签报的形式请示、报告需要政府或上级公司进入程序正式受理的事项。

5.8 向政府或上级公司报送的文件，一般不超过2500字，如超过3000字，应在首页附有内容提要。

5.9 除公司办公室外，公司其他部门不能直接对内、对外行文。

5.10 公司部门起草文稿后，必须经公司办公室核稿，公司办公室主任审核，决定以何名义行文，并呈有关领导签发。

5.11 未经公司办公室审核的文稿不得直接送公司领导签发。

5.12 为维护公司公文的严肃性和权威性，严格控制文件数量。

6 公文审核职责与审核规范要求

6.1 公司办公室负责对公司发文文稿的审核。主要职责是在呈报公司领导签发之前，把好以下五关：

6.1.1 行文关。确定是否需要行文，以何名义及何种形式行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

6.1.2 内容关。审查文稿内容是否情况确实，观点是否正确，措施是否切实可行；有无观点错误、宽严失度、难以执行之处。

6.1.3 政策关。审查文稿有关内容是否符合党和国家的现行方针、法律、法规。

6.1.4 文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝炼；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语和重要提法是否规范、正确，力求做到篇幅简短。

6.1.5 格式关。主要审查公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度等是否符合规定。

6.2 各部门、单位负责起草业务范围内的文件。要求做到：

6.2.1 行文规范，附件齐全。

6.2.2 文字简洁明了、主题明确。

6.2.3 叙述准确、客观，文理通顺。

6.2.4 数据准确、真实。

6.2.5 起草文件经公司办公室审核、领导签发定稿后，负责文件的校对工作。

6.3 文件审核人员基本要求

6.3.1 认真贯彻执行国家和自治区关于公文方面的规定。

6.3.2 树立敬业精神,坚持严谨、求实的作风和文风；虚怀若谷，接受监督。

6.3.3 掌握行文规定，认真负责地审理每一份文稿，提高办文质量和工作效率。

6.3.4 在服从工作需要和正确体现领导意图的前提下努力做到：文件出手快，表意准，文字精。

7 公文形式、适用范围和审批

7.1 《中海石油天野化工有限责任公司文件》。发文字号为“海油天野〔20××〕×号”。主要用于上报自治区党委、政府及各有关委、办、厅、局和国家有关部委以及上级公司的重要请示、报告；下达公司的重要决定、通知、通报和意见等。

7.1.1 审批程序：各部门以公司名义拟文后，先经本部门负责人审查，在“中海石油天野化工有限责任公司发文稿纸”的主办单位（部门领导）栏内签名，然后送公司办公室秘书对行文格式、内容、数据、文种等审核后，送公司办公室政务经理审核，对文件格式、内容、是否符合政策、言简意赅等方面进一步审核后，送办公室主任按照文件性质、内容，签批审阅领导及终签领导。待分管领导及终签领导修改后，由文书编号、套相应文件红头，由经办秘书再一次核对无误后，由文书盖章制发文件。

7.1.2 审批权限：其文件内容如属综合性、全局性的重大问题，须由有关副总经理审阅后，送总经理签发。上行文涉及公司生产经营管理等问题的文件由总经理签发，代表公司对外报送须由法定代表人签署的文件，由法定代表人签发；下行文总经理授权可由分管副总经理签发，特别重要的送总经理签发。

7.2 《中海石油天野化工有限责任公司董事会文件》发文字号为海油天野董事会〔20××〕×号。主要用于董事会决议、决定及董事会职权范围有关内容的行文。

审批程序为：有关部门或人员拟稿，董事会秘书审核，送董事长签发，必要时须经各董事审阅后由董事长签发。

7.3 《中共中海石油天野化工有限责任公司党委文件》。发文字号为“海油天野党发〔20××〕×号”。主要用于上报自治区党委及自治区党委系统各部门的重要请示、报告；下达公司党委的重要决定、通知、通报和意见等。

7.3.1 审批程序：公司办公室党群岗位人员以公司党委名义拟文后，党群岗位经理对文件内容、格式、是否符合政策、文种及文字等进行审核，公司办公室主任根据文件性质及内容签批由公司党委书记或副书记签发。其文件内容如属综合性、全局性的重大问题，由主管副书记审核后，送党委书记签发。

7.3.2 审批权限：上行文必须由党委书记签发。下行文经党委书记授权可由分管副书记签发，特别重要的送党委书记签发。

7.4 《中海石油天野化工有限责任公司办公室文件》。发文字号为“海油天野办〔20××〕×号”。主要用于转发上级机关文件，落实公司研究决定的事项或公司领导同志的批示，就某些方面的工作发出通知及公司办公室本身重要工作做出决定或下达通知等。

审批程序为：主办部门拟稿后交公司办公室秘书核稿，政务岗位经理进一步审核后，送公司办公室主任签发。重要文件须经总经理或总经理授权的副总经理签发，或总经理或总经理授权的副总经理审阅后，由公司办公室主任签发。

7.5 《中海石油天野化工有限责任公司董事会会议纪要》，发文字号为“〔20××〕×号”，主要用于记载和传达董事会的会议情况及决定事项。

审批程序为：由办公室秘书拟稿，办公室主任审查，董事会秘书审核，送各位董事签名后由董事长签发。

7.6 《中海石油天野化工有限责任公司总经理办公会议纪要》发文字号为“〔20××〕×号”。主要用于记载和传达总经理召开办公（或扩大）会议研究有关方面工作情况和议定事项。

审批程序为：由公司办公室秘书拟文，政务岗位经理审核后，经参加会议的公司办公室主任根据会议性质及内容签批主持会议的总经理或副总经理签发。签发后的会议纪要由经办秘书再次审核无误后制发。

7.7 《中海石油天野化工有限责任公司》函件。发文字号为“海油天野函〔20××〕×号”。主要用于向区内外有业务往来无上下级关系的单位商洽工作，相互询问和答复有关问题。