软件文档写作-基本介绍ppt课件
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a．作为开发人员在一定阶段内的工作成果和结束标志； b．向管理人员提供软件开发过程中的进展和情况，把软件 开发过程中的一些“不可见的”事物转换成“可见的文字资料。 以便管理人员在各个阶段检查开发计划的实施进展，使之能够判 断原定目标是 否已达到，还将继续耗用资源的种类和数量；11
c．记录开发过程中的技术信息，便于协调以后的软件开发、 使用和修改；
5. 《技术白皮书》--以《技术分析》为书写基础，包括功能
实现、技术选型、关键技术问题的解决、技术方案特点、技术升
级方向等。
6. 《评测报告》--第三方权威评测报告。包括评测目的、评
测范围、评测环境、评测内容、实测数据、性能表现、结果分析
和评测总结等。
9
7. 《安装手册》--包括系统环境、运行平台、产品安装过程、 初始环境设置、安装记录等。
品特点、产品作用、适用范围、使用分析、功能模块、解决问题、
合作伙伴、成功案例等。一般用PowerPoint或者VCD录制软件实
现。
3. 《疑问解答》--列出用户关心的问题和处理方法。用于解
答软件的操作功能和解决用户的疑难问题。
4. 《功能介绍》--以《需求分析》为书写基础，包括软件介
绍、软件结构、功能列表、功能描述和公司联系地址。
5
项目管理--描述公司的软件开发流程、工程实施服务、组织 和人员分工、开发进度控制、软件质量保证、项目验收和人员 培训、软件资料文档等。
技术支持--公司的技术支持和服务介绍、服务宗旨和目标、 服务级别和响应时间、技术服务区域、技术服务期限、授权用 户联系人等。
系统报价--软、硬件平台报价列表、软件开发费用、系统维 护费用等。
8. 《使用手册》--包括产品简介、功能列表、功能描述和解 释、功能操作、客户服务和联系方式等。
9. 《维护手册》--包括产品简介、系统须知、初始环境设置、 系统配置、数据管理和备份、技术问题解答和联系方式等。
10. 《用户报告》--包括产品简介、购买时间、使用目的、 使用时间、使用地点、实施过程、出现问题和解决、产品总结 和建议等。
可行性与计划研究阶段 需求分析阶段 设计阶段 实现阶段 测试阶段 运行与维护阶段
在可行性研究与计划阶段内，要确定该软件的开发目标和总 的要求，要进行可行性分析、投资--收益分析、制订开发计划， 并完成应编制的文件。
在需求分析阶段内，由系统分析人员对被设计的系统进行系 统分析，确定对该软件的各项功能、性能需求和设计约束，确定 对文件编制的要求，作为本阶段工作的结果，一般地说，软件需 求说明书、数据要求说明书和初步的用户手册应该编写出来。15
5. 《系统分析》--包括功能实现、模块组成、功能流程图、 函数接口、数据字典、软件开发需要考虑的各种问题等。以 《需求分析》为基础，进行详细的系统分析(产品的开发和实现 方法)，估计开发期间需要把什么问题说明白，程序员根据《系 统分析》，开始在项目主管的带领下进行编码。
6. 《数据库文档》--包括数据库名称、表名、字段名、字段 类型、字段说明、备注、字段数值计算公式等。以《系统分析》 为基础，进行详细的数据库设计。必要时可以用图表解说，特 别是关系数据库。
目。一个软件开发项目的进行，一般需要 在人力和自动化资源 等方面作重大的投资。为了保证项目开发的成功，最经济地花费 这些投资，并且便 于运行和维护，在开发工作的每一阶段，都 需要编制二定的文件。这些文件连同计算机程序及数据一起， 构成为计算机软件。文件是计算机软件中不可缺少的组成部分， 它的作用是：
11. 《项目总结》--包括项目简介、项目参与人员和开发时间、 项目风险管理过程、项目功能列表、项目结构特点、技术特点8 、 对项目的升级建议、对以后的项目的建议、人员素质情况等。
二、产品文档
1. 《产品简介》--包括公司背景、产品概念、适用范围、产
品功能、功能特点、运行要求和公司联系地址。
2. 《产品演示》--包括公司简介、产品背景、产品描述、产
在设计阶段内，系统设计人员和程序设计人员应该在反复理
解软件需求的基础上，提出多个设计，分析每个设计能履行的功
能并进行相互比较，最后确定一个设计，包括该软件的结构、模
块的划分、功能的分配以及处理流程。在被设计系统比较复杂的
情况下，设计阶段应分解成概要设计阶段和详细设计阶段两个步
7
7. 《功能函数文档》--包括变量名、变量初植、功能，函数 名，参数，如何调用、备注、注意事项等。以《系统分析》为基 础，进行详细的说明，列出哪个功能涉及多少个函数，以便以后 程序员修改、接手和扩展。
8. 《界面文档》--包括软件外观、界面素材、编辑工具、文 件名、菜单、按钮和其它界面部件的要求，这里与软件完成后的 运行界面是一致的。
一般地说，一个软件总是一个计算机系统（包括硬件、固
件和软件）的组成部分。鉴于计算机系统的 多样性，本指南一
般不涉及整个系统开发中的文件编制问题，本指南仅仅是软件
Βιβλιοθήκη Baidu
开发过程中的文件编制指南。
3 文件的使用者
对于使用文件的人员而言，他们所关心的文件的种类，随
他们所承担的工作而异。
管理人员：可行性研究报告，项目开发计划，模块开发卷
11.《销售培训》--包括项目简介、产品功能、产品特点、商 业优势、系统运行环境、适用范围、目标客户等。
10
计算机软件产品开发文件编制指南（GB 8567-88）
这只是一个国家标准，并不一定适合每一个企业，各企业（组织） 应该按照标准，制订出符合自身软件过程规范的文档要求。
1 目的 一项计算机软件的筹划、研制及实现，构成一个软件开发项
3. 对于工程团队及技术产品的最终用户而言，软件文档的撰 写是必不可缺的一部分。目前的软件文档存在诸多问题，影响 了其有效性。 4. 软件开发流程的要求。美国水平比较高的软件公司软件开 发流程十分规范，技术文档和使用文档非常细致，量非常大。 按照一位经理的说法，是“所有的事情都有文档记录”。不仅 如此，美国更有technical writer(技术写作师)这个职业。国内 这方面的差距较大：软件工程师视文档为负担，项目经理本身 是软件工程师出身，更加没有动力实施这些规范，公司老总可 能又不懂软件开发管理，于是低水平现状是想躲都躲不掉了。2
2 范围 本指南是一份指导性文件。本指南建议，在一项计算机软件
的开发过程中，一般地说，应该产生十四种文件。这十四种1文2 件 是：
可行性研究报告； 项目开发计划； 软件需求说明书； 数据要求说明书； 概要设计说明书； 详细设计说明书； 数据库设计说明书； 用户手册； 操作手册； 模块开发卷宗； 测试计划； 测试分析报告； 开发进度月报； 项目开发总结报告。 本指南将给出开发过程中建议产生的这十四种文件的编制指 导，同时，本指南也是这十四种文件的 编写质量的检验准则。 但是，本指南并未涉及软件开发过程中如何填写工作表格的问13 题。
4
一、开发文档 1. 《功能要求》--来源于客户要求和市场调查，是软件开发
中最早期的一个环节。客户提出一个模糊的功能概念，或者要 求解决一个实际问题，或者参照同类软件的一个功能。有软件 经验的客户还会提供比较详细的技术规范书，把他们的要求全 部列表书写在文档中，必要时加以图表解说。这份文档是需求 分析的基础。
Windows的惊世巨著的同时，也道听途说了微软公司软件工程
是如何的完善规范。的确，集数百名员工几年的共同努力之大
成，软件项目管理的成败是控制开发成本的关键环节。这里面，
少不了贯穿其中的重要步骤----软件文档。
软件文档可以分为开发文档和产品文档两大类。
开发文档包括：《功能要求》、《投标方案》、《需求分
9. 《编译手册》--包括服务器编译环境、操作系统、编译工 具、GNU的C++编译器版本信息、目录说明、程序生成、源程序 文件列表、Makefile配置及其相关程序的对应关系列表。客户端 的编译过程、编译结果、编译示例、编译环境、操作系统、编译 工具、源文件列表和制作安装程序的过程。
10. 《QA文档》--包括产品简介、产品原理、产品功能列表、 功能描述、功能流程、执行结果、数据库结构、测试要求等，提 供给软件测试人员使用。
意味着这些文件都必须交给用户。一项软件的用户应该得到的
文件的种类由供应者与用户之间签订的合同规定。
14
4 软件生存周期与各种文件的编制 一项计算机软件，从出现一个构思之日起，经过这项软件开
发成功投入使用，直到最后决定停止使 用，并被另一一项软件
代替之时止，被认为是该软件的一个生存周期。一般地说这个软 件生存周期可以分成以下六个阶段：
4. 《技术分析》--包括技术选型、技术比较、开发人员、关 键技术问题的解决、技术风险、技术升级方向、技术方案评价， 竞争对手技术分析等。以《需求分析》为基础，进行详细的技 术分析(产品的性能和实现方法)，列出本项目需要使用什么技术 方案，为什么，有哪些技术问题要解决 ，估计开发期间会碰到 什么困难，技术方案以后如何升级，对本项目的技术有什么评 价等。
授课内容： 采取讲座方式，用案例介绍各类软件文档的写作。
写作工具： Win Word Docbook
作业及考试要求： 平时占50% 考查占50%
3
软件文档知多少？
如今，软件开发越来越复杂，软件功能也越来越丰富。而几
乎所有成熟的商业软件，都是靠一个开发团队齐心协力的血汗
结晶。“罗马不是一天建成的！”，当我们震撼于Microsoft
宗，开发进度月报，项目开发总结报告；
开发人员：可行性研究报告，项目开发计划，软件需求说
明书，数据要求说明书， 概要设计说明书，详细设计说明书，
数据库设计说明书，测试计划，测试分析报告；
维护人员：设计说明书，测试分析报告，模块开发卷宗；
用户：用户手册， 操作手册。
尽管本指南提出了在软件开发中文件编制的要求，但并不
项目进度--整个项目的进度计划，包括签署合同、项目启动、 需求分析、系统分析、程序开发、测试维护、系统集成、用户 验收、用户培训等步骤的时间规划。
3. 《需求分析》--包括产品概述、主要概念、操作流程、功 能列表和解说、注意事项、系统环境等。以《功能要求》为基 础，进行详细的功能分析(包括客户提出的要求和根据开发经验 建议的功能)，列出本产品是什么，有什么特殊的概念，包括那 些功能分类，需要具备什么功能，该功能的操作如何，实现的 时候该注意什么细节，客户有什么要求，系统运行环境的要求6 等。这里的功能描述跟以后的使用手册是一致的。
d．提供对软件的有关运行、维护和培训的信息，便于管理 人员、开发人员、操作人员和用户之间相 互了解彼此的工作；
e．向潜在用户报导软件的功能和性能，使他们能判定该软 件能否服务于自己的需要。
换言之，本指南认为：文件的编制必须适应计算机软件整个 生存周期的需要。
计算机软件所包含的文件有两类：一类是开发过程中填写的 各种图表，可称之为工作表格；另一类 则是应编制的技术资料 或技术管理资料，可称之为文件。本指南规定软件文件的编制形 式，并提供对这 些规定的解释。本指南的目的是使得所编制的 软件文件确实能够起到软件文件应该发挥的作用。
软件文档写作
Software Document Writing
1
学习软件文档写作的目的：
1. 要发展我国的软件产业就必须学习国外先进的软件开发 技术和方法，把软件开发工程化、规范化，进行综合性管理， 而软件文档的规范化撰写，是此项工作的第一步。
2. 市场的需求，具有软件文档写作经验已成为许多软件公司 招聘的一项基本要求。
析》、《技术分析》、《系统分析》、《数据库文档》、《功
能函数文档》、《界面文档》、《编译手册》、《QA文档》、
《项目总结》等。
产品文档包括：《产品简介》、《产品演示》、《疑问解
答》、《功能介绍》、 《技术白皮书》、《评测报告》、《安
装手册》、《使用手册》、《维护手册》、 《用户报告》、
《销售培训》等。
2. 《投标方案》--根据用户的功能要求，经过与招标方沟通 和确认，技术人员开始书写《投标方案》，方案书一般包括以 下几个重要的章节：
前言--项目背景、公司背景和业务、技术人员结构、公司的 成功案例介绍等。
需求分析--项目要求、软件结构、功能列表、功能描述、注 意事项等。
技术方案--总体要求和指导思想、技术解决方案、软件开发 平台、网络结构体系等。
c．记录开发过程中的技术信息，便于协调以后的软件开发、 使用和修改；
5. 《技术白皮书》--以《技术分析》为书写基础，包括功能
实现、技术选型、关键技术问题的解决、技术方案特点、技术升
级方向等。
6. 《评测报告》--第三方权威评测报告。包括评测目的、评
测范围、评测环境、评测内容、实测数据、性能表现、结果分析
和评测总结等。
9
7. 《安装手册》--包括系统环境、运行平台、产品安装过程、 初始环境设置、安装记录等。
品特点、产品作用、适用范围、使用分析、功能模块、解决问题、
合作伙伴、成功案例等。一般用PowerPoint或者VCD录制软件实
现。
3. 《疑问解答》--列出用户关心的问题和处理方法。用于解
答软件的操作功能和解决用户的疑难问题。
4. 《功能介绍》--以《需求分析》为书写基础，包括软件介
绍、软件结构、功能列表、功能描述和公司联系地址。
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项目管理--描述公司的软件开发流程、工程实施服务、组织 和人员分工、开发进度控制、软件质量保证、项目验收和人员 培训、软件资料文档等。
技术支持--公司的技术支持和服务介绍、服务宗旨和目标、 服务级别和响应时间、技术服务区域、技术服务期限、授权用 户联系人等。
系统报价--软、硬件平台报价列表、软件开发费用、系统维 护费用等。
8. 《使用手册》--包括产品简介、功能列表、功能描述和解 释、功能操作、客户服务和联系方式等。
9. 《维护手册》--包括产品简介、系统须知、初始环境设置、 系统配置、数据管理和备份、技术问题解答和联系方式等。
10. 《用户报告》--包括产品简介、购买时间、使用目的、 使用时间、使用地点、实施过程、出现问题和解决、产品总结 和建议等。
可行性与计划研究阶段 需求分析阶段 设计阶段 实现阶段 测试阶段 运行与维护阶段
在可行性研究与计划阶段内，要确定该软件的开发目标和总 的要求，要进行可行性分析、投资--收益分析、制订开发计划， 并完成应编制的文件。
在需求分析阶段内，由系统分析人员对被设计的系统进行系 统分析，确定对该软件的各项功能、性能需求和设计约束，确定 对文件编制的要求，作为本阶段工作的结果，一般地说，软件需 求说明书、数据要求说明书和初步的用户手册应该编写出来。15
5. 《系统分析》--包括功能实现、模块组成、功能流程图、 函数接口、数据字典、软件开发需要考虑的各种问题等。以 《需求分析》为基础，进行详细的系统分析(产品的开发和实现 方法)，估计开发期间需要把什么问题说明白，程序员根据《系 统分析》，开始在项目主管的带领下进行编码。
6. 《数据库文档》--包括数据库名称、表名、字段名、字段 类型、字段说明、备注、字段数值计算公式等。以《系统分析》 为基础，进行详细的数据库设计。必要时可以用图表解说，特 别是关系数据库。
目。一个软件开发项目的进行，一般需要 在人力和自动化资源 等方面作重大的投资。为了保证项目开发的成功，最经济地花费 这些投资，并且便 于运行和维护，在开发工作的每一阶段，都 需要编制二定的文件。这些文件连同计算机程序及数据一起， 构成为计算机软件。文件是计算机软件中不可缺少的组成部分， 它的作用是：
11. 《项目总结》--包括项目简介、项目参与人员和开发时间、 项目风险管理过程、项目功能列表、项目结构特点、技术特点8 、 对项目的升级建议、对以后的项目的建议、人员素质情况等。
二、产品文档
1. 《产品简介》--包括公司背景、产品概念、适用范围、产
品功能、功能特点、运行要求和公司联系地址。
2. 《产品演示》--包括公司简介、产品背景、产品描述、产
在设计阶段内，系统设计人员和程序设计人员应该在反复理
解软件需求的基础上，提出多个设计，分析每个设计能履行的功
能并进行相互比较，最后确定一个设计，包括该软件的结构、模
块的划分、功能的分配以及处理流程。在被设计系统比较复杂的
情况下，设计阶段应分解成概要设计阶段和详细设计阶段两个步
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7. 《功能函数文档》--包括变量名、变量初植、功能，函数 名，参数，如何调用、备注、注意事项等。以《系统分析》为基 础，进行详细的说明，列出哪个功能涉及多少个函数，以便以后 程序员修改、接手和扩展。
8. 《界面文档》--包括软件外观、界面素材、编辑工具、文 件名、菜单、按钮和其它界面部件的要求，这里与软件完成后的 运行界面是一致的。
一般地说，一个软件总是一个计算机系统（包括硬件、固
件和软件）的组成部分。鉴于计算机系统的 多样性，本指南一
般不涉及整个系统开发中的文件编制问题，本指南仅仅是软件
Βιβλιοθήκη Baidu
开发过程中的文件编制指南。
3 文件的使用者
对于使用文件的人员而言，他们所关心的文件的种类，随
他们所承担的工作而异。
管理人员：可行性研究报告，项目开发计划，模块开发卷
11.《销售培训》--包括项目简介、产品功能、产品特点、商 业优势、系统运行环境、适用范围、目标客户等。
10
计算机软件产品开发文件编制指南（GB 8567-88）
这只是一个国家标准，并不一定适合每一个企业，各企业（组织） 应该按照标准，制订出符合自身软件过程规范的文档要求。
1 目的 一项计算机软件的筹划、研制及实现，构成一个软件开发项
3. 对于工程团队及技术产品的最终用户而言，软件文档的撰 写是必不可缺的一部分。目前的软件文档存在诸多问题，影响 了其有效性。 4. 软件开发流程的要求。美国水平比较高的软件公司软件开 发流程十分规范，技术文档和使用文档非常细致，量非常大。 按照一位经理的说法，是“所有的事情都有文档记录”。不仅 如此，美国更有technical writer(技术写作师)这个职业。国内 这方面的差距较大：软件工程师视文档为负担，项目经理本身 是软件工程师出身，更加没有动力实施这些规范，公司老总可 能又不懂软件开发管理，于是低水平现状是想躲都躲不掉了。2
2 范围 本指南是一份指导性文件。本指南建议，在一项计算机软件
的开发过程中，一般地说，应该产生十四种文件。这十四种1文2 件 是：
可行性研究报告； 项目开发计划； 软件需求说明书； 数据要求说明书； 概要设计说明书； 详细设计说明书； 数据库设计说明书； 用户手册； 操作手册； 模块开发卷宗； 测试计划； 测试分析报告； 开发进度月报； 项目开发总结报告。 本指南将给出开发过程中建议产生的这十四种文件的编制指 导，同时，本指南也是这十四种文件的 编写质量的检验准则。 但是，本指南并未涉及软件开发过程中如何填写工作表格的问13 题。
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一、开发文档 1. 《功能要求》--来源于客户要求和市场调查，是软件开发
中最早期的一个环节。客户提出一个模糊的功能概念，或者要 求解决一个实际问题，或者参照同类软件的一个功能。有软件 经验的客户还会提供比较详细的技术规范书，把他们的要求全 部列表书写在文档中，必要时加以图表解说。这份文档是需求 分析的基础。
Windows的惊世巨著的同时，也道听途说了微软公司软件工程
是如何的完善规范。的确，集数百名员工几年的共同努力之大
成，软件项目管理的成败是控制开发成本的关键环节。这里面，
少不了贯穿其中的重要步骤----软件文档。
软件文档可以分为开发文档和产品文档两大类。
开发文档包括：《功能要求》、《投标方案》、《需求分
9. 《编译手册》--包括服务器编译环境、操作系统、编译工 具、GNU的C++编译器版本信息、目录说明、程序生成、源程序 文件列表、Makefile配置及其相关程序的对应关系列表。客户端 的编译过程、编译结果、编译示例、编译环境、操作系统、编译 工具、源文件列表和制作安装程序的过程。
10. 《QA文档》--包括产品简介、产品原理、产品功能列表、 功能描述、功能流程、执行结果、数据库结构、测试要求等，提 供给软件测试人员使用。
意味着这些文件都必须交给用户。一项软件的用户应该得到的
文件的种类由供应者与用户之间签订的合同规定。
14
4 软件生存周期与各种文件的编制 一项计算机软件，从出现一个构思之日起，经过这项软件开
发成功投入使用，直到最后决定停止使 用，并被另一一项软件
代替之时止，被认为是该软件的一个生存周期。一般地说这个软 件生存周期可以分成以下六个阶段：
4. 《技术分析》--包括技术选型、技术比较、开发人员、关 键技术问题的解决、技术风险、技术升级方向、技术方案评价， 竞争对手技术分析等。以《需求分析》为基础，进行详细的技 术分析(产品的性能和实现方法)，列出本项目需要使用什么技术 方案，为什么，有哪些技术问题要解决 ，估计开发期间会碰到 什么困难，技术方案以后如何升级，对本项目的技术有什么评 价等。
授课内容： 采取讲座方式，用案例介绍各类软件文档的写作。
写作工具： Win Word Docbook
作业及考试要求： 平时占50% 考查占50%
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软件文档知多少？
如今，软件开发越来越复杂，软件功能也越来越丰富。而几
乎所有成熟的商业软件，都是靠一个开发团队齐心协力的血汗
结晶。“罗马不是一天建成的！”，当我们震撼于Microsoft
宗，开发进度月报，项目开发总结报告；
开发人员：可行性研究报告，项目开发计划，软件需求说
明书，数据要求说明书， 概要设计说明书，详细设计说明书，
数据库设计说明书，测试计划，测试分析报告；
维护人员：设计说明书，测试分析报告，模块开发卷宗；
用户：用户手册， 操作手册。
尽管本指南提出了在软件开发中文件编制的要求，但并不
项目进度--整个项目的进度计划，包括签署合同、项目启动、 需求分析、系统分析、程序开发、测试维护、系统集成、用户 验收、用户培训等步骤的时间规划。
3. 《需求分析》--包括产品概述、主要概念、操作流程、功 能列表和解说、注意事项、系统环境等。以《功能要求》为基 础，进行详细的功能分析(包括客户提出的要求和根据开发经验 建议的功能)，列出本产品是什么，有什么特殊的概念，包括那 些功能分类，需要具备什么功能，该功能的操作如何，实现的 时候该注意什么细节，客户有什么要求，系统运行环境的要求6 等。这里的功能描述跟以后的使用手册是一致的。
d．提供对软件的有关运行、维护和培训的信息，便于管理 人员、开发人员、操作人员和用户之间相 互了解彼此的工作；
e．向潜在用户报导软件的功能和性能，使他们能判定该软 件能否服务于自己的需要。
换言之，本指南认为：文件的编制必须适应计算机软件整个 生存周期的需要。
计算机软件所包含的文件有两类：一类是开发过程中填写的 各种图表，可称之为工作表格；另一类 则是应编制的技术资料 或技术管理资料，可称之为文件。本指南规定软件文件的编制形 式，并提供对这 些规定的解释。本指南的目的是使得所编制的 软件文件确实能够起到软件文件应该发挥的作用。
软件文档写作
Software Document Writing
1
学习软件文档写作的目的：
1. 要发展我国的软件产业就必须学习国外先进的软件开发 技术和方法，把软件开发工程化、规范化，进行综合性管理， 而软件文档的规范化撰写，是此项工作的第一步。
2. 市场的需求，具有软件文档写作经验已成为许多软件公司 招聘的一项基本要求。
析》、《技术分析》、《系统分析》、《数据库文档》、《功
能函数文档》、《界面文档》、《编译手册》、《QA文档》、
《项目总结》等。
产品文档包括：《产品简介》、《产品演示》、《疑问解
答》、《功能介绍》、 《技术白皮书》、《评测报告》、《安
装手册》、《使用手册》、《维护手册》、 《用户报告》、
《销售培训》等。
2. 《投标方案》--根据用户的功能要求，经过与招标方沟通 和确认，技术人员开始书写《投标方案》，方案书一般包括以 下几个重要的章节：
前言--项目背景、公司背景和业务、技术人员结构、公司的 成功案例介绍等。
需求分析--项目要求、软件结构、功能列表、功能描述、注 意事项等。
技术方案--总体要求和指导思想、技术解决方案、软件开发 平台、网络结构体系等。