管理文秘课堂笔记教学内容

第一章管理文秘概述

第一节管理文秘的学科发展

一管理

1、管理决策论

2、管理作用论

3、管理过程论（计划、组织、协调、指挥、控制等过程）

二秘书

1、美国：具有熟悉的办公事务的能力，不需上级的督促，就能主动负责积极进取，干练、

果断地在授权范围内做出正确决定的经理助手。

2、苏联：一项普通的职业，只能主要是为籍贯提供辅助性、事务性和信息性服务等；

3、日本：帮助与处理各种事务的工作人员（秘书是全能运动员）

4、国内

（1）秘书是一种职务的名称，指国家政权单位、事业和其实也单位中协助领导综合情况、研究方针政策、密切各方关系、办理文书档人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称；

（2）是领导的助手、参谋和耳目

（3）是深处领导机构或依附于个人撰志掌管文书、辅助决策并协助处理事务的人员。

公务秘书

广义的理解：秘书是领导人的事务和信息助手

私人秘书

狭义的理解：秘书是一种职务名称，也是一种社会职业，指处于领导身边直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。

三管理文秘的学科性质

管理学科下的二级学科

第二节管理文秘的研究对象和主要内容

一什么是管理文秘

源于秘书工作而又指导秘书工作的科学理论或者研究秘书工作使其科学化、理论化并充分发挥其效能的学科。

二研究对象

1、“秘书工作”说：主要研究秘书工作规律及其应用

2、“对象多元”说：秘书工作者及秘书机构

3、“辅助管理”说：如何进行辅助管理

4、总的来说，研究对象分为两类：

文秘工作（工作内容、规律、要求、机构、职能、程序方法等）

文秘工作人员（工作者知识、技能、素养、职业道德等）

三研究的主要内容

形象管理沟通管理文件管理办公室管理会议管理项目管理

信息管理档案管理文秘工作

*秘书的成功要点

1、真诚地关心别人，尽量给予他人最大帮助；

2、同等友好（不做拉帮结派的事、一视同仁）

3、维护团结（上下级之间的沟通、对事不对人）

《中国共产党机关公文处理条例》——14种公文（1996.5）

三公文种类

1、《办法》和《条例》中规定的种类

2、实际工作中的分类

（1）按公文的行文方向分：上行文、下行文、平行文

（2）按公文的作用分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文（3）按公文的秘密等级分：绝密公文、机密公文、普通公文

（4）按处理时间要求分：特级公文、急办公文、常规公文

四公文的行文格式

1、文头部分

（1）文件名称（≠文件标题）：发文机关（单位）+“文件”二字如“湘潭大学文件”（2）发文字号：机关代字、年号、顺序

如：湘政发（2011）6号（表示湖南省政府在2011年发的第6号文件）

（3）间隔线（即红色的线）（党内文件有五角星）

有些文件文头部分还有

文件编号：在总的印刷量中的顺序号

密级：用黑体字标注在文头部分左上角如“绝密件”；

紧急程度：对公文处理时间的要求如“急办件”；

签发人：往往出现在上行公文，表明其对文件的高度负责，标注在发文字号的右侧或右下侧2、主体部分

（1）文件标题：（发文机关+）事由+文种如关于开展节约用电活动的通知

（2）主送单位（即文件的送达对象）：在标题下一行顶格写（可以有多个），后面用冒号（3）正文：一般是标题中事由的具体化

（4）附件：在正文部分下一行低两格写“附件”（字后加“冒号”）

（5）发文机关署名、时间、公事

3、文尾部分

（1）主题词

（2）抄报或抄送单位（机关）：卸载两条平行线之间

（3）印制单位、时间、份数

（4）【发至（阅读）范围】如党内机密文件一般在主题词上行

第三节请示和报告

典型的上行文

一请示

（一）概念：1、上行公文；2、请求指示，给予批准

（二）分类祈请性请示（一般是请求指示）

1、按请示性质的不同

陈述性请示（一般是给予批准）

2、按内容不同分

请求指示、请求批准、请求审核、请求帮助解决、请求批准

（三）写法

1、标题：“关于**的请示”，即请示事项+文种（例：关于购买电脑的请示）

2、主送单位（在标题下一行顶格写）：一般只宜有一个

3、正文：内容包括请示理由（为什么要请示）、请求事项（请示什么）

注：正文的结构形式通常有2种：①篇段合一；②分条列项式

4、结尾：以谦恭的语气收束全文（惯用语以上请示请予指示等：特此请示……）

5、落款：结束语的右下方，包括请示单位署名

请示日期（用汉字书写，不能用阿拉伯数字）

（四）注意的问题

1、一文一事（一份请示只能请求解决一个事项）

2、不能多头主送（多头主送会耽误时间，延误工作）

3、不能越级请示（请示只能同直接主管部门请示）

4、不宜抄送给同级或下级单位

5、除领导交办的事项外，请示不宜送交给领导个人

*《国家行政机关公文处理办法》中规定的12类13种

（1）命令（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议稽要

二报告

（一）概念

1、上行公文

2、汇报工作，反映情况，答复征询，提出建议（二）种类

1、按性质分（综合性报告和专题性报告）

2、按内容分（工作报告、情况报告、答复报告、报送报告）

（三）写法

1、标题：“关于***的报告”即事由+文种（注意不能使用多个动词）

2、主送单位

3、正文：内容包括

1）报告目的（简而集中地写明此报告的目的和意图、原因和依据）

第一自然段最后一句惯用语：“现将有关情况汇报如下：”

2）报告事项（重点写什么：根据报告的类型）

若报告为综合性报告，则根据行文目的和意图来确定重点

若报告为专题性报告，则根据内容来确定

正文结构有两种

①单项分类式：开头简要交代写作背景、缘由或概述工作情况，然后将所要汇报的内容逐

项分类进行汇报

②综合分类式：首先将全部工作进行了综合，然后再分成情况概述、成绩、问题、意见等

几大块来写（一般综合性报告采用此结构）

三请示和报告的区别

*表达方式：说明、议论、叙述、描写、抒情

第五章经济类文书

第一节商情调查报告