通过Excel 2010的数据有效性制作二级和N级下拉菜单

通过Excel2010的数据有效性制作二级和N级下拉菜单

1. 功能描述。

Excel中用户输入数据时，Excel会产生一个下拉菜单，只允许用户输入菜单中预设好的这些数据。一级的下拉菜单常用于性别、政治面貌、是否判断内容；除此之外，二级的下拉菜单也很常用，例如在某企业的招聘网站上，你选择某个部门，后面就只能选择属于这个部门的一些职位，那么这些下拉菜单是如何制作的呢？

2. 一级下拉菜单

1) 选中“性别”数据区域

2) 执行“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框；

图1

3) 单击“设置”选项卡，在“允许”栏选择“序列”，“来源”中输入“男，女”（不含引号，用英文单引号分隔）；

图2

4) 单击“确定”按钮。

3. 二级下拉菜单

1) 先列出一个基本表表1。将A17:A19选中，在地址栏定义为“人力资源部”，并回车。检验的方法可以再选择A17:A19，地址栏会显示“人力资源部”。旧版本的MSO Excel会有一个专门的名称定义菜单，2010这样的定义方式更方便了，大家可以自己对照。

图3

同样方法，将B17:B20和C17：C20分别定义为“财务部”和“市场部”。

2) 再将A16:C16定义为“部门”。至此，层级上的定义就做好了，可以利用地址栏检验一下定义是否成功。

图4

3) 在要绘制的工作表表2里面，列出“部门”和“职位”两列。

图5

4) 按照之前“一级下拉菜单”的制作步骤，分别给“部门”列下的数据区域制作下拉菜单，不同的是，在“数据有效性”对话框中，“来源”是“=部门”，这个部门就是之前基本表中定义为“部门“，实际上包含了“人力资源部，财务部，市场部”三个内容。

图6

如果出现“源格式错误”提示框，需要检查一下定义是否正确，但是有的时候是软件抽象，不用理他，重新试试。这样，“部门”这一列就可以选择这三个部门了。

图7

5) 在工作表中先把部门这三项用下来菜单完成。

图8

6) 选择“职位”下方数据区域，“数据有效性”对话框中，“来源”是“=INDIRECT（A2）”，函数INDIRECT 返回文本字符串指定的引用，这样，每个部门后面对应的职位就只能从自己定义的范围内选择，这就是

第（1）、（2）步的作用了。

图9

7) 最后做好了二级菜单。

图10

下拉菜单大功告成。

同样操作，还可以制作N级下拉菜单。

MSO2010很强大，其功能还需要我们共同努力探讨，多多拍砖。