文件控制程序
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6.3.1审核、核准：
请见第3项（权责）执行；
6.3.2若审核意见与主办单位意见不能达到一致时，由总经理裁决。
6.4文件的编码登录：
6.4.1核准后之新建文件由文控员依《文件编写及编码作业程序》，《文件进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上；
6.4.2核准之变更/作废文件须由文控员记录于【文件制订/修订/作废/补发申请单】及【文件资料目录表】上，以便追索。
6.作业内容：
6.1文件之制订、变更、作废在以下时机提出需求。
6.1.1文件制订时机：
⑴体系要求；
⑵客户要求；
⑶厂商提供之规格或技术资料；
⑷新产品；
⑸新购入仪器或设备之相关资料；
⑹引用之国家或国际标准。
6.1.2文件变更时机：
⑴客户要求之规格变更；
⑵工程所需之规格变更；
⑶操作方法使用材料变更；
⑷内部稽核及纠正措施所发现问题之有效改善对策的更新。
6.5文件之发行：
6.5.1完成6.2～6.3填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】经审核后才能正式发行；
6.5.2文件分发参照【文件制订/修订/作废/补发申请单】之发行单位发行；
6.5.3原稿及定稿后的电子档由文件管控员保存，无电子档文件不准发行。
6.5.6文件的发行于每页加盖红色〔受控文件〕字样章，发行文件为参考或教育训练用时，则须于每页加盖红色（参考文件）字样章，不得作为作业依据；
6.2.2文件之变更、作废：
由权责单位将欲变更/作废文件的申请理由或相关内容注明于【文件制订/修订/作废/补发申请单】之“文件申请说明”栏，经单位主管初审后交于文件管控员。
6.3文件审核及核准：
文件管控员依照文件性质，并协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。
6.7.3文控收回保存之旧版文件存盘时，须于每页加盖红色（作废文件）字样章后存盘；
6.7.6工程变更参照《工程变更作业程序》。
6.8外来文件的管理：
接收到外来文件须盖上红色（外来文件）字样章，文控员登录于文件管控一览表，发行时加盖（受控文件）章，若作参考文件，需在每页加盖红色（参考文件）字样章，以便管理。
6.5.5文件分发后由接收单位于【文件发放记录表】签收；
6.5.6一、二及三阶文件发行时，须附上【文件制订/修订/作废/补发申请单】；【文件制订/修订/作废/补发申请单】由文管员归档保存，四阶文件不须附【文件制订/修订/作废/补发申请单】；
6.5.7四阶文件必须于表格上加盖红色（参考文件）字样章，并加注表格的编号及版本；
6.1.3文件作废时机：
⑴文件已过时，且无参考价值；
⑵同一事项已有新规定并已公布发行；
⑶规定事项与现行作业状况不符合。
6.2文件制订、变更及作废之程序：
6.2.1文件制订：
各阶层文件依按《文件编码制作程序》撰写，经单位主ຫໍສະໝຸດ Baidu初审后提出【文件制订/修订/作废/补发申请单】在“文件申请说明”栏说明原因交于文件管控员；
7.参考文件：
7.1《品质手册》；
7.2《文件编写及编码作业程序》；
7.3《记录控制程序》；
7.6《工程变更作业程序》。
8.相关表单：
8.1【文件制订/修订/作废/补发申请单】；
8.2【文件资料目录表】；
8.3【文件发放记录表】。
8.4【记录控制一览表】
附件：作业控制流程
制定单位
文控
客户
相关单位
动作说明
5.1文控依《文件编码及制作程序》进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上；
1.开始；
2.文件制订、变更及作废提出；
3.1制定单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控；
3.2变更、作废单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控。
4.文件审核及核准，文管依照文件性质协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。
制订日期
版本
页数
修订页次
制订摘要
2018/05/01
6
初版制订；
修订日期
版本
页数
修订页次
修订摘要
1.目的：
为使品质体系文件之制订、发行、变更、作废、修订、回收、能按一定程序进行，各相关单位能适时获得正确、有效之最新文件，且旧版或作废文件均能有效控制。
2.范围：
凡本司品质系统所有内部文件(含外来文件)与资料的管理均适用之。
6.5.8为节约资源，凡文件生效前的旧表格，可继续使用至用完为止；
6.5.9文件生效时间以文件批准的时间为准。
6.6文件之管理:
6.6.1按照《生产文件管理规范》作业，各单位使用文件/资料时须查询电子文件：
网络上的程序/文控/体系文件，确保为最新版本；
6.6.2现场使用的文件必须置于作业场所，不得做个人私自收藏；
3.权责:
文件种类
制订
签核
审核
核准
编号
分发单位
发行单位
主办
相关单位
品质手册
品质
主管
主管
管理代表
总经理
文控
主管级以上单位
文控
程序文件
各部门
主管
主管
部门经理
总经理
主管级以上单位
工作文件
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
表单及记录
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
4.定义：
无。
5.作业控制流程：
见附件。
6.6.5品质稽核员每半年至各单位核对持有文件版本的正确性，避免旧文件被误用；
6.6.6各单位主管或助理负责该单位文件的保管及维护，人员调动或调职需将文件资料交到接替人员或指定人员；
6.6.7旧版文件，文管员需保留使用最新版之前一版本,且作废的文件编号不得再使用；
6.6.8表单记录之管理，除有特殊要求外，其余对照《记录控制程序》之规定执行。
6.7文件变更管制：
6.7.1修改过之文件正式发行，文控同时收回各单位之旧版文件，并于【文件发放记录表】之“回收”栏签字后立即销毁或于每页加盖红色（作废文件）字样章；
6.7.2使用单位若要保留旧版本文件作参考时，则于封面及每页加盖红色（参考文件）字样章，且不得作为作业之文件依据，并于【文件发放记录表】之回收栏注记“保留”；
6.6.3使用单位不得私自影印（四阶文件除外）或销毁正式文件，不得拆页使用；若资料有缺页，破损或遗失或需增补时，填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，经单位主管核准后，向文管员申请增发，文控在增发文件每页盖蓝色（增/补发）字样章，并在【文件发放记录表】上备注说明，以便追溯；
6.6.6任何人不得在正式文件上加以涂改，但需提示性或重点者，可在文件上可用萤光笔标示重点，但不能涉及文字、数字之修正；
请见第3项（权责）执行；
6.3.2若审核意见与主办单位意见不能达到一致时，由总经理裁决。
6.4文件的编码登录：
6.4.1核准后之新建文件由文控员依《文件编写及编码作业程序》，《文件进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上；
6.4.2核准之变更/作废文件须由文控员记录于【文件制订/修订/作废/补发申请单】及【文件资料目录表】上，以便追索。
6.作业内容：
6.1文件之制订、变更、作废在以下时机提出需求。
6.1.1文件制订时机：
⑴体系要求；
⑵客户要求；
⑶厂商提供之规格或技术资料；
⑷新产品；
⑸新购入仪器或设备之相关资料；
⑹引用之国家或国际标准。
6.1.2文件变更时机：
⑴客户要求之规格变更；
⑵工程所需之规格变更；
⑶操作方法使用材料变更；
⑷内部稽核及纠正措施所发现问题之有效改善对策的更新。
6.5文件之发行：
6.5.1完成6.2～6.3填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】经审核后才能正式发行；
6.5.2文件分发参照【文件制订/修订/作废/补发申请单】之发行单位发行；
6.5.3原稿及定稿后的电子档由文件管控员保存，无电子档文件不准发行。
6.5.6文件的发行于每页加盖红色〔受控文件〕字样章，发行文件为参考或教育训练用时，则须于每页加盖红色（参考文件）字样章，不得作为作业依据；
6.2.2文件之变更、作废：
由权责单位将欲变更/作废文件的申请理由或相关内容注明于【文件制订/修订/作废/补发申请单】之“文件申请说明”栏，经单位主管初审后交于文件管控员。
6.3文件审核及核准：
文件管控员依照文件性质，并协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。
6.7.3文控收回保存之旧版文件存盘时，须于每页加盖红色（作废文件）字样章后存盘；
6.7.6工程变更参照《工程变更作业程序》。
6.8外来文件的管理：
接收到外来文件须盖上红色（外来文件）字样章，文控员登录于文件管控一览表，发行时加盖（受控文件）章，若作参考文件，需在每页加盖红色（参考文件）字样章，以便管理。
6.5.5文件分发后由接收单位于【文件发放记录表】签收；
6.5.6一、二及三阶文件发行时，须附上【文件制订/修订/作废/补发申请单】；【文件制订/修订/作废/补发申请单】由文管员归档保存，四阶文件不须附【文件制订/修订/作废/补发申请单】；
6.5.7四阶文件必须于表格上加盖红色（参考文件）字样章，并加注表格的编号及版本；
6.1.3文件作废时机：
⑴文件已过时，且无参考价值；
⑵同一事项已有新规定并已公布发行；
⑶规定事项与现行作业状况不符合。
6.2文件制订、变更及作废之程序：
6.2.1文件制订：
各阶层文件依按《文件编码制作程序》撰写，经单位主ຫໍສະໝຸດ Baidu初审后提出【文件制订/修订/作废/补发申请单】在“文件申请说明”栏说明原因交于文件管控员；
7.参考文件：
7.1《品质手册》；
7.2《文件编写及编码作业程序》；
7.3《记录控制程序》；
7.6《工程变更作业程序》。
8.相关表单：
8.1【文件制订/修订/作废/补发申请单】；
8.2【文件资料目录表】；
8.3【文件发放记录表】。
8.4【记录控制一览表】
附件：作业控制流程
制定单位
文控
客户
相关单位
动作说明
5.1文控依《文件编码及制作程序》进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上；
1.开始；
2.文件制订、变更及作废提出；
3.1制定单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控；
3.2变更、作废单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控。
4.文件审核及核准，文管依照文件性质协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。
制订日期
版本
页数
修订页次
制订摘要
2018/05/01
6
初版制订；
修订日期
版本
页数
修订页次
修订摘要
1.目的：
为使品质体系文件之制订、发行、变更、作废、修订、回收、能按一定程序进行，各相关单位能适时获得正确、有效之最新文件，且旧版或作废文件均能有效控制。
2.范围：
凡本司品质系统所有内部文件(含外来文件)与资料的管理均适用之。
6.5.8为节约资源，凡文件生效前的旧表格，可继续使用至用完为止；
6.5.9文件生效时间以文件批准的时间为准。
6.6文件之管理:
6.6.1按照《生产文件管理规范》作业，各单位使用文件/资料时须查询电子文件：
网络上的程序/文控/体系文件，确保为最新版本；
6.6.2现场使用的文件必须置于作业场所，不得做个人私自收藏；
3.权责:
文件种类
制订
签核
审核
核准
编号
分发单位
发行单位
主办
相关单位
品质手册
品质
主管
主管
管理代表
总经理
文控
主管级以上单位
文控
程序文件
各部门
主管
主管
部门经理
总经理
主管级以上单位
工作文件
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
表单及记录
权责单位
/
/
主管
部门
最高主管
相关单位
4.定义：
无。
5.作业控制流程：
见附件。
6.6.5品质稽核员每半年至各单位核对持有文件版本的正确性，避免旧文件被误用；
6.6.6各单位主管或助理负责该单位文件的保管及维护，人员调动或调职需将文件资料交到接替人员或指定人员；
6.6.7旧版文件，文管员需保留使用最新版之前一版本,且作废的文件编号不得再使用；
6.6.8表单记录之管理，除有特殊要求外，其余对照《记录控制程序》之规定执行。
6.7文件变更管制：
6.7.1修改过之文件正式发行，文控同时收回各单位之旧版文件，并于【文件发放记录表】之“回收”栏签字后立即销毁或于每页加盖红色（作废文件）字样章；
6.7.2使用单位若要保留旧版本文件作参考时，则于封面及每页加盖红色（参考文件）字样章，且不得作为作业之文件依据，并于【文件发放记录表】之回收栏注记“保留”；
6.6.3使用单位不得私自影印（四阶文件除外）或销毁正式文件，不得拆页使用；若资料有缺页，破损或遗失或需增补时，填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，经单位主管核准后，向文管员申请增发，文控在增发文件每页盖蓝色（增/补发）字样章，并在【文件发放记录表】上备注说明，以便追溯；
6.6.6任何人不得在正式文件上加以涂改，但需提示性或重点者，可在文件上可用萤光笔标示重点，但不能涉及文字、数字之修正；