发货管理规范2017

发货管理规范

一、目的

本着以服务于客户需求为核心工作宗旨，以保证发货的及时性、准确性，有效实施发货流程管控为原则，以团结、协作、互助为工作精神，树立良好的服务意识，积极做好公司发货工作，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司的销售部、运营部、财务部、仓管、质检等所有涉及发货的工作部门和岗位。

三、职责与权限

1、发货申请人负责根据客户的进货需求向销售内勤下达发货订单，并及时跟踪了解发货进度。

2、销售内勤负责对发货申请人下发订单的审核、统计，协调仓库发货并做好发货台账的记录工作。选择优质的物流公司，及时对接处理、解决物流发货中出现的问题等其他日常工作。及时汇总、反馈发货信息和跟进发货进度。

3、公司财务部负责审核销售单内容、客户货款到账的核对以及开具相关票据。

4、仓管部门根据销售单需求，准备货物，与第三方物流进行货物交接，并及时向销售内勤反馈发货信息、进度。（暂由运营部协助发货事项的管理，安排拣货、打包、发货等工作。）6、质量部门根据销售的需求情况提供发货货物相应批次的《质检报告单》。

三、工作程序

1、发货申请人根据客户的需求，通过书面方式，向销售内勤及时下达发货订单。

2、销售内勤根据发货申请人下达的发货订单需求情况，编制销售单。并与发货申请人再次核对发货信息。做好发货数据统计。

3、财务部负责落实货款到账情况，并反馈至销售内勤。若商务合同付款条款中规定了“先款后货”，货款未到前，财务不得签字审批，销售内勤不得下达销售单。如有特殊情况，需由销售主管特批。

4、仓管接到销售单后，及时打印出库单，交由理货员。

5、理货员接到仓管出库单，根据出库清单立即安排拣货。领料完成后，将货物拖到理货区，根据货物的特性进行打包，及时将货物交接给第三方物流。

6、发货后，理货员将发货的时间信息情况反馈至销售内勤，由销售内勤汇总发货信息（发货内容、发货的时间、物流名称、货运单号等）反馈至发货申请人。

7、销售内勤跟进客户收货情况。确认客户收到货物后，销售内勤与客户做好发货物资对账

工作，反馈信息至财务部开具相关票据，推进发货回款工作。

8、在发货时间节点内，如遇缺货情况，仓管应及时向销售内勤反馈，说明情况。销售内勤立即与发货申请人或客户反馈情况。销售内勤根据沟通后情况下发物资需求单至生产运营部。

四、工作要求

1、发货申请人在下达发货信息的时候，应详尽的说明发货的设备、配套管路的型号、数量、标签等其他配发资料等特殊要求，收货地址、联系人、联系电话，为下一步发货工作提供准确、便利的发货信息，确保货物及时准确的发放。

2、销售内勤在收到发货通知后，应及时反应处理。如有特殊情况，及时向发货申请人反馈信息。及时落实货物库存情况，与客户或者发货申请人取得联系，核实发货信息，确保发货及时、准确无误。

3、销售内勤在统计发货信息时，应详尽列明申请人、收到发货通知时间、下达发货通知时间、发货的设备、配套管路的型号、数量、标签等其他配发资料等特殊要求。收货地址、联系人、联系电话、发货订单编号等信息。

4、销售内勤下达订单信息应注明下单时间、产品名称、数量、到货时间、特殊要求、经手人、发货申请人等信息。

5、仓管应根据下单信息情况，及时组织货源、安排发货。不能及时发货的，向销售内勤及时反馈信息，并做好记录。

6、仓管根据发货订单及物流发货单的信息，做好发货统计工作。应包括下单时间、产品名称、规格型号、数量、发货申请人、发货时间、其他特殊要求等信息。销售内勤根据反馈的发货信息做好发货记录登记。

7、在发货之前，理货员需严格检查货物的包装，根据货物的特性及运输要求，选择合理的货物包装材料，防止货物在运输过程中出现损坏。

8、发货负责人应甄选服务好、效率高、价格合理的物流公司进行合作。

五、责任处罚

1、涉及到发货流程的各个部门、岗位应各司其职，认真履行各自职责，及时跟进发货工作进度。有问题及时反馈沟通，不得以任何理由推诿、无故拖延。保证货物安全、及时、准确的送达到客户处。

2、如果在发货工作中，出现发货延迟、发错、货物损坏等情况，需追究相关责任人。

附件1：工作流程图