学校档案管理要求

学校档案管理要求

学校的档案管理，历来是学校常规管理工作的重要环节和重要内容，反映一所学校管理工作严谨、规范和科学的程度，从一定意义上也能透视出一所学校的整体办学水平。也是教育管理和检查评估一所学校的重要依据。各学校要高度重视学校档案管理工作。

学校档案建设，必须明确内容和分类。学校档案主要由文书档案、教育教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务资产档案和科技实物档案等几个方面构成。日常管理工作中档案资料的收集、分类、整理、归档就要围绕这几个方面来进行。

一、学校档案分类、内容及要求

（一）文书档案

文书档案主要内容反映学校日常行政管理活动的情况。归档的内容和范围是：

1 、当地及其以上政府和教育部门下发的有关教育工作的政策、法规、决定、制度、意见、重要通知以及召开有关教育工作会议的重要会议材料；

2 、上级机关针对本校的指示、批复、批转文件和有关领导在本校有关会议的重要讲话等文件资料；

3 、本校制作的规划、工作计划、总结、报告、决议、决定、制度、简报、会议记录、工作日志、大事记、校史等资料；

4 、本校机构设置、印鉴、人员编制、干部任免、教职工任职与教师资格的批文、教师转正定级、职称评定、晋级调资等资料；

5 、教职工花名册（性别、年龄、学历、职称、教龄等）与年终统计表；

6 、教职工退休、伤亡及重大事故的报文和批复材料；

7 、学校集体和先进人物的典型材料、奖惩材料、综合考核评价的材料；

8 、学校社交活动中形成的各种有价值的材料。

（二）教育教学档案

教育教学档案主要内容反映学校日常教育教学管理和教育教学

活动的情况。归档的内容和范围是：

l 、学校教育教学计划、总结、教改方案、教研课题、教研活动记录、教师任课一览表；

2 、教研组和班主任工作计划和总结；

3 、本校教师示范、观摩课教学教案、说、评课记录；

4 、教师在上级刊物、媒体或学术交流会议上发表的论文和作品；

5 、自编教材、校内刊物的定稿、印本；

6 、学年未、毕业、升学考试花名册和统计表及各科考试成绩综合分析材料；

7 、在校学生在刊物、媒体上发表的作品、文章；

8 、学生参加本校及校外体育比赛成绩，破校级以上运动会项目记录与名单；

9 、学生参加征文、智力竞赛、文艺汇演、书画展等重要活动中获奖名单与作品；

10 、三好学生、优秀团员与学生干部的名单材料；

11 、先进班集体、团支部、少先队和其他先进学生组织的名单。

（三）学籍档案

学籍档案的内容和范围是：

1 、各学年度在校学生花名册及其统计表；

2 、外来务工子女入学名册（含来源、父母现务工单位、父母姓名、性别、学生姓名、性别、就读班级）;

3 、残疾儿童入学名册（含盲、聋、哑、智障、残疾等类型，注明父母姓名、性别、学生姓名、性别、就读班级、残疾类型）。

4 、学生流转情况统计表（含休学、转学、辍学、死亡等）及其配套证明材料。

5 、在校寄宿学生花名册及统计表（分年级分班每年统计一次，注明女生）;

6 、家庭经济困难学生花名册；

7 、毕业生花名册及全科成绩登记册与统计表；

8 、毕业学生升学去向情况统计表。

（四）各类专项档案

（五）科技实物档案

科技实物档案反映学校科技投入、发展过程和成效的声、影、像、电子软件及可归档实物。归档的内容和范是：

1 、上级领导和社会团体、知名人士、国外友团队来学校检查、视察、评估、验收、参观、捐赠等重要工作及活动过程形成的声、影、像材料；

2 、本校召开的重要会议和重大活动中形成的声、影、像材料；

3 、外事活动中形成的声、影、像材料；

4 、学校历届毕业生集体的合影或录象、历届领导班子、有重大贡献或获奖师生的影象资料：

5 、学校获得的各种称号标志、锦旗、奖牌、实物等影像材料；

6 、校内重大事项或重大事故中形成的声、影、像材料；

7 、学校改扩建和新建重要工程前后现状的影像资料；

8 、可归档的小型珍贵实物，如画册、纪念章、卡等。

9 、学校、教师、学生科技发明获得的奖杯、奖牌、证明及影像资料。

二、档案的收集、整理

学校档案资料的形成，主要由学校各职能机构在日常管理中形成的原始资料。各职能机构都要形成档案管理意识，按照档案分类要求

和各自的职责，负责日常的资料收集、整理、分类，装入未整理的档案资料盒。学校每年要统一收集、整理一次档案。文书档、教育教学档、义务教育档、科技实物档每学年9月份整理一次，财物资产档每年整理一次，并按有关规定进行充实完善相关内容（特别是义务教育档的续档，休、留、转、辍等学生花名册与统计表的核实补充等），由学校领导审定后，组织专门人员归档装订，移交档案室。同一类档案视其内容多少可分装若干卷，要注意规范填写案卷封面、目录和内容编码。声、影、像、实物档案的编码要确保其耐久性，并与文本档案编码相一致。

三、档案的管理与利用

学校档案保存分为永久、长期、短期等期限。文书档、教育教学档、科技实物档属于永久保存档案，义务教育档、财务档属于长期保存档案（一般应在25 年以上）。

学校要设置专门的档案室。档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、消毒等设施。购置专用档案柜，编制档案总目录，按分类、案卷号有序保管。建立健全档案室的档案入库、调阅和管理的等管理制度，加强档案知识培训，明确档案管理人员的职责，增强全体人员的档案意识，确保档案内容健全、真实，立卷装订规范，管理安全有效。要按照档案记载的学区人口数，测算学校的发展规模，合理配置教育资源；教师的评优，职称评定，荣誉待遇等要充分依据教师业务档案的真实记载客观评定。不断加强学校档案规范化管理，发挥档案的作用，