江苏省归档文件整理规则实施办法
《归档文件整理规则》实施办法
《归档文件整理规则》实施办法第一条为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的《高等本单位档案管理办法》，结合本单位实际，特制定本《办法》。
第二条本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于本单位各部门形成的所有归档文件材料。
第三条本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
第四条归档程序：按照归档时间要求，各文件处理部门将处理完毕的文件材料，在档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。
第五条归档时间：教学类档案须在当年12月以前归档，党群行政等其他各类档案须在次年6月以前归档。
第六条归档文件应以件为单位进行整理。
（一）“件”的确定1.一般以一份文件为一件；2.文件正本与定稿合为一件；3.正文与附件合为一件；4.原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件；5.转发文与被转发文合为一件；6.同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）；7.正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；8.报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）件内文件排序方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；7.文书处理单置于相关文件正文之后。
（三）件与件之间的排序方法1.一般按照文件事由的重要程度排列。
将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。
江苏归档文件整理细则解读42页PPT
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51、 天 下 之 事 常成 于困约 ，而败 于奢靡 。——陆 游 52、 生 命 不 等 于是呼 吸，生 命是活 动。——卢 梭
53、 伟 大 的 事 业，需 要决心 ，能力 ，组织 和责任 感。 ——易 卜 生 54、 唯 书 籍 不 朽。——乔 特
文 家 。汉 族 ，东 晋 浔阳 柴桑 人 （今 江西 九江 ） 。曾 做过 几 年小 官， 后辞 官 回家 ，从 此 隐居 ，田 园生 活 是陶 渊明 诗 的主 要题 材， 相 关作 品有 《饮 酒 》 、 《 归 园 田 居 》 、 《 桃花 源 记 》 、 《 五 柳先 生 传 》 、 《 归 去来 兮 辞 》 等 。
55、 为 中 华 之 崛起而 读书。 ——周 恩来
江苏归档文件整理细则解读
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7、翩翩新 来燕，双双入我庐 ，先巢故尚在，相 将还旧居。
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9、 陶渊 明（ 约 365年 —427年 ），字 元亮， （又 一说名 潜，字 渊明 ）号五 柳先生 ，私 谥“靖 节”， 东晋 末期南 朝宋初 期诗 人、文 学家、 辞赋 家、散
江苏电子文件归档管理办法-27页文档资料
江苏省电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《江苏省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。
第三条本办法适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织以及各类经济组织。
第四条县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。
第五条县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。
第二章电子文件归档与管理体系第六条各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
第七条已开展电子政务的单位，应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理第 1 页子系统，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。
第八条办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录A—D）。
江苏省档案管理条例（2021年）
江苏省档案管理条例（2021年）文章属性•【制定机关】江苏省人大及其常委会•【公布日期】2021.09.29•【字号】江苏省人大常委会公告第70号•【施行日期】2021.09.29•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文江苏省档案管理条例（1998年8月28日江苏省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过根据2003年4月21日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议《关于修改〈江苏省档案管理条例〉的决定》第一次修正根据2017年6月3日江苏省第十二届人民代表大会常务委员会第三十次会议《关于修改〈江苏省固体废物污染环境防治条例〉等二十六件地方性法规的决定》第二次修正根据2021年9月29日江苏省第十三届人民代表大会常务委员会第二十五次会议第三次修正）目录第一章总则第二章档案机构及其职责第三章档案的管理第四章档案的公布和利用第五章法律责任第六章附则第一章总则第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条本省行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本条例。
本条例所称的档案，是指反映本省行政区域内过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面的利用。
第四条坚持中国共产党对档案工作的领导。
县级以上地方各级人民政府应当加强档案工作，将档案事业列入本地区国民经济和社会发展规划；建立健全档案机构，确定必要的人员编制；加强档案基础设施建设，档案事业发展所需经费列入财政预算，保障档案事业与经济和社会事业发展相协调。
江苏归档文件整理细则解读
归档章的格式
（全宗号）
（门类年度）
（件号）
*（机构或问题）
（保管期限）
（页数）
归档章示例：
331
WS2016
8
党群类
永久
5
注： •盒号是否标注在文件中？不用。案盒仅仅是档案 装具，不是整理单位，与盒内文件没有必然联系。 在电子文件管理中，盒号会增加检索层次和管理 难度。
五、编目 •归档文件应依据分类方案和档号顺序，编制归档文件目录。 •目录体现为纸质目录和电子目录两种形式。推荐由系统生成 或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横 向设置。 •在归档文件目录中，一份文件只体现为一条条目。
二、装订
1、永久保管的；定期保管的、需向综合档案馆移交的归 档文件。 • 线装法（三孔一线或缝纫机轧边装订） • 不锈钢订书钉装订的，装订材料应满足归档文件长期保存 的需要，不使用不锈钢夹或封套装订。 2、 定期保管的、不需向综合档案馆移交的归档文件。 •线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订，也可以使用不锈钢 夹或封套装订。
1.序号。 即归档文件顺序号，每册归档文件目录 的序号应从“1”开始逐条编制。 2.档号 3.发文的字号。是由发文机关按发文次序编制的 顺序号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组 成，如档办〔2010〕8号。文号中的年度用六角 括号“〔 〕”括入。
4.责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的 发文机关或署名者。 •填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用 “本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。 •联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多 时可适当省略，但一是立档单位是责任者的必须著录； 二是文号所代表的机关必须著录。 •个人作为责任者的文件材料，应著录个人责任者。 5.题名。•文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正 题名），填写目录中题名项时应照实抄录。自拟标题的， 外加"[ ]"。
归档整理规范(新)
苏州市建设工程文件归档整理规范为加强城市建设档案管理，提高建设工程档案案卷质量。
依照中华人民共和国国家标准GB ／T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》、《江苏省建设工程档案归档、报送内容目录（试行）》结合我市实际，制定本规范。
一、建设工程文件的归档范围1、对与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2、建设工程文件的具体归档范围（见附表）。
二、归档文件的质量要求 1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm ）。
不同幅面的文字材料应统一裱贴成A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色给图墨水。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章。
⑴竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
⑵竣工图章示例如下：8015 5077 7 7 7 20202020⑶竣工图章尺寸为：50mm ×80mm 。
⑷竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
⑸利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改数据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
档案知识现场竞赛应试范围及标准答案
档案知识现场竞赛应试范围及标准答案一、选择题（单选和多选，选对者得分）1、《江苏省档案管理条例》是我省第一部地方性档案法规，由省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议于__B____通过，并于11月1日正式实施。
A:1996年4月7日 B:1998年8月28日 C:1996年6月7日2、一切国家机关﹑武装力量﹑政党﹑社会团体﹑企业事业单位和公民都有__C____档案的义务。
A:保管 B:维护 C:保护3、___A___人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
A:县级以上 B:市级以上 C:省级以上4、《档案法》规定：在档案的收集﹑整理﹑保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由___A___给予奖励。
A:各级人民政府 B:各级档案管理部门 C:所在单位5、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对__B____的档案工作实行监督和指导。
A:所有机构 B:所属机构 C:其他机构6、集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应该保密的档案，档案所有者向国家档案馆以外的任何单位和个人出卖、转让或赠送的，必须报 ___C___人民政府档案行政管理部门批准。
A:省级以上 B:市级以上 C:县级以上7、机关﹑团体﹑企事业单位和其他组织必须按照国家规定，__B____向档案馆移交档案。
A:随时 B:定期 C:不定期8、各级综合档案馆应当广泛收集和征集本行政区域内的档案资料。
各单位应当按照有关规定的要求，向__C____报送各种地方政策、法规汇编、年鉴、志书、大事记等反映地方特色的出版物A:图书馆 B:博物馆 C:档案馆9、向档案馆移交﹑捐赠﹑寄存档案的单位和个人，可对其档案中不宜向社会开放的部分提出___C___的意见。
A:禁止利用 B:部分利用 C:限制利用10、档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位__A____的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
江苏省档案管理办法
江苏省档案管理办法江苏省档案管理办法是为了加强档案管理，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本省实际情况，制定本办法。
第一章总则第一条为了加强档案管理，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本省实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于本省境内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理工作。
第三条各级人民政府应加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入本地区国民经济和社会发展计划。
第四条机关、团体、企业事业单位和其他组织应加强对档案工作的管理，把档案工作列入工作计划，并列入有关领导人员的考核范围。
第五条档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第六条凡从事档案工作的人员，应当具备专业知识和技能，并遵守职业道德。
第二章档案机构及其职责第七条省、市、县（市、区）设置档案局（馆），主管本行政区域内的档案事业。
档案局（馆）的设置由同级人民政府批准。
第八条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案机构或配备专（兼）职档案工作人员。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员应当在做好本单位档案工作的同时，积极为利用者提供咨询和服务。
第九条省各主管部门和市、县（市、区）档案局（馆）应当对所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。
第十条各级各类档案馆应当定期向社会公布开放档案的目录和其它方便公众查阅的内容，并逐步实现以微机联网检索档案。
第三章档案管理第十一条各单位应当定期向档案馆（室）移交档案。
向国家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。
第十二条向国家综合档案馆移交前，属于各级国家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆申请寄存管理。
也可由同级国家综合档案馆进馆验收合格后直接划交进馆。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法——苏档〔2003〕14号
江苏省《归档文件整理规则》实施办法苏档〔2003〕14号1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）要求。
4 整理方法4.1 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
江苏省《省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范(试行)》——苏档馆发〔2020〕9号
省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作，有效实现馆室衔接，系统保存江苏历史记忆和档案财富，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定本规范。
1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构（以下简称移交单位）向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。
1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。
2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案：a）中共江苏省委及所属各部门；b）省人大及其常设机构；c）省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构；d）省政协及其常设机构；e）省纪委监委；f）省高级人民法院、省人民检察院；g）省各民主党派、工商联机关；h）省总工会、团省委、省妇联等人民团体；i）省属企业、事业单位；j）省级临时机构；k）经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位；l）其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。
省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，具体范围另行确定。
2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案；反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。
2.1.5 省级撤销机关的档案，应按照规定向省档案馆移交；一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关，其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交；省级机关所属机构撤销的，其档案由主管机关集中管理，属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。
南京大学《归档文件整理规则》实施细则
南京大学《归档文件整理规则》实施细则范本1：南京大学《归档文件整理规则》实施细则1. 目的和适合范围1.1 目的本《归档文件整理规则》实施细则的目的是规范南京大学的文件归档管理工作，确保文件的安全、有效和便捷存储，提高办公效率和信息的检索能力。
1.2 适合范围本规则适合于南京大学所有相关机构和部门，以及与南京大学有合作关系的外部合作火伴。
2. 文件归档流程2.1 文件归档责任单位根据文件的性质和分类，制定文件归档责任单位，并明确各单位的归档职责。
2.2 文件归档流程2.2.1 文件产生阶段- 文件的编制、审核和批准- 文件的编号和分类- 文件的扫描与电子化2.2.2 文件归档阶段- 文件的存储和保管- 文件的索引和检索- 文件的销毁和归档转移3. 文件分类与编目3.1 文件分类原则根据文件的性质、用途和保管周期等因素，将文件分为机构文件、业务文件、项目文件和暂时文件等，分别进行分类管理。
3.2 文件编目方法根据文件的具体内容和事项，采用数字编码、字母编码和组合编码等方式进行文件编目，确保文件的惟一性和检索的准确性。
4. 文件存储与保管4.1 文件存储设施根据文件的保密性、重要性和检索频率等因素，提供适当的文件存储设施，包括文件柜、文件夹、文件架和数字存储设备等。
4.2 文件保管措施确保文件的完整性和安全性，采取物理和网络安全措施，限制权限和加密存储，防止文件的遗失和泄露。
5. 文件索引与检索5.1 文件索引标准制定统一的文件索引标准，包括文件的编号、名称、归档单位、归档时间和归档位置等，便于快速检索和定位文件。
5.2 文件检索方法提供多种文件检索方式，包括关键词检索、条件检索和分类检索等，确保快捷、准确地查找所需文件。
6. 文件销毁与归档转移6.1 文件销毁程序根据文件的保管周期和归档规定，定期进行文件销毁，确保文件的及时清理和释放存储空间。
6.2 文件归档转移对于具有长期保存价值的文件，根据归档规定和专业要求，进行文件归档转移，移交给档案馆或者相关机构进行长期保管。
徐州市《归档文件整理规则》实施细则
徐州市《归档文件整理规则》实施细则1．范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于我市各级机关、团体和其他社会组织。
2．定义本细则采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件，定稿过厚不易装订的也可单独作为一件，重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿可各为一件；正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚，也可各为一件；正文与重要的文件处理单、签批条为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可以作为一件，也可以分别作为一件。
3.整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，对于制成材料、字迹材料不利于档案保管的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
保管期限为永久或长期的归档文件，应将左、下侧对齐，较厚的在左侧采用三孔一线的装订方法，较薄的使用缝纫机在文件的左侧轧边；保管期限为短期的归档文件及装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不再拆钉重装。
5.2分类归档文件采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行分类，机构(问题)可以根据文件材料的数量多少予以取舍。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
一份文件有多个时间特征的，以文件签发日期(落款日期)为准；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件日期为准；文件没有标注日期的，需要考证出准确日期或近似日期。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法
江苏省《归档文件整理规则》实施办法1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。
4 整理方法4.l 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法
江苏省《归档文件整理规则》实施办法1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。
4 整理方法4.l 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
档案初级考试
2013年连云港市档案初、中级职称考试复习范围（一）《档案馆室工作基础》1、文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用等。
2、文件的种（类）及名称又叫“文种”。
我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。
主要包括：决定、决议、议案、报告、请示、会议纪要、函、通知等。
3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
发文处理程序包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）等。
收文处理程序包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）等。
4、行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。
机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。
同级和平行机关单位之间必要时可以联合行文。
5、文件特征。
就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。
我国传统的档案学理论中关于文件的“六大特征”包括文件的问题特征、作者特征、时间特征、名称特征、地区特征和通讯特征。
6、机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
7、全宗是档案馆内的一个档案保管单位，是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案。
一般按全宗构成者的特点，将全宗分为两种类型，即组织全宗和人物全宗两种。
此外，还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型，称为群体全宗。
组织全宗可分为基本形式（包括独立全宗、联合全宗）和补充形式（包括全宗汇集、档案汇集）两种。
8、全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况文件材料所组成的专门案卷。
全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件。
全宗群就是按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。
江苏省档案管理办法
江苏省档案管理办法江苏省档案管理办法是为了规范江苏省档案的管理，保护江苏省档案的完整性、真实性和安全性，并推进江苏省档案资源的开发利用和公共服务的提供。
为此，江苏省制定了详尽的档案管理办法，以落实档案管理和利用的制度。
江苏省档案管理办法首先规定了档案管理的基本原则和目标。
江苏省档案管理的基本原则是“实物保管、分类管理、流程操作、信息服务、规范管理、质量提升”，以确保江苏省档案的安全性和真实性。
江苏省档案管理的目标是“建立规范、高效、便民的档案管理体系，充分利用档案资源，提高江苏省的经济发展水平”。
为了实现江苏省档案管理的目标，江苏省制定了详细的档案管理流程和档案管理制度。
江苏省档案管理的流程包括“档案收集、整理、编研、保管、利用和销毁”。
其中，档案收集包括“档案征集、接收、整理和移交”等；档案整理包括“分类、鉴定、加工和归档”等；档案编研包括“编写档案目录、编写档案简介和编研档案史料”等；档案保管包括“档案室布局、设备材料和保管制度”等；档案利用包括“咨询服务、档案复制和展览宣传”等；档案销毁包括“鉴定销毁和销毁审批程序”等。
同时，江苏省还规定了档案的管理制度，包括“档案年度计划、档案保管制度、档案鉴定制度、档案工作考核和档案管理的监督检查制度”等。
江苏省档案管理办法还对江苏省档案的保护和开发利用做了详细的规定。
江苏省档案的保护包括“档案损毁整理、档案修复和档案数字化”等；江苏省档案的开发利用包括“档案编纂出版、档案数字化服务、档案教育和档案陈列展览”等。
江苏省还明确规定，利用江苏省档案资源所获得的经济效益归档案管理机构所有。
江苏省不仅要加强对档案资源的开发利用，也要逐步提高档案资源的公共服务质量。
江苏省档案管理办法对江苏省档案的管理和利用提供了制度性保障。
通过明确的档案管理流程、规范的档案管理制度以及对档案保护和开发利用的规定，江苏省档案管理办法将有效地保障江苏省档案的安全性、完整性和真实性，有利于江苏省档案资源的充分利用和江苏省经济发展的提升。
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江苏省《归档文件整理规则》实施办法（2003年2月9日江苏省档案局印发）1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/22 —2000) ，结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整。
保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用妁书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文中档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32 ／505 —2002) 要求。
4 整娌方法4 ．1 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文( 指请示与批复、报告与批示、函与复函) 可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册( 本) 为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
4 ．2 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。
一个单位的装订方式应相对统一。
短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。
4 ．3 分类归档文件可以采用“年度——机构( 问题) ——保管期限”、“保管期限——年度——机构( 问题) ”、“年度－－保管期限”、“保管期限――年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。
原执行或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限”的方法分类。
分类层次最多三层，即年度、期限、机构( 问题) ，最少两层，即年度、期限。
一个单位应保持分类方案的稳定。
4 ．3 ．1 按年度分类将文件按其形成年度分类。
跨年度时，一般应以文件签发日期( 即落款日期) 为准。
对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。
几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
4 ．3 ．2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
4 ．3 ．3 按机构( 问题) 分类将文件按其内容涉及到机构( 问题) 分类。
机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。
本项可视归档文件量的大小予以取舍。
按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中( 一般适用于机构相对稳定的机关) 。
按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。
原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。
4 ．4 排列归档文件应在分类方案的。
最低一级类目内，按事由结合时间排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，4 ．2 中被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。
一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。
一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构( 问题) 的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件（符合 4 ．1 条件) 。
上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
4 ．5 编制归档号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。
归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构( 问题) 、页数等编号项目。
归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al 其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构( 问题) 等。
归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。
文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。
填写编号项目的字迹材料应耐久。
4 ．5 ．1 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
4 ．5 ．2 年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002 。
4 ．5 ．3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称( 永、长、短) 。
4 ．5 ．4 件号：填写文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1 ”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
4 ．5 ．5 机构( 问题) ：按机构分类的，用中文填写机构名称或其规范化简称，按问题分类的，用中文填写类目名称，如“党群类”、“行政类”( 档案不进馆企业、科技事业单位也可用代号表示) 。
4 ．5 ．6 总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
4 ．6 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
编目应做到准确、全面、详细、深人，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
4 ．6 ．1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用( ) 注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。
同一事由形成多份文件的，应分别编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目( 见图A2) 。
4 ．6 ．1 ．1 件号：填写室编件号。
4 ．6 ．1 ．2 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
．4 ．6 ．1 ．3 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，，须填写完整。
4 ．6 ．1 ．4 题名：文件标题。
文件只有一个题名且能反映文件内容的( 正题名) ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。
文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。
外加“( ) ”标注。
在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。
如“××介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“××介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。
4 ．6 ．1 ．5 日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如20020909 。
4 ．6 ．1 ．6 页数：见4 ．5 ．64 ．6 ．1 ．7 备注：注释文件需说明的情况。
4 ．6 ．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型。
4 ．6 ．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构( 问题) 装订成若于本。
封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构( 问题)( 见图A3) ，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构( 问题) 。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4 ．6 ．4 用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。
载体推荐为一次写光盘。
4 ．7 装盒将归档文件按室编件号顺序装人档案盒；并填写档案盒封面；盘脊及备考表项目。
不同保管期限的不得装在同一盒内，采用机构( 问题) 分类的；不同机构( 问题) 不得装在同一盒内。
4 ．7 ．1 档案盒4 ．7 ．1 ．1 档案盒封面应标明全宗名称。
盒脊厚度可以根据需要设置为10mm 、20mm 、40mm 等。
4 ．7 ．1 ．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构( 问题) 等选择项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案室可根据需要用铅笔编制。
为确保档案得以安全保管，归档文件所用装具，须为由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒。
4 ．7 ．2 备考表备考表置于盒内文件之后，不宜印制在盒上。
项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
4 ．7 ．2 ．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4 ．7 ．2 ．2 整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。
4 ．7 ．2 ．3 检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。
4 ．7 ．2 ．4 日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。
5 排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度——机构( 问题) ——保管期限”、“保管期限一年度——机构( 问题) ”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“问题——年度——保管期限”的，亦按相应的分类次序上架排列。