会展营销与服务技术-如何邀请参展商

2.4.1展ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ概况
• 主要有展会名称、时间 和地点、展会主承办机 构、招展书或参展邀请 字样、展会标志、展会 规模、本届展会的优势 和特点、办展意义、展 会题材所在行业、办展 所在地的环境介绍、展 品范围等。
展会城市区位图（香港）
2.4.2展会招商和宣传推广安排
• 办展机构要在招展书中详细说明历届展会 情况：包括上届展会的展商构成情况、境 内外专业观众的分析资料，同时也要详细 说明本届展会宣传推广的手段、方法、渠 道及措施等，这些信息将对参展决策者起 到决定性的影响。
• 随着电子商务的发展，电话已不仅仅是通 讯的工具，更已成为市场营销、商务拓展 的重要工具。任何一个生意的基础，靠的 是什么？靠的就是双方建立起来的相互信 任。通常人们只与那些自己了解、喜欢和 信任的人做生意。通过电话与客户建立起 信任关系，是电话销售的基础，如果我们 不能做到这一点的话，电话销售基本上是 不可能实现的。
2.7.2 E-mail招展时应注意的事项
• • • • 进行许可E-mail营销 制定系统的营销方案 恰当处理顾客意见 以诚信为本
2.7.3 E-mail发送技巧
• 群发邮件时注意字词书写 • 如何选择使用DNS及SMTP服务器地址 • 群发邮件有时要暂停一定时间再发送
2.8其他招展技术
• 展会招展技术种类较多，除了上述几种重 点介绍的招展技术外，还有邮寄、媒体、 客户拜访、寻求协会支持等等。如直邮 （DM）即是把招展书等展会相关资料直接 寄到能做决策的企业相关的负责人或终端 用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其 他方式完成的招展过程。
2.3.1建立潜在客户数据库
收集潜在客户名单的渠道与途径 • 客户的信息量要丰富完整 • 要保证数据库内客户信息的准确性 进行潜在客户研究 • 进行潜在客户研究就是在建立潜在客户数 据库后，整理出预期可能参展的厂商名单。
2.3.2制定招展方案
• 招展方案是为招揽企业参展而制定的各种 策略、措施和方法，是为展位销售而制定 的具体执行方案，办展机构需要在全面了 解市场及相关信息基础上，结合展会自身 定位及展览题材涉及的行业特点制定招展 方案，它可以有效的指导招展工作顺利、 有序的开展。
2.2.2参展商是展会的“衣食父母”
• 展会是一种产品，参展商就是作为这种服 务性产品的消费者，参展商所交付的展位 租金是展会最主要的收入来源。因此，参 展商就是展会的“衣食父母”，每个办展 机构都要高度重视招展工作。
2.3招展的前期准备
• 参展商的组织通过招展工作实现，招展工 作固然重要但也是建立在其他工作基础之 上，在实施招展工作之前，办展机构需要 建立完整的数据库、制定一份详细的招展 方案、设计和制作招展邀请函等前期准备 工作。
2.3.2制定招展方案
• • • • • • • • 市场环境 展区和展位划分 招展价格 招展函的制作与发送 招展代理及工作分工 招展宣传与推广 招展工作预算 招展工作进度计划
2.4招展书设计与制作
• 招展书是办展机构与参展商之间进行沟通 的重要载体。它的主体内容应包括展会概 况、展会推广计划（小型展会可省略）、 参展程序、参展回执（参展登记表）等主 要内容。如为国际性展会，这些内容都需 要中英文对照。
2.5.3电话招展的事前准备工作
• 了解展会项目本身及所在行业的市场情况 • 了解目标客户/老客户的基本资料 • 其他准备事项
2.5.4电话招展技巧
• • • • • • • 准备好电话的开场白 要抓住有决策权的关键者 用合理的询问有效营造良好的交流气氛 妥善处理与客户的分歧和问题 在结束通话时，给客户留下更深印象 做好电话招展的后续工作 怎样打电话才会受欢迎
2.4.3参展程序
• 主要有参展资格要求、参展费用、优惠政 策、参展报名程序、境外代理商、交款帐 户、主办方联系方法、酒店预定等有关图 片材料等。
2.4.4参展回执
• 以表格形式登记参展公司的单位全称、联 系人、联系地址和各种联系方法、预订展 位面积、费用总额等主要参展信息。
2.5电话招展技术
2.5电话招展技术
电话销售的关键因素
2.5.1电话招展的特性
• • • • 靠声音传递信息 速战速决 双向沟通 感性而非全然理性的销售
2.5.2销售目标的设定
• 招展人员在打电话给客户之前需要预先订 下希望达成的目标，如果没有事先订下目 标，将会很容易偏离主题，完全失去方向， 浪费许多宝贵的时间。通常电话招展的目 标可分成主要目标及次要目标
2.6传真招展技术 2.7E-mail招展技术 2.8其他招展技术 2.9签订参展合同 2.10海报推介
2.1开篇案例
• 招展工作是展会运作的核心
——中国国际陶瓷工业展览会招展工作介绍
中国国际陶瓷工业展览会的概况 本届展会规模为历届之最 国外陶瓷行业机构高度关注，企业积极组团参展 提前开展招展工作，合理安排展区 针对市场需求，灵活调整布局，丰富展会内容 招展带动招商，招商促进招展
2.2招展的意义
• 招展环节是展会筹备的基础性工作之一， 展会招展主要是指办展机构通过各种方 法和渠道邀请展览题材所涉及的企业到 展会现场来参展。这对于展会的成功与 否起着关键性的作用。因此，应予以充 分的重视。
2.2.1招展在展会活动中的重要性
• 人们为什么要举办展览会?其根本原因在于 展览会是一种联系买家和卖家的理想纽带 • 其次，从消费者购买动机的角度来分析， 了解参展商前来参展的原因对于有针对性 地开展营销很有帮助 • 从盈利模式的角度来讲，招揽参展商无疑 是展览会营销的核心工作
unit2如何邀请参展商
本单元操作要点： • 建立客户数据库 • 制定招展方案 • 招展书设计与制作 • 运用电话等招展技术进行招展 • 签订参展合同
unit2如何邀请参展商
• • • • • 2.1开篇案例 2.2招展的意义 2.3招展的前期准备 2.4招展书设计与制作 2.5电话招展技术

2.9 签订参展合同
• 为了有效地开展招展工作，避免重复或遗 漏，企业确认参展后，办展机构和参展商 之间应签有书面协议或参展合同，约束双 方。双方可以用参展合同方式明确参展商 与办展机构各自和共同的责任、义务。
• 据统计，办展机构给客户打一个电话平均 费用是53美元，而用电子邮件回答同样一 个问题仅需3美元。电子邮件高效廉价的特 征就体现出来了，它具备了时间快、费用 低、方便等优点。因此，电子邮件也在招 展工作中扮演重要角色。
2.7.1 E-mail招展的主要步骤
• • • • • 确定目标参展顾客群 制定发送邮件的方案 撰写邮件内容 及时复信 经常更新邮件列表
《会展营销与服务》
第二单元 如何邀请参展商
unit2如何邀请参展商
学习目标：明确招展的重要性；能进行邀请函设 计与制作；熟练电话等招展技术；能草拟及签订参 展合同。 知识点：招展的涵义；为什么说参展商是展会的 “衣食父母”；招展工作的前期准备；参展商的选 择。 能力点：制定招展方案的能力；参展邀请函设计 与制作；电话招展技术；草拟参展合同的能力。
2.6传真招展技术
• 随着电子技术的成熟与网络技术广泛应用， 网络传真是在传真基础上发展起来的另一 种用于展览营销推广的创新技术，具有先 进、智能、快速、简洁的特点。已被广泛 运用到商业中。
传真服务平台的优势
• • • • • 操作安全 功能可靠 使用方便 价格低廉 通达范围广
2.7 E-mail招展技术