组展商如何与展馆合作为参展商和观众提供优质服务 2

组展商如何与展馆合作为参展商和观众提供优质服务

——以第十四届上海国际汽车工业展览会为例

摘要：会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。参展商是展览会的主体，主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。

关键词：会展服务；组展商；参展商

序言

业界把会展组织者称为组展商。展览会的组织者（即组展商）是展馆经营的最直接客户，组展商是连接展馆于参展商及各类资源的重要纽带。只有通过组展商与各方面的沟通合作，才能保证展会的正常运作。据有关资料显示，对于单一的展馆而言，只有当他的利用率达到60%至70%时，才可能发挥出最佳的市场效益。但我国展馆目前整体的利用率尽在10%到30%之间。“客户就是上帝”是服务行业的圣经，要提高展馆的利用率，使会展业达到快速而健康发展的目的，最有效的诀窍之一就是认识客户的需要，根据客户的要求使出租展馆的效益达到最高。参展商是组展者最直接、最重要的客户。组展商整合种种资源，目的就是希望参展商在展会上能够赢得利益，或是直接的销售额；或是达成商务贸易洽谈，寻找新的合作伙伴；或是退出新产品等等。本篇文章以第十四届上海国际汽车工业展览会为例谈谈组展商如何让与展馆合作，为参展商和观众提供全面、专业、优质的展会（现场）服务。

展览会前的准备

一、首先要了解此次展览会要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路，如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿。我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。第十四届上海国际汽车工业展览会由中国汽车工业协会、中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际贸易促进委员会汽车行业分会主办，上海市国际展览有限公司、德国慕尼黑国际博览集团/IMAG国际展览会与交易会有限公司承办，特别支持单位为中国机械工业联合会，支持单位为中国汽车工程学会。

二、组展商的具体做法如下

（一）市场调研，市场调研对于组展商来说特别重要。

（二）要求组展商1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。组展商在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,从而能够成功的策划举办这届展览会。2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断。

（三）展览场地的确定、规模及时间。组展商根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求，因此，实现服务流程的规范化、标准化势在必行。

第十四届上海国际汽车工业展览会

会议主题：2011上海车展确定主题是“创新·未来”。主题演绎全球气候变暖背景下，催生出的全球产业界新的科技革命，“创新”加速推进新兴产业的发展，绿色环保已然成为全球产业发展的一大趋势。在此背景下，不少国家提出“绿色

新政、绿色经济”，制定未来可持续发展战略，广泛应用低碳技术，抢占未来发展制高点。同样，中国汽车产业也通过科技创新，不断提升产品核心竞争力，通过实施核心战略(即产品战略)，保持中国汽车产业的可持续发展。可以相信，以创新驱动发展，以发展迎接未来，低碳技术、绿色经济、可持续发展的理念，将成为2011上海车展的主旋律，是中国汽车业谋求更高境界的永恒不变的主题。展览日程：2011上海车展在全球汽车业聚集中国，中国汽车业迅速发展的背景下举办。根据展期安排，4月19日、20日为媒体日，仅对境内外新闻媒体开放;4月21日、22日为专业观众参观日;4月23日至28日为公众参观日。此次车展将使用上海新国际博览中心全部13个室内展馆以及室外临时展馆和室外场地，总规模超过20万平方米，创历届上海车展之最。从展馆安排来看，乘用车11个馆(W1-W3，E1-E7及N5)，比上届增加2个馆;汽车零部件室内2个馆(W4-W5)加上室外临时展馆。此外，室外还将设立商用车展区、轮胎、音响展区以及媒体区，贵宾休息区和会议室、新闻中心等功能区。

（四）场馆方在软硬件资源上满足组展商的需求

1、硬环境的考虑：

Α、场馆的交通是否便利；

Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全

C、场馆的交通运输方式是怎样安排的

①是否有货运电梯

②场馆仓库的库容量有多大

D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。

E、研讨会的场地安排

2、软环境的考虑

①场馆内部保卫设施是否到位

②场馆的停车场及休息场所是否合理

③场馆的水电供应情况

④场馆的卫生清理工作

⑤会议期间场馆提供的相应服务

（五）租赁方式的选择：

1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金。

2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是举办展会的一项很大的费用投入。

①展览会的规模，根据自己的实力做出预算。

②要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。

三、展览会招展工作

（一）会议展览的招展工作与展销会有很大的不同：

A、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点：

①实力比较雄厚，重视产品和品牌的宣传；

②技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身；

③规模和档次都要比较高；

④注重参观对象

⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会

⑹注意参展的同行

B、①重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。要求特装修，把整个展览会场装饰起来。

②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。

③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）

C、具体操作

①组展商根据展会情况制定好招展计划（因为这样有利于安排展会进程，合理安