与业主委员会沟通、协调作业规程

与业主委员会沟通、协调作业规程

1 范围

1.1本标准规定了上海科瑞物业管理发展有限公司各管理处与业主委员会沟通、协调的方式和基本要

求。

1.2本标准适用于上海科瑞物业管理发展有限公司在日常的管理服务中与业主委员会的正常工作往来。

2 与业主委员会沟通、协调方式和要求

2.1 与业主委员会的沟通、协调方式

2.1.1 工作协调、沟通会议：管理处经理应当每季度至少与业主委员会进行一次例行工作沟通

会议，会议的主要内容包括向业主委员会通报上季度工作简况和经营性收入情况(酬金制

项目需公布收支情况)，就上季度工作情况听取业委会意见。

2.1.2 专题解决问题会议：在遇到小区管理需经业主委员会同意方能进行工作时，管理处经理

应提请召开专题会议，协商解决专项问题。

2.1.3 每年6月底和12月底，公司品质管理部拜访业主委员会听取对管理处工作的评价，物业

管理部协助管理处召开专题工作会议，向业主委员会做全面的年度、半年度工作汇报和设

备设施中大修计划。

2.2 需要专题报告业主委员会的情况

2.2.1 讨论使用维修资金对小区进行大、中修时。

2.2.2 计划使用公用设施专项基金更新公用设施时。

2.2.3 物业管理服务工作涉及部分业主利益，需业主委员会出面协调时。

2.2.4 物业管理处制定了新的管理措施需要业主委员会认可时。

2.2.5 新的物业管理法规颁布执行时。

2.2.6 所管理的物业出现了重大变故或发生重大事件时。

2.2.7 有重要的活动(如创优迎检)时。

2.2.8 其他应向业主委员会通报的情况发生时。

2.3 其他要求

2.3.1 物业管理处向业主委员会申报工作应当提前15日进行，突发事件通报应当在事发后的二

个工作日内进行。

2.3.2 物业管理处向业主委员会申报工作、通报情况均应以书面形式送达。

2.4 对业主委员会质疑、建议、要求的处理要求

2.4.1 对业主委员会的质疑、建议、要求，管理处经理应认真倾听、记录。

2.4.2 合理的质疑、建议、要求，应当在3个工作日内答复、解决。

2.4.3 对不合理、不合法的质疑、建议、要求，管理处经理应当耐心解释，无论如何不允许不

耐烦或言语失礼；对解决不了的问题，应当记录后迅速上报公司寻求解决方案。

2.4.4 物业管理处与业主委员会来往工作的信函、记录、决议，一律在管理处归档并报公司物

业管理部，长期保存。

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