山东省南充商会印信使用与管理规定

收发文管理和印信使用规定

第一条为确保商会各项工作规范、高效、优质,依据法律法规政策和《山东省南充商会章程》制定本制度。

第二条秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长和会长审阅，会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第四条行文执行登记制度，由秘书处专人负责。凡以商会名义印发的文件、材料均需经秘书长审核，会长批准加盖公章后下发或报送。

第五条各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处办公室负责接收、登记、呈批和归档。

第六条秘书处根据来文来函的保密等级填写《山东省南充商会文件传阅处理表》，报秘书长或商会领导阅批。

第七条每年商会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第八条商会的印章和财务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第九条秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。商会内部各部门办公用公章，由部门主管提出，秘书长审核、会长批准签字后，送办公室盖印。盖印章实行签字制度，由经办人注明所加盖公印的具体事项内容，并保存 3年。

第十条商会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十一条印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所，特殊情况需秘书长授权同意两人以上同行外出，并在规定时间内将印章送回秘书处办公场所。

第十二条本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。介绍信必须填明去向、人数、事由、时间等，严禁开空白介绍信。

第十三条个人使用公章，实行会签制度，即个人申请，部门负责人签字，办公室负责人签字，秘书长批示。

第十四条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。