工程物资采购管理制度

工程物资采购管理制度

一、总则

为规范公司开发项目建筑物资采购管理工作,确保采购物资符合规定的质量要求,降低公司开发成本,结合公司实际,拟制定本制度。

本制度结合公司项目开发的实际情况,依照“集中统一,合理采购,降低成本”的原则,适用于公司所有开发项目所需建筑材料、整机设备及其她材料的采购。

二、职责:

招标采购部作为组织材料设备采购的主体,负责物资供应计划、采购实施与相关控制管理工作,负责采购招标的组织与协助采购合同的审查、审定,负责供货服务商信息管理系统的管理。

1、招标采购部经理的职责:

1)负责招标采购部的日常行政工作。

2)负责组织员工的日常培训工作。

3)负责审批年度及月度工作计划,并按计划执行。

4)负责对供货服务商的审核、评审、考察,参加对供货商的定期评价。

5)负责审核《工程材料采购计划》。

6)负责审核相关采购项目的报价表。

7)负责与相应供货商进行竞价性谈判。

8)负责审核相关采购合同。

9)审核材料付款申请书,并报上级主管审核、审定。

10)负责材料入、出库的审批。

11)负责定期组织对全库进行盘点,依照公司相关规定处理不合格品。

2、材料设备采购专干的职责:

1)协助部门主管做好日常行政工作。

2)负责编制年度及月度工作计划,并按计划实施。

3)负责编制《工程材料采购计划》。

4)负责对供应商进行初步调查,制定《供货服务商信息表》。

5)控制报表及采购实施,并对采购的材料服务质量进行验证,形成书面材料供

主管领导审核。

6)负责组织并参加对供货商进行定期评价与考察。

7)协助参与与相应供货服务商的竞价性谈判。

8)负责监督供货服务商合同执行程度,协同处理合同执行事宜,形成书面材料

上报。

9)确认材料付款申请书并上报审核、审批。

10)负责信息库管理工组并定期更新材料追溯性记录。

11)负责对新材料、新设备进行市场调查。

12)协助进行材料出、入库工作的开展。

13)协助进行全库盘点,依照公司有关规定处理不合格品。

3、材料设备采购实行公司直接采购(甲供)与我司定价、定规格而承建商自行采购(甲定乙供)相结合的方式。具体管理办法如下:

1)依照与承建方签订的《建工合同》,合同条款中明确规定由承建方自行采购,

我司定价、定规格的物资,招标采购部负责承建方自动材料的供方指定、价格认可与资金控制。

2)依照与承建方签订的《建工合同》,除合同条款中明确规定由承建方自行采

购的物资,原则上由招标采购部统一进行采购。其中含大型设备(电梯、给排水设备材料、电控设备、智能系统等)与其她材料(卫生洁具、入户门窗、电线电缆、装饰材料等)。

4、甲供物资明细:

在与承建商签订的《建工合同》中明确规定甲供与甲定乙供物资范围。没有明确规定甲供的材料,招标采购部依据实际情况提出意见报主管领导审批,决定就是否甲供,并提前通知项目部、监理方与承建商。

三、采购计划:

1、招标采购部应根据项目总体规划与工程建设进度计划,会同相关部门编制采购供应计划。

1)工程开工前5天,由招标预算组人员提出工程材料清单,送交招标采购部。

2)施工单位在图纸会审后一周内,提出本单位承建工程所需材料的整体计划,

经监理方与项目部主管人员审核后,报招标采购部。

3)招标采购部对施工单位提交的整体计划,依照预算人员提供的材料清单进行

审核后,并汇总编制材料采购计划,提交主管领导审批。

2、施工单位根据工程进度提报季、月物资需求计划,计划包括:采购物资名称、品种规格(型号)、需用数量、用途与要求进场的时间等内容,特殊材料要附上图纸或样品及质量要求文件。计划以各承建方为单位,并分项目或栋号。所提交计划须经项目部及监理方主管审定签字。

3、招标采购部根据各施工单位提交的季、月度物资采购计划,结合公司的开发、经营计划,汇总编制公司季、月度的工程物资采购计划及资金需求计划,报公司相关部门审定,列入预算。

4、由于公司开发项目计划的调整或设计变更的原因,需调整物资采购计划时,由规划设计组提出意见,公司领导审批同意,交招标采购部会同相关部门一并进行调整。

四、物资采购

1、依照招标采购部编制的《供货服务商登记表》、《供货服务商询价明细表》,查询《供货服务商信息库》遴选合格供货服务商进行前期市场调。

2、招标采购部依照《供货服务商信息库》选择规模大、信誉好的合格供货服务商提供的质量、档次适宜,花色品种齐全的样品物资建立样品库,以备选用。

3、在参考《采购物资计划》与《供货服务信息库》基础上,依照“适时、适价、适质、适地、适量”的原则,结合相关市场调查,遴选出合同供货服务商并形成能够书面材料上报主管领导审核。

4、采购物资时,符合招标条件的,按公司相关招标管理制度进行。

5、不符合招标条件的物资可采取询价采购与直接市场采购:

1)询价采购:

a)招标采购部经理指定询价人、询价采购的物资规格、数量。

b)询价人向从《供货服务商信息库》内遴选出的三家以上合格供货服务商

询价,并要求供货服务商以书面形式并盖公章确认最终报价。

c)确定符合采购要求且报价合理的供货服务商,形成书面材料报主管领导

审批,形成记录,进入采购实施阶段。

2)直接市场采购

零星物资经批准后,可遵循“适时、适价、适质、适地、适量”的原则,直接市场采购或要求供货服务商送货。

6、依照公司招投标程序确定入围供货服务商后,由招标采购部组织对入围供货商进行考察、评审。其中评审分为如后相关方面:公司基本资质;公司生产能力;运输能力;储货能力;产品服务质量;维保服务能力;投标文件中明确优惠比例的可实现能力;本土市场占有率:业绩实地考核;市场美誉度。

7、物资采购合同或订单的编制按公司相关合同管理制度执行,并应包括以下适宜的采购信息:

1)产品质量要求、严守要求,可引用标准或提供规范图样等;

2)价格、数量、交付方式等;

3)可对供方产品、程序、过程、设备与人员资格提出批准与资格鉴定的要求;

4)可对供方质量管理体系提出要求。

8、由承建方采购的甲定乙供物资在物资采购合同或订单签订前,须经监理方、招标采购部、项目部进行供方与价格、质量认可后方可签约。否则,不得投入使用与办理结算。

9、属非系统性的采购物资应确定三家以上的供货服务商;系统性较强的工程所需物资、设备可固定一、两家长期供货服务商。

五、材料设备进场验收、校验与合同执行