存货管理内控制度

存货管理内控制度

1、总则

控制目标

(1)规范存货管理行为；

(2)防范存货业务中的差错和舞弊；

(3)保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。

适用范围

(1)本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程或提供劳务过程中耗用的存货管理；

(2)存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记录和报告；

(3)公司的控股或全资子公司参照执行。

制定依据

(1)《中华人民共和国会计法》；

(2)《内部会计控制规范——基本规范(试行)》；

(3)国家其他相关法律、法规及公司相关规定。

2、岗位分工与授权批准

不相容岗位分离

(1)存货的采购、验收与付款分离；

(2)存货的保管与清查分离；

(3)存货的销售与收款分离；

(4)存货处置的申请与审批、审批与执行分离；

(5)存货业务的审批、执行与相关会计记录分离；

(6)公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。

经办和核算存货业务人员的素质要求

(1)具备良好的职业道德、业务素质；

(2)熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识；

(3)符合公司规定的岗位规范要求。

业务归口办理

(1)存货的采购由采购部负责办理，其他部门配合；

(2)存货的质量由质量部门办理验收；

(3)存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理；

(3)付款和会计记录由财务部办理；

(4)公司未经授权的机构或人员，不得办理存货业务。

部门职责

采购部

(1)受理采购申请，编制采购作业计划；

(2)采购作业；

(3)收集市场价格。

仓储部门

(1)数量验收、保管存货；

(2)按发货指令(领料单或发货单)发货；

(3)对存货的收、发、存进行记录和报告。

财务部门

(1)参与制定存货管理政策；

(2)参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作；

(3)及时对存货进行会计记录；

(4)审查采购发票，正确计算存货成本；

(5)参与存货盘点，抽查保管部门的存货实物记录。

审计部门

(1)对存货的采购合同进行审计。

授权审批

授权方式

(1)存货业务除公司有重大战略性采购或生产需经董事会审批外，由公司总经理审批；

(2)公司总经理对各级人员的存货业务授权，每年初公司以文件的方式明确。

审批权限

审批方式

(1)重大战略性采购与生产，经董事会决议后，由董事长审批；

(2)采购政策(包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等政策性事项)和月度采购计划、由总经理召开会议决定，并以文件或其他形式下达执行；

(3)存货业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。

批准和越权批准处理

(1)审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；

(2)经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务；

(3)对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。

3、存货取得、验收与入库控制

内控要求

制造存货

内控要求

委外加工

外协加工商：由公司生产部、质量部门、财务部门等共同评审协作加工商。

委外加工类别：

(1)成品委外加工：由公司提供材料或半成品，委托协作厂商制造成产成品。

(2)半成品委外加工：由公司提供材料、模具或半成品，委托协作厂商制造，其协作加工商加工后尚需公司再加工方为成品。

(3)材料委外加工：产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，须委外协作加工后方能用于产品生产。

委外加工控制程序：

内控要求

受托加工

NO

NO

YES

内控要求

接受投资和抵顶债务取得存货控制

公司接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过评估和检查，并与公司筹资合同或协议的约定相一致。

公司取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得，事先经有关部门和人员审核，总经理或授权批准人批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。

4、仓储与保管控制

仓储计划控制、公司根据销售计划、生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量。

存货接触控制。严格限制未经授权的人员，接触存货。

分类保管控制。公司对存货实行分类保管，对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货的保管、调用、转移等实行严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。

安全控制：

(1)公司按照国家有关法律、法规要求，结合存货的具体特征，建立、健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立责任追究机制；

(2)公司仓储、保管部门建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并对其进行检查。

生产现场存货控制。公司生产部门应当加强对生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理和控制，根据生产特点、工艺流程等，生产班组应对转入、转出存货的品种、数量等以及生产过程中废弃的存货进行登记。

存货保管的具体要求