采购运作流程

采购运作流程

Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

采购运作流程

一．目的

规范公司采购流程。

二．内容

包括请购、订购的申请、审核、付款程序。

三．范围

包括事务用品、固定资产、促销礼品的采购运作，不包括主营商品采购（指手机及其配件等，其采购办法另订）。

四．权责部门

商品部、行政部、财务部按此制度运作进行审核、采购及付款，其他部门按本制度的请购部分规定执行请购。

五．程序

(一)事务用品采购流程

1.事务用品指非公司所规定固定资产范围内的办公用消耗性物料、器具。

2. 运作流程

请购部门填制“事务用品请购单”，注明品名、规格、建议生产厂商及销售厂商，建议市场价格等，并经部门经理审核。

行政部审核，审核内容包括该请购物品有无库存或是否低于安全库

存，以及请购物品之必要性。同时填制采购价格、供应商等，行政部采购及部主管签字。

财务部预算会计、财务部经理签字审核。

总经理室或其授权人核准。

如采购对象为办公设备且单位价值在1000元以上，或单批采购金额在5000元以上，必须签订订购合同，合同交财务部、总经理室审核，并交财务部备案。

行政部根据请购单（订购合同）采购。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。

采购完成后行政部库管根据请购单（订购合同）验收入库。

行政部采购根据发票、验收单第二联、请购单第二联财务联请款。

财务部审核，有合同的需核对并核销合同。

财务按正常程序付款或冲账。

2. 其他规定

事务用品因事情较紧急来不及执行请购程序的，金额在五十元以下

的，可先由部门自行采购，之后补办相关手续。金额在五十元以上

的，必须先经财务部及行政部口头同意，之后补办请购手续。

文具用品一般于每月末由各部门向行政部提出申请，行政部统一汇总整合后汇编请购单。

(二)固定资产采购流程

1. 固定资产指单位价值在人民币2000元以上，且使用期限超过一年的车

辆、设备、房屋及建筑物等。

2.运作流程

请购单位填制固定资产请购单，部门经理核准。

行政部审核，并核定价格、供应商。

财务部预算会计、财务部经理审核。

总经理或其授权人核准。

行政部根据核准的固定资产请购单签订订购合同，合同需经财务部核准，并交财务部备案一份。合同金额在五万元以上的需经总经理核

准。

行政采购根据合同采购，由行政部库管、请购或使用单位会同验收入库，并填制入库单及固定资产卡片。

行政采购根据入库单、发票请款，财务部根据订购合同审核

总经理室核准。

财务部付款（冲账）。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。

2．其他

所有电脑、打印机及其周边设备的请购及验收均需经过信息资源部审核通过。

（三）促销礼品采购流程

1.促销礼品指公司为产品进行促销而购置的物品，包括渠道奖励物品及零售店奖励、海报折页等POP用品等。

2.运作流程

市场部确定促销活动方案，并经销售管理部、财务部、总经理室核

准。

促销活动方案交商品部、销售管理部、财务部备案。

市场部根据促销活动方案填制促销用品请购单。

促销用品请购单由销售管理部及财务部审核，审核完毕后财务部备案一份。

商品部根据销售管理部和财务部审核的促销用品请购单制订货合同。

订货合同交财务部、总经理审核，核准后交财务部备案一份。

商品部根据订购合同订货，库管根据订购合同验收货物。

商品部根据验收入库单、发票等填制费用申请单请款。入库单上必须注明合同号。

财务部根据备案合同、入库单等审核。

总经理或其授权人核准

财务部按有关规定付款。如需要预付款的，根据合同填制“预付款申请单”，经财务部、总经理或其授权人核准。

3.其他

海报、折页POP用品由市场部代行采购职能，各项流程同上。

六．相关表单

1.事务用品请购单：一式三联，请购单位、财务部、采购单位各一联。财务

联于报销时随报销单一同附上。

2.固定资产请购单：一式两联，财务部、采购单位各一联。财务联报销时随

报销单一同附上。

3.预付款申请单：一式一联，付款原始凭证。

4.费用申请单：一式一联，付款原始凭证。

5.订购合同：一式三联，采购单位一联，财务部一联，供应商一联。订购合

同签订后即转财务部存档。