2020年公立医院精细化的合同管理方案

公立医院精细化的合同管理方案

摘要：合同是公立医院对外经济活动和内部管理行为的重要载体，合

同管理是公立医院内部控制体系的关键环节，关系到公立医院职能的

发挥、风险的管控和国有资产的安全。因此，合同管理是公立医院管

理和内控体系的重要组成部分，包括合同从预算、采购、拟定、审核、签订、履行、监督、终止等环节的全过程、全方位管理。在提出传统

合同管理存在的问题的基础上，介绍精细化合同管理模式及其成效。

根据2014年1月1日起实施的财政部《行政事业单位内部控制规范

（试行）》规定，内控体系的目标是：“合理保证单位经济活动合法

合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预

防腐败，提高公共服务的效率和效果。”公立医院合同管理作为内控

体系的重要内容，其目标与内控体系的整体目标是一致的，将合同管

理作为重要抓手，完善医院内部控制体系，驱动管理体制变革，建立

规范化管理格局，使医院具备强大的生命力[1]。

一、公立医院传统合同管理存在的问题

1.缺乏归口管理。公立医院各部门根据需要组织采购和签订合同，没

有归口管理部门会导致合同分布零散、编号不统一、登记不全面、无

专人负责等混乱现象，使合同管理工作缺乏统一的指导，医院不能及

时发现其中的风险和问题，一旦出现纠纷容易陷入被动。

2.采购行为不规范。公立医院采购方式有公开招标、邀请招标、谈判

采购、询价等，要根据采购的种类、金额、资金属性等因素确定。有

些部门未经严格的采购程序便确认了合作方，甚至当合作事项正在进

行或已完成后才开始着手合同事宜，严重违反了相关采购规定，而且

由于缺乏合同条款的约束，部门对合作事项的把控力度不强，难以全

面实现工作目标、维护医院利益。

3.财务预算、付款等功能难以实现。预算管理是医院财务管理的重要

手段，付款功能是财务执行出纳和监督职能的关键环节，医院财务部

门如未充分参与合同管理工作，会导致全面预算管理落实乏力、经营

情况难以监控、资金使用缺乏计划。

4.院内审核流程长。虽然多数医院有内部合同审核流程，但涉及的管

理部门较多，从采购到最终签订合同，经办人员需要将合同资料分别

送达多个管理部门审核签字，大量的时间消耗在审核环节。

5.无制式合同。在没有符合医院特点的制式合同文本可供参考的情况下，科室在采购和合同谈判过程中容易被对方单位的思路影响，甚至

直接使用对方单位的合同模板，导致合同条款不能有效维护医院权益。

6.缺乏法律专业支持。医院合同种类多样，要在国家法律法规和政府政策规定的框架下签订执行，需要专业性强、知识面广的法务人员对合同条款进行全面把关、及时解决相关纠纷。

二、公立医院精细化合同管理模式的建立

1.组织结构。

（1）三级管理、内外联动。一是完善法人治理结构，理事会负责决策医院重大事项，医院领导分管各职能管理部门，医院管理研究室为合同的归口管理部门。二是聘请知名医疗行业律师事务所高管作为理事会外部理事，参与医院的重大管理决策。合同归口管理部门聘请律师团队担任常年法律顾问，从事具体的法务工作。这样，医院内部明确了职责，外部可以获得多层次、团队式的法律服务，从源头上规避了法律风险，可以及时评估风险并制定应对预案，使防控和解决风险成为医院的常规工作。

（2）各部门分工明确、专岗专责。在医院领导总负责下，形成了医院管理研究室为合同管理中心，纪检、审计处和财务处为监督机构，其他职能管理部门负责各自职责范围内合同事项的权责架构。医院管理

研究室设合同管理专员，对接各部门和律师；合同主管部门及会审部

门设合同经办人或审核专员，实行“经办人—主任”二级审核制。这样，将责任落实到专部专岗，有利于各部门有效配合、相互牵制，提

高相关人员工作责任心。

2.制度建设。

（1）医院内部规章制度。根据国家法律和厦门市相关规定，出台了医

院《采购管理办法》《经济合同管理办法》和相关解释文件，并适时

修订。《采购管理办法》详细规定了采购流程、预算管理、采购方式

的选用、标准采购程序、监督检查等相关事项；《经济合同管理办法》明确规定了合同的订立、履行、变更、补充、解除、法律责任等事项；解释文件对采购和合同经办涉及的具体名词、程序和工作方法等内容

进行详细的解读和政策提示。

（2）常年法律顾问服务协议。通过招标的方式聘请常年法律顾问，双

方签订《常年法律顾问服务协议》，约定常年法律顾问对医院提供合

同和规章审改、出具律师意见、参与项目会议和商务谈判、纠纷及诉

讼处理、出具律师函、员工法律培训等服务。

3.合同审核流程。

建立“对外经济合同审批流程”，将合同发起、会审、流转、审批、修改报批、签订、执行等环节纳入流程管理，尤其对风险分值最高的“合同审核”环节进行重点把控。

（1）医院管理研究室作为合同归口管理部门，负责四个重要节点的审核：采购程序符合规定、会审部门按制度审核、律师按约定审改、合同主管部门按会审意见执行。通过关键节点的把控，确保了审批流程满足医院的要求，实现合同管理的目标，即提高合同质量、把控医院风险、促进医院发展、维护国有资产安全和提高管理水平。

（2）财务处、审计处和其他相关职能部门（如有必要）承担了院内会审合同的重要职责，保证了审核的专业性、合理性，使具体的合同条款符合医院实际发展需要。

（3）将合同审核与签订流程合并，缩短流程线路，减少合同签订前的不必要环节，提高了管理效率。

（4）审计处、纪检监察办公室全面监督采购、合同审核和签订流程，并根据需要组织专题审计，保障合同管理工作满足合规性的要求。