办公室日常事务管理实训
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出现紧急事故时秘书该怎么办?
案例(可以根据本公司的情况设计情境) 于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的
高科技公司,公司正准备明年在香港上市。星期一 早晨一上班,就收到一份传真。传真是青海一家医 院发来的,说是本公司生产的麻醉机出现质量问题, 造成严重的医疗事故,病人家属情绪很大,不仅提 出巨额赔偿要求,而且准备向新闻界投诉,因此, 院方要求公司尽快派人过去处理。于雪该采取哪些 措施?
钟苗继续在桌子上找东西:“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿吧。”小方瞥 了她一眼,转Biblioteka Baidu走了。
情景二 (周五下午五点)钟苗在打字 经理兆良走进来。“钟苗,是不是该走了?约王经理几点到?”钟苗 看表,“跟他约的6点,还有一个小时,来得及吧。”兆良:“周末容易 堵车,还是早点走吧!” 钟苗:“稍等等。”说着从抽屉里拿出一条丝巾,提起包:“我去补 补妆,两分钟就好。”
办公室日常事务管理内容
办公室日常事务内容 办公室环境的维护和管理 办公室电话工作 邮件信函的处理 办公用品的管理和发放 值班工作 挡驾工作 突发事件处理
P66 任务2 任务8 任务9
P69页1
任务8
场景7中,作为公司秘书,由你负责公司办 公用品和办公设备的采购、登记入库和领用 发放,请你提出一份详尽的年度采购方案, 并设计配套的办公用品采购申请表、入库登 记表、领用表、库存记录表等。
情景三 饭店前,王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班:“宏远公司订的
房间。”领班:“请跟我来。”领他们来到一个包间门口。 推开门。王经理和马秘书面面相觑,王经理:“怎么没人?几点了?”
马秘书:“6点过5分。他们还没到?咱们进去等吧。”王经理:“别, 咱们到外面等。”两人走出饭店大门。
钟苗与经理兆良匆匆赶来,边走边看表。 稍远处,马秘书看见他们,想迎上前去,被王经理拉住:“等会儿再 进去。”过了几分钟,两人走进饭店。
工作情景描述(指出不妥之处)
情景一
钟苗正在打电话,她把电话夹在肩膀与脖子之间,用手在一堆文件里翻:“王经理您好! 非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助,我们经理想跟您谈谈今后继续合作的 事,您看什么时候方便,咱们一起吃个饭?”
王经理:“对不起,你是哪位?我听不出来。” “啊?我是谁?我是宏远公司的钟苗呀。”
任务9 如果你将接到来自如下不同角色的 电话:打错电话的陌生人、曾实习单位的同 事、学院学工办主任、应聘单位人力资源部 主管,自行设计对话场景,演练拨打、接听、 转接电话的过程,展示电话礼仪。
拓展任务:
每个办公室根据本部门工作实际,设置2个 秘书工作场景,两人或多人一组,运用挡驾 艺术,演练挡驾工作过程。
实训项目四 办公室日常事务管理
实训目标
※ 了解办公室环境管理和维护的有关要求 ※ 熟知办公用品购置、发放登记和管理等的流程与要求 ※ 掌握见面问候、握手、接递名片、介绍、接打电话等日
常礼仪 ※ 掌握挡驾工作技巧 ※ 学会处理突发、应急事件
实训准备
查找一份办公用品清单 收集一套办公用品采购、领用的表格 收集一些形式各样的名片 查阅有关处理突发事件的案例
钟苗:“别急,我有办法。”马上打电话:“喂!张民吗?我是宏远公司的钟苗。你能马 上给我们送两箱A4的纸吗?急等着用!好,那就谢谢了。”放下电话,对小方:“半个小时 内送到,还来得及吧?”小方:“那就太好了!不过我也别白跑一趟,你给我一瓶胶水、两 支签字笔,上次发的快用完了。”
钟苗:“好。”打开柜子拿文具,递给小方:“给你。过一会儿再来领纸吧。”小方接过 文具:“好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”
此时一位女同事走进来,站在钟苗的办公桌,钟看了她一眼,毫无反应,继续打电话: “这个周五晚上您方便吗?我们经理在迎宾楼请您。……那好,就这么说定了!周五晚上 见。”
钟苗放下电话后,对同事说:“有事吗,小方?”小方:“我想领A4的打印纸。印着一 半材料没纸了。”
钟苗:“你等等。”转身走到柜子旁边打开柜门看:“呀,糟糕!A4的没有了。前天打 印了好多订货单,用光了。”小方:“那怎么办?我的材料要在下午的会上用,一人一份。”