采购与销售合同管理的流程

采购与销售合同管理的流程

第一采购

1.1采购的定义是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业

资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

1.2 采购流程

1.2.1采购前，技术部或生产部会填写一张采购申请表，该申请表需要副总审批

签字和总经理批准签字后才可以实施采购。在收到申请表时要注意采购单上是否注明采购件是用在哪个工程项目上的，品名、规格、数量、技术要求等是否详细，否则要求采购申请人填写清楚。

1.2.2收到采购单后需要做好电子版的登记，登记时对其进行编号。编号方法以

“CG08001”的样式，依次编下去。

1.2.3再次确定采购件的详细资料，包括品名、规格型号、材质、产地、数量以

及技术要求，避免采购后的不适用或错误。

1.2.4根据采购件的要求寻找合格的供应商。

1.2.5和供应商联系并以采购件的技术要求和对方进行沟通和确定最初的报价。

1.2.6对报价的供应商进行比较，通过供应商在该行业里的业绩、口碑以及货物

的质保、售后、价格、付款方式等全方位的进行考核，从而选择出最合适自己的供应商。

1.2.7确定供应商后要对其资料进行电脑登记，方便日后联系。

1.2.8对供应商的报价进行“砍价”，可以采取用同行的报价压对方的价格。如果以

前采购过的，需要参考原价格。

1.2.9根据采购件金额的大小、重要性确定是否要签购销合同。例如，采购一些

车间耗材、办公用品就不需要签订合同，可以凭采购单直接采购。采购球阀、流量计等涉及到需要质量保证和售后的问题，就必须和对方签订购销合同，从而对其进行必要的约束。

1.2.10对于重要的采购件，合同的起草权一定是我方。而一些很小的采购件根据

实际情况而定，也可以由对方起草，这样可以节省时间做别的工作。

1.2.11起草购销合同，应注意以下几点：

第一采购合同签订的地点一定是我方公司所在地；

第二对供应商提供的货物质量进行约束；

第三对交货期进行约束，延期交货应承担的违约责任；

第四对供应商提供的货物售后三包进行约束；

第五合同货款结算方式应本着货到付款的基本原则去签订，在无法满足基本原则时应尽可能的靠近。例如：预付30%（预付款金额尽可能

的小），余款70%货到后再支付等；

第六合同中的“预付款”不可以更改，因为合同法中规定预付款是可以退还的；

第七合同要是通过传真机确认，就需要在合同后注明“本合同传真件有效”。

1.2.12合同起草完经仔细核对后，填写一张《行政公章盖章审批表》同合同一并

交到副总处审核，副总审核通过后在《行政公章盖章审批表》签字，再将《行政公章盖章审批表》同合同一并交到总经理处批准签字。签完字的《行政公章盖章审批表》储存在相关的文件夹内保存。

1.2.13完成以上手续后，在购销合同上签字盖章，传给供应商。要求供应商在最

短的时间里在合同上签字盖章，最终合同生效。

1.2.14生效后的合同，复印一份同采购单一块交给仓库管理人员。仓管在收到合

同和采购单后会对采购件进行ERP软件编码，如果以前编过的，则可省略编码工作，同一规格型号的货物只能有一个编码。

1.2.15合同原件储存在采购合同文件夹内，依次放好。

1.2.16 ERP软件编码后需要将采购件按照采购编码输入到EPR采购订单系统里

去，这样货物到后仓库才可以办理ERP入库手续。

1.2.17合同在执行过程中经常和供应商联系，了解采购件的进展情况，确保交货

期。在这期间与供应商之间往来的纸文件要进行储存，附在采购合同后面；

1.2.18支付货款时尽可能避免现金交易，通过公司对公司的方式进行银行电汇。

支付付款时，填写一张《支票领用单》上面注明支付的采购合同编号、项

目指令号、采购件的品名（概括）、支付金额交副总审核签字，审核后交总经理批准签字，批准后交财务负责人确认签字后，复印件储存在合同后

面，原件交给财务出纳进行电汇。

1.2.19财务汇款后的银行汇款凭证复印传储存在合同后面，传真一份给供应商并

电话通知对方款已汇出，没发货的要求对方发货。

1.2.20付款后做好电子版的登记工作，每个月的月底汇总成一张报表并做好下个

月采购资金预计表，一块交给副总。

1.2.21运输公司在将货物送到公司要求签收时，将发来的货物打开查看数量是否

和运输单上一致，另外查看货物是否有在运输途中被损坏的情况。如果

有，那就不能在收货单上签字，及时和供应商联系。

1.2.22货物签收后在电脑里做好登记几月几日收到多少货物。收到货物后及时的

办理入库手续，仓库要及时的报检，如果发现质量问题及时和供应商联

系，是返工还是退货处理。

1.2.23收到货物后要求对方将发票尽快开来。收到发票后，先在电脑里登记好发

票编号，在记账联后面签字“已登记”。交仓管办理发票入库手续，手续办

完后，仓管会将发票和发票入库单一块交给你。其中采购联按照月份保

存好，财务联和发票交到总经理处确认签字，签字后交财务总监签字，

最后在发票转交登记本上登记几月几日将某某供应商的发票转交给了谁，要求接受人签字。

1.2.24采购时要注意，有些采购件本身就是要轻工公司采购的，但由于采购力量

的不足或是别的什么原因，可以让兴源物流部的个人帮助采购，单发票开

具轻工公司的，由轻工公司付款。有些采购件本身就是兴源采购的，轻工

公司可以代为采购，但发票开具兴源，由兴源付款。也可以填写一张兴源

公司的采购单交给生产部的厂长，由他安排。

第二销售合同

2.1 轻工公司的销售模式：客户向公司订购设备，公司在对外采购零部件进行

组装，其中最特殊、最大的供应商就是兴源。

2.2 公司签订的大金额合同，原件交给总经理保管。销售合同文件夹内只保

留去掉金额的原合同复印件。

2.3 合同签订后要安排生产指令号并在合同上注明，同时也要做好电子版的登

记工作。

2.4 指令号的编法：整机是PZ0805004，其中08代表年，05代表月份，004

代表今年签订的第几个销售合同；整机样是PZ0805004样；配件是