合同使用指引

概述合同必须采取书面形式并经管理人员签署，公司员工不得代表公司与任何协议方达成某项口头协议。营运部门日常工作中会使用到很多合同，为保证这些合同的正确使用，

避免给公司带来不必要的法律风险和后果，所有合同的使用均需慎重。为此，公司制

订了合同使用的相关指引。该指引适用于沃尔玛中国的各关联公司及各关联公司的分

支机构。

总则使用标准合同范本及对标准合同商业条款（注释见下）的修改无需法律部审核。其余合同文本及其附件的制定、修改都需提交总部法律部审核后方可签署。

合同的分类●第一类：标准合同

预先批准的打印格式或公司Pipeline网站上的提供的合同为标准合同，如购货合同、

劳动合同、餐饮服务合同、垃圾清运合同、大单购物合同等。

●第二类：非标准合同

除预先批准的打印格式或公司Pipeline网站提供的标准合同以外的，由营运部门或法

律部另外制定的合同以及供应商提供的合同文本为非标准合同。

标准合同的使用和审批公司在经营过程中各相关部门常常在一些相同的事务上用到一些格式、条款相同或类似的合同。为此，公司法律部提供了这类合同的标准范本供各相关部门使用。这些标准合同范本的使用须符合以下规定：

●合同范本：

根据营运的需要选择相应的标准合同范本，在空白处填写具体内容。

1.即将开业的新店, 根据商店的实际需要选择相应的标准合同范本。

2.已开业的店,在已签订合同到期前确定续签事宜（或与原供应商合作或另找供

应商合作），选择相应的标准合同范本。

3.若提前终止合同，则需按照合同约定提前书面通知对方提前终止本合同。

●填写要求：

1.根据相关公司或分支机构的营业执照和/或Pipeline中的《商场信息》，准确

填写相关公司或分支机构名称全称。

2.按照合同对方提供的营业执照（或身份证件）复印件上的内容准确填写合同

对方的名称全称。

●签约程序：

1.商场至少提前8周与供应商谈判及回顾需要签约的合同。

1)审核：

a)协议他方的营业执照及相关资质证明文件（如卫生许可证等）

b)签字人的授权委托书

c)审核保单(合同中有保险条款的)

d)身份证原件(协议他方为个人的)

2)附件：

a)授权委托书原件

b)保险证明原件(合同中有保险条款的)

c)加盖协议他方公章的营业执照复印件

d)协议他方提供的与合同履行相关联的其它证明文件复印件

e)身份证复印件（协议他方为个人的）

2.对满足TPI要求的供应商，商场还需完成相关的反腐败流程，只有得到反腐

败合规部的批准后，才能聘用该供应商。反腐败合规部需要在10个工作日之内完成审批工作。详见：MOG242第三方中介供应商的确定、筛选及聘请程序。

3.审核通过后，合同提交总部共享中心合同服务（SWAT）团队（现阶段业务归

属）审核。总部共享中心合同服务（SWAT）团队在参照同类行业平均水平及整体费用状况后于3个工作日内给到商场专业意见。

4.待复核通过后，协议他方的授权代表在合同文本上签字并加盖公司公章。如

果对方收款人与公章上的公司名称不一致，则一定要对方提供委托收款证明并经财务部同意。

5.所有新签或续签的合同要求在合同生效前7周内完成上述总部共享中心合

同服务（SWAT）团队审核及供应商签字盖章事宜。

6.所有合同和付款都必须得到特定管理层的授权，并且须遵守审批权限表的规

定。审批权限表的规定可在Pipeline/政策与程序/财务部查看。

7.总经理在合同生效前7周的周一统一提交给DM审批，DM需要在2个工作

日审批完毕。

8.DM于周二下班前统一汇总区域内所有需审批的合同给到SDO/DO进一步

审批，SDO/DO 需要在3个工作日即当周周五前审批完毕。

9.总金额在50000元以上的合同，SDO/DO需于当周周五下班前统一汇总区域

内所有需审批合同给到VP进一步审批，VP需在5个工作日内审批完毕，即次周周五下班前予以批复。

10.对满足TPI要求的供应商，商场在eFlow提交合同审批时，还需提供如下附

件：

1)《反腐败合规条款》

2)《第三方中介问卷》

3)《申请许可表》

备注：详见MOG242第三方中介供应商的确定、筛选及聘请程序。标准附件文本可在Pipeline沃尔玛中国/法律部/反腐败合规/表格页面中查找。11.需要区域及以上管理层审批的合同，必须在相应管理层审批后，再由我方经

办人及商店总经理2人在合同文本上签字，加盖公章，并注明签订日期。

12.待相关管理层审批通过后，商场需在1周内完成合同签署事宜，并将合同内

容（包括费用合同和收入合同）都录入到在线合同费用管理系统中。13.合同加盖公章时，由盖章人对合同的签字审批手续进行监督，凡非范本合同

未经法律部审查，或者没有商场总经理签字的等不符合合同使用政策的情形，一律退回。

签约程序如图：

●存档：

1.商店总经理指定专人保管已签字盖章的合同正本及附件。

2.对于满足TPI要求的供应商，还需在合同后附“反腐败合规条款”及《第三

方中介问卷》、《申请许可表》的复印件。

3.反腐败相关附件保管期限至合同失效后5年，合同正本及其他相关附件保管

期限至合同失效后2年。

4.保管人员应及时登记《合同签订登记表》（参见表格T-MOG235-1）。

●标准合同范本的修改：

1.合同中关于商品或服务的数量、质量、规格、品牌、型号、价格、技术数据、

设计、操作方法等的商业性条款可自行调整和删除，无须法律部审核，可直

接与供应商签订。

2.对合同中如下法律性条款的修改和/或删除须提交法律部审核，在发送修改的

标准合同时，应将修改的内容用不同颜色字体标出，以节省法律部审核时间。

1)法律责任条款；

2)付款条件和条款；

3)法律管辖及争议解决方式条款。

3.沃尔玛中国的下列政策的条款未经法律部审核不得修改、删除：

1)合同的有效期限为一（1）年，不得超过两（2）年（包括续签期限）；

2)雇员政策；

3)礼品和馈赠政策；

4)沃尔玛中国公布的其它政策。

●标准合同范本的使用：

标准合同范本均经过公司法律部认可，各相关部门可按以上规定使用，各标准合同文本可在Pipeline中国总部/法律部/合同范本页面查看。

非标准合同的使用和审批

执行合同条款营运部门如需签署的合同没有标准合同或供应商坚持使用他们的合同时，这些非标准合同的使用和审批应符合以下规定：

●营运部门可根据合同的内容和条件自行起草合同草稿，也可使用供应商提供的合

同。

●以上合同需通过电子邮件发送至法律部审核，营运部门同时须将合同草稿抄送至

本部门上级管理层，法律部将在合同送达后的7个工作日内作出回复。

●营运部门如需对法律部已审核的合同进行修改，则需再次将合同发送至法律部，

法律部需要同样的7个工作日对合同进行再次审核。

●得到法律部的最终确认后再提交给总部共享中心合同服务（SWAT）团队复核。

●后续流程与标准合同范本合同签约流程一致。

商店总经理需要执行每份有效合同规定的条款，包括及时付款给供应商、及时从供应商处收取款项。