xx公司合同管理办法

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XX限公司合同管理办法

第一章总则

第一条为了加强对XX建设有限公司（以下简称“公司”）合同管理工作，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同法律风险，依法维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规的规定，参照XX集团有限公司（以下简称“集团公司”）合同管理办法，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及公司各个部门。

第三条本办法所称合同是指公司与其他平等主体（包括法人、其它经济组织和自然人）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

劳动合同等有关身份关系的协议不适用本办法。

第四条公司合同管理应当遵循归口和分级管理，分工负责和相互配合，事前防范、事中控制、事后补救，保护公司商业秘密，依法维护公司合法权益的原则。

第五条参与合同谈判、审核、签订、履行和档案管理等环节的机构和人员，对在工作中知悉的公司商业秘密负有保密义务，严禁以任何形式泄露公司商业秘密。

第六条公司原则上不得为非关联企业提供担保，不得为其签订担保合同。

对于关联企业确需提供担保的，应当由合同业务承办部门提出意见或建议，经专、兼职法务工作人员审核并履行公司内部决策程序批准后，方可签订担保合同。

第七条根据招投标法相关规定，须通过招投标方式签订合同的，应当按规定通过招投标方式签订合同。

第二章组织机构及合同档案工作

第八条经营部是公司合同管理的职能部门，对公司合同实行统一归口管理，对合同的合法有效性负责。其在合同管理中的主要职责为：

（一）宣传贯彻、执行合同管理的法律、法规；

（二）建立健全公司合同管理规章、制度；

（三）编制和修改公司合同档案管理制度；

（四）起草、编制及审批合同；

（五）负责公司合同的汇总、统计和分析工作；

（六）负责监督公司合同履行情况；

（七）负责对工程项目、基建工程合同金额500万元以上（含500万元），维简、技术改造、安措工程合同金额100万元以上（含100万元），工程中物资合同金额300万元以上（含300万元），

工程中咨询合同金额100万元以上（含100万元）的工程项目合同按有关规定进行会审；

（八）编制和修改公司工程项目的合同，采用招标方式确定的，签订合同时应严格以招标文件为基础签订施工合同；

（九）审核、监督检查公司已签订合同的履行、变更、解除、终止等情况，对合同实行动态跟踪管理；

（十）负责合同和档案的归档工作；

（十一）其他应由经营部履行的职责。

第九条合同业务承办部门具体负责合同谈判、签订、履行、变更和终止等工作。其在合同管理中的主要职责为：

（一）根据公司生产经营管理需要，编制合同签订计划，按本办法和公司相关规定谈判、签订、履行、变更和终止合同，做好合同归档工作；

（二）做好合同签订前的准备工作，对合同相对方的资信状况、履约能力进行调查和审核；

（三）牵头组织合同的谈判、拟订，对起草的合同按本办法的规定，提请有关部门进行审核会签；

（四）对合同相对方在谈判、签订、履行、变更和终止合同等环节中提供的相关材料的真实性、准确性、完整性进行审查，确保所提供的资料真实有效；

（五）对本部门谈判、签订、履行、变更和终止合同等事务进行动态跟踪管理，发现问题应及时解决或采取相应的应急措施,并将有关情况立即向法律事务处和有关部门报告；

（六）协助专、兼职法务工作人员处理合同纠纷；

（七）管理、考核本部门合同承办人员；

（八）建立健全本部门合同签订、履行、变更及终止等台账；

（九）负责合同签订、履行、变更、终止等合同事务过程中所形成的有关资料和文件的整理和归档工作；

（十）其他应由合同承办部门履行的职责。

第十条财务部对合同中结算条款约定是否符合公司相关规定

和要求、资金收支安排和结算方式是否可行以及合同中有关税费与结算条款是否存在风险进行审查。

第十一条党政办公室负责公司的采购合同及行政类合同的编

制及监督管理工作。

第十二条开发运营部负责公司的营销合同的编制及监督管理

工作。

第十三条纪检委员对合同管理过程中各部门的勤政、廉政和正确履职情况进行监督检查。

第三章合同签订前期工作和谈判

第十四条除招标项目外，合同谈判应进行合同主体资格审查，具体审查内容及要求如下：

（一）核查内容

1.合同对方持有本年度经年检、有效的营业执照，营业执照登

记内容与实际情况相符；拟签订合同交易内容符合营业执照核定的经营范围；拟签订合同交易内容涉及经营许可或专门资质的，还应当持有相应的经营许可或资质证书。

2.合同对方具体经办人员持有有效身份证件；经办人员为合同

相对方法定代表人或负责人的，应持有法定代表人或负责人身份证明书；经办人员非合同相对方法定代表人或负责人的，还应持有授权委托书，授权委托书委托内容应当明确且与拟签订合同事项一致。

3.合同对方应当具备履行合同的能力，对于初次与公司进行交

易或公司不能充分了解对方资信状况的，应当要求对方提供其最近一期审计报告，或要求对方提供银行开具的资信证明，必要时需查询对方工商登记信息。

4.调查对方是否被列入失信人名单。

对于不具备主体资格、履约能力和被列入失信人名单的单位或个人，公司不得与其签订合同。

5.公司经营部认为需核查的其他事项。

（二）核查要求

1.公司经营部应当对合同相对方提供的相关资料复印件与原件进行仔细核对，要求合同相对方在其提供的复印件加盖其公章或合同专用章，并注明该复印件与原件一致；对合同相对方经办人员身份证件进行核对，确保人、证相符，并将相关资料作为合同附件留档备查。

2.重大合同签署前，公司须对合同相对方进行实地调查，确保调查信息真实、准确、完整。

第十五条公司应按以下要求进行谈判

（一）谈判前，由公司该工程分管领导决定参加谈判的人员，并确定谈判的指导思想及原则。

（二）参加谈判的人员不得少于三人，如需要财务、评估、技术、法律、工程等专业人员参与谈判，合同估算金额≥100万元必须有法务工作人员参与谈判。

合同估算金额≤100万元，经营部将拟参加谈判的人员、谈判负责人及谈判主要事项报公司分管领导审批同意后组织合同谈判。

合同估算金额100万元≤500万元，经营部将拟参加谈判的人员、谈判负责人及谈判主要事项经公司分管领导审核无异议报副总经理审批后组织合同谈判。