文档管理员岗位说明书

其它：
工作环境
一般工作环境
使用工具/设备
一般办公自动化设备
工作时间特征
正常工作时间
专业胜任能力
能力
水平
定义
行业知识
1）掌握文档管理知识；2）了解现代企业行政管理模式了解国家、地区及企业关于法务管理、工商管理、档案管理、信息化管理等法律法规和相关规定；
业务知识
1）写作知识；2）企业相关法规；4）公共关系。
实施能力
1）规划拟定能力；2）建立有效沟通渠道的能力；3）计划性和实施执行的能力；4）优秀的外联与公关能力；5）突发事件的解决能力；6）较强的时间管理能力
通用胜任能力
学习与创新
为了完成本职工作，主动了解自己工作领域内的专业知识、工具和工作流程；并主动向同事请教
有效沟通
清晰地进行沟通；用清晰，明确的方式，直截了当地陈述或写出自己的观点（例如：选择合适的用词，语法和标点等）；在做出反应之前，努力理解他人的观点
主动了解发文批复进程，及时催办
职
责
三
职责表述：公司信件、报刊、杂志的收发
工作任务
负责报刊订阅工作，把各部室订阅种类和数量送到日月潭酒店负责发放部门
签收公司信件或报纸杂志
负责联系邮政公司，邮寄公司的信件及快递，保存信件、快递的原始记录
负责核对快件明细、报销邮递费用
职
责
四
职责表述：负责公司印鉴、介绍信的保管和授权使用
团队影响力
作为团队领导，明确自身与其他成员的工作职责；并定期与团队成员进行沟通，使他们了解有关信息，正确做出决策，有效地完成工作。
主要考核指标：1）文档管理的准确性和及时性；2）文件收发的准确性和及时性；3）日常管理工作到位无重大差错等。
备注
撰写人：
审核人：
审批人：
组织编写：
编制日期： 年 月 日
职
责
二
职责表述：负责公文收发、传阅、送审、催办工作和公司资料对外报送工作
工作任务
接收内部、外部单位的来文、来函，同时登记、打印“文件阅办单”，并及时呈送办公室主任、总经理阅批，然后转入相关部门进行办理
将各部门对内对外发送的文件进行文字、版式调整，经审批后登记并制定发文号，相关领导会签后盖章，将文件发出，同时留存一份备查
文档管理员岗位说明书
岗位名称
文档管理
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1
所在单位
豫园商城总部
所辖人数
直接上级
办公室主任
直接下级
本职概述：负责公文收发传阅、公司印鉴票证管理、档案管理、书刊订阅、打字复印等工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责公司文件、合同、资料、档案的保管和定期归档工作
负责接收公司所有档案，包括各种文书、图纸、合同、人事档案、党、工、群、团档案等，并填写归档文件清单，移交双方签字
工作任务
根据公司需要，经领导同意，到大连市公安局指定地点刻印
按照公司印鉴管理规定，员工填写完整的“公章审批单”，经办人、部门负责人、办公室主任、分管领导签字同意后方可用印
按照公司管理规定，员工填写完整的“申请单”，经办人、部门负责人及办公室主任、分管领导签字同意后方可用印开具介绍信及相关证明
负责公章审批单、员工申请单的留存保管及登记工作
职
责
五
职责表述：负责打字复印报销审核、组织公司人员献血等工作
职
责
六
职责表述： 完成领导交办的其他任务
工作权限：
权限一：对公司各类信函、报刊的签收权
权限二：对各部门档案的收集权
权限三：对各部门及下属公司档案管理的监督指导权
权限四：对各部室使用复印机有监督权
工作协作关系：
内部协调关系
总部各部室及各分子公司办公室
对接收的档案依日期、种类、部门等进行分类，并确定档案秘级及保管期限
编制检索工具Leabharlann Baidu
执行档案借阅管理制度，履行借阅手续，跟催到期应归还的档案资料
对公司到期应销毁的档案及时提出销毁计划
负责指导职能部门及各分子公司的档案工作，协助完善提高档案管理水平，定期对下属公司应销毁档案进行监销
组织公司电子档案的录入及保管工作
外部协调关系
大股东、大连铁道公司相关职能部门
任职资格：
教育水平
大专及以上学历
专业
档案管理、文秘等相关专业
经验
1年以上岗位工作经验
知识与技能
掌握档案管理、文秘等相关知识，具备基本计算机应用知识和熟练的文字录入技能
能力
具有很强的专业档案管理能力、人际能力、沟通协调能力和写作能力较强的服务能力、社交及应变能力、沟通协调能力