部门职能梳理方法和流程课件.ppt

计划/规则
组织/实施
履行该职能 ?需要组织哪些工作？ ?需要承担哪些工作
履行该职能 ?需要做哪些指导？ ?需要实施怎样的监控
指导/监控
管理 功能
协调/配合
履行该职能 ?需要进行哪些协调工作？ ?需要如何配合开展工作？
部门职能梳理示例 —— 三级职能
一级 职能
二级 职能
人力资源 规划
岗位管理
计划/规则
职责梳理标准和目的
职能梳理的标准
经过部门职能梳理，部门工作的 职能是清楚的，在一系列的清晰 、明确和标准面前，复杂的工作 被转化成简单的行为
职能梳理的目的
?使各项职能具体化，使之能够执 行和落实； ?发现职能交叉、职能缺失和职能 错位现象 ?为后续的其他组织设计工作提供 前提条件。
部门职能梳理的基本要求
部门职能分解模板
一级职能
二级职能
通常只 用名词 短语来 概括来 表达本 部门的 主要业 务和管 理职能
二级职能描述的 主要是从一级职 能之下分解的若 干项子职能,这些 职能严格讲都是 比较宏观的,是某 一方面的工作,它 不具体,也很难直 接操作
三级职能
分解二级职能具体业务活动， 三级职能都是一些具体的作业
? 上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定
? 管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督
? 专家行为 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价
? 下级行为 检查、核对、收集、获得、提交、制作
示例：部门职能梳理－生产部（梳理过程）
示例：部门职能梳理－生产部（梳理后）
部门职能梳理问题汇总表
绩效管理
培训管理
员工职业 发展 员工关系
人事管理
部门职能撰写要点
一级职能编写要求： ? 用名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。
二级职能编写要求： ? 用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。
三级职能编写要求： ? 用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 ? 格式：动词+事项 ? 避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见《规范动词表》。 ? 描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。
典型错误示例：
? ?
部门职能描述的典型错误 --动词使用不当
典型错误示例：
典型错误示例：
缺少行为动词
?
编写工作职责要使 用规范化的动词，避 免采用模糊化动词如 “负责”、“处理”、 等，以明确权责，避 免歧义
?
规范动词表
部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：
? 针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见
管理功能
部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解
一级职能
部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职 能，部门承担的主要业务和管理职能
二级职能
从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块） ,这些 职能严格讲都是比较宏观的 ,是某一方面的工作
三级职能
从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具 体的作业项目 ,是可以操作
部门职能描述的典型错误—职能描述不够明细
典型错误示例 ：某公司销售部部门职能
1）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；
修改示意
? 职责描述过于笼统
?
部门职能描述的典型错误—部门职能与工作要求混淆
典型错误示例：
部门职能、业务活动与工 作要求混淆
?
部门职能描述的典型错误— 使用程度副词
典型错误示例：
应该由甲部门负责的职能现在由乙部 门负责
流程或权限设计问题导致职责遗漏或 者职责虚位，如甲部门名存实亡，对 乙部门失去控制
部门职能梳理方法论——按两个维度进行职能梳理
职能分解
纵向上 将部门 职能分 解为彼 此相对 独立的 职能模 块
职能模块一 职能模块二 职能模块三 职能模块…
部门职能梳理工具
示意
部门职能梳理的前提和定义
前提 本次部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主， 并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）
定义 部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复 杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立 的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化
三级职能
组织/实施
协调/配合
指导/监控
招聘管理
人力
资源 管理薪酬管理来自?制定与完善 公司薪酬福利 制度 ?编制公司年 度薪资总额计 划
?编制员工薪资、津贴表 ?配合有关外部
?计算与发放公司本部员工 管理部门提供
的薪酬
员工薪酬数据
?办理员工的法定福利
?办理新进员工、考核结果、
人事异动后的薪资调整
?监督、指导下属控股公司 薪酬福利的计算与发放工 作 ?根据薪资计划，控制各部 门人员编制和薪资总额
项目,是可以操作的业务项
部门职能梳理（示例） 一、二级职能
一级职能
二级职能
人力资源规划
岗位管理
人力 资源 管理
招聘管理 薪酬管理 绩效管理
培训管理
员工职业发展
员工关系
人事管理
三级职能
部门职能梳理的维度之二
横向上将每一块二级职能按照管理功能进行细化分解为三级职能
履行该职能 ?需要做哪些计划？ ?制定哪些规则？
? 针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理
? 关于某项工作（上级） 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估
? 思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
? 直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助
业务活动的独立性
业务活动的操作性
职责梳理 的基本要求
避免重复
业务活动的连续性
组织结构中部门职能常见的问题
职能交叉 职能空档 职能重叠 职能错位 职能虚位
甲
乙
甲
乙
甲 乙
甲
乙
乙
甲
甲 乙
甲乙两个属同层次部门的职能有交叉 部分
甲乙两个属同层次部门的职能中有缺 失部分
示意
甲乙两个属不同层次部门的职能有重 叠部分
计划/规则
履行该职能 ? 需要做哪些计划？ ? 制定哪些规则？
组织/实施
履行该职能 ? 需要组织哪些工作？ ? 需要承担哪些工作？
协调/配合
履行该职能 ? 需要进行哪些协调工作？ ? 需要如何配合开展工作？
指导/监控
履行该职能 ?需要做哪些指导？ ?需要实施怎样的监控？
横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述