进出口部工作职责

出口部主管工作操作程序

1.每日跟进

a)每日对所有邮件进行查阅，对特殊邮件进行处理。如发现邮箱发送接收有问题，则要及时与邮

箱管理者及电脑人员协商处理。

b)对网络进行检查，发现网络不正常，则要及时与电脑人员协商处理。

c)每日核实一次出货情况及提醒有关跟单去跟进货期，生产进度，质量等问题，如有问题及疑问，

要马上协商处理，如未能处理，则要向上级汇报。

d)密切与板房联系，协助和安排样板的制作。

e)每天追踪生产车间的欠料情况，及时向上级汇报。

f)对部门内所有文件及单据进行审批。

g)到车间，样板，仓库进行巡查了解情况，发现问题及时处理。

h)生产订单及出货明细的录入，以作日后查找及汇总之用

2.日常工作

a)对来访客户接送，样品布置等过进行安排。

b)负责部分人员的招聘，考核及解聘。对过试用期后的人员进行社保申请。

c)对所有电脑配件及打印器材的维护监督与跟进。

d)定期安排人员整理办公室及三楼与四楼的样板房。

e)每月月底安排值班表

f)每月10号前提供上月的业绩考核

g)次年1月整理上年全年的业绩考核汇总及内销汇总报表

h)定期与部门人员开会了解需求，并对问题分析处理。

i)对ISO文件的管理与跟进。每月做出口部质量目标统计表，每年7月做客户满意度调查。

j)对验厂事宜进行协助与跟进。

k)每年5月份要对企业邮箱续费安排。

l)商标的申请与其间的跟进。作好商标文件的保管与整理工作。

m)部门内所有电脑的邮箱，SKYPE，开机密码的管核与记录。

n)离职人员的文件管理。

3.交易会工作

a)根据江门外经发来的申请时间，在广交会官方网面的易捷通上填写申请表

b)并同时开始安排来届的样板制作方案

c)按江门外经发来的文件，参与相关会议，根据会议内容开展相关的款项安排，办证处理。

d)在布展前整理好所有样板，并汇总好报价表，准备所有目录，文具等广交会期间所需样板。

e)广交会回来后，要将客人进行重新分配，以落实跟进。

4.协调工作

a)协调部门内各人员与其它部门之前的合作与协通工作。

跟单员工作操作程序

1.根据客人邮件，作相应处理。

a)客人要求制定样板

i.根据客人的要求，制定《样板执行通知单》，将具体物料及制定要求一一列出，一式三份

交板房主管一份，车位组长一份，物料订购员一份。如客人有特殊的色卡，图稿，样板提

供的，则也要一并提供给板房主管。

ii.另外，还要每天更新《客人样板跟踪单》，并提供一式三份给上述三位人员，以方便跟踪样板。

iii.板房将完成样板交给跟单员后，跟单员要对期进行效对与检查，确认无误后，对各样板进行照相归档，并将寄板包装整理，根据客人指定的地址与帐号，填写寄板发票，并致电相

关快递公司，通知其来收取货物。留板则交采购部报价员进行报价。

b)客人要求下单

i.根据客人提供的资料，制定PROFORMA INVOICE（形式发票）或销售合同（Sales Contract）

提供给客人，由客人签回确认后，并根据付款方式，支付订金（如需要）后，则按客人要

求制定《生产订单》，生产订单制定的具体要求见“生产订单制定”。交由专人发给相

关部门。

c)客人要求报价

i.按实样报价，则将样板交由采购部报价员进行报价，注意要说明客人名称、物料要求、订

量、款号、修改部分（如需要）。

ii.看图报价，请将图纸、客人名称、物料要求、款号、订量、修改部分（如需要）注明清楚后，交板房写资料后，由板房交采购部报价员进行报价。

d)客人投拆

i.则制定《客户投诉退货处理单》，将其交相关人员分析，并将最后总结汇报给客人。

2.生产订单制定

a)生产订单分两种，一种为外销单，订单编号是TC开头，此订单编号由香港船务处要。另一种

为内销单，订单编号是TFC开头，由我们这边编号。

b)订单上必须注明客人名称、款号、数量、颜色、单价、交期、内唛、箱唛、包装方式、客人要

求说明。如重要的物料要求，修改部分，必须用显眼的颜色特别显示。

c)下单时要与样板一并提交，每个样板必须要挂上“样办标识卡”，如样板有修改的，必须在“样

办标识”上注明。交主管核查后交专人发放给相关部门。

d)注，在下单后，如客人要求修改的，则要制作《订单修改通知单》，交专人发放给相关部门。

3.生产跟进

a)当物料齐全准备上线前，由本厂车间主管或外发人员，拿生产订单与样板给跟单，跟单根据订

单要求，填写《产前会议记录》，将要注意的问题一一列出，一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。并必须要求本厂或外发厂提供首件（注意首件要含包装）和原样一齐交回跟单，跟单员核查首件是否有问题，并填写《首件检查记录》表，一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。

b)同时填写《检测报告》将首件及检测报告交检测人员进行测试。

c)如包装物料在首件回来时未齐的，必须要求外发厂或本厂在包装物料到齐后，先提供一个包装

好的样板确认后，方可大批量包装。

d)大货入成品仓后，对大货进行拆箱检查。先是效对箱唛是否正确，再拆箱效对包装，成品质量，

如发现有问题的，则要填写《验货报告》一式两份，交本厂生产主管或外发跟单一份，交专人存档一份。

4.出货安排

a)跟单员在根据订单的出货时间，不定期跟进生产进度，并根据完成时间，提前2个星期提供资

料给香港船务进行订仓或订柜的工作，并同时通知本厂船务、报关员相关的出货信息，让其跟进出货事宜，具体提供资料如下：

i.订柜货，要提供客人的FORWARDER资料，柜型，我司订单号，货物完成时间

ii.订散货，要提供客人的FORWARDER资料，装箱单，我司订单号，货物完成时间

b)报关员要对将要出的货物进行商标，物料等的效对，以确保在此货物在报关不会有问题出现。

c)当香港船务收到柜纸或订仓单，将会交给本厂船务跟进。本厂船务要与跟单员确认装柜及散货

的出车日期，TC号等，在柜纸或订仓单上注明，分放给相关部门。

d)船务人员同时要求跟单员提供《装箱单》，并跟进与效对。

e)当装柜及装车前时，船务人员及跟单员要再去跟仓库主管确认一次装箱单资料，以防装错货物。

f)柜货由报关员再跟进报关事宜，散货则由船务人员将相关文件提供一天整理好，交车司机或提

前寄给入仓的仓库处理。

5.物料跟进

a)板房申请板料费用清单及物料报销单，跟单员必须对其清单进行续一审核，确认无误后在清单

上签名后。再交由部门主管确认签名。

b)生产物料要不定期了解情况，如发现有物料不能及时回来而影响生产进度的，要及时向上汇报。

6.广交会工作

a)平时多观察身边的袋办，在广交会前根据分配的任务进行样板的制作。

b)广交会期间积极与客人沟通，以达到最大的效果。

c)广交会回来后，根据分配积极与留下记录的客人跟进工作。

船务文员工作操作程序

1.出货安排

a)根据跟单员提供的出货信息，追踪柜纸与仓纸，协助香港船务相关工作。

b)接收柜纸与仓纸后，填写相关的订单信息，数量，装运时间在上面，并发放给相关部门。与此

同时安排拖车与派车的工作。

c)紧密追踪货物的完成情况，以确保车子到来后即可装运出货，不影响报关与因压夜所产生的费

用。

d)出货时再与仓库主管确认装运资料，如确保准确无误后，将正确资料反馈给报关员及香港船务。

2.出货后文件跟进

a)根据客人要求申请FORM A 与CO。并将办理好的证书寄给香港船务。

b)追跟商检部门每月的黄单，及时取回提供给财务做帐。

c)与船公司，运输公司进行运输费用的对帐处理