公司内部控制之采购业务管理流程模版

第一章采购业务管理流程

一、业务目标

➢确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；

➢强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合公司经营需要，促进企业实现发展战略；

➢确保授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离；

➢保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；

➢加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。

二、业务风险

➢采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；

➢采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要，影响企业发展目标；

➢采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；

➢采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益；

➢采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加，影响企业的生产经营效率。

三、业务范围

该子流程主要描述了曲江文化产业集团有限公司（以下简

称“集团公司”）关于物资采购管理的相关流程，主要包

括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订、采购验

收管理，本流程所述之采购，原则上只限于公司自用的材

料，若分包商以包工包料的形式供应的材料，则不在行政

部门的采购工作范围之内。在执行采购业务过程中，应确

保不相容职责相分离以及采购人员定期轮岗。

四、业务流程描述

1.采购审批

1.1各部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请。

1.2请购人员应根据库存情况填写“采购申请单”，需要说明请

购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额

等内容。

1.3行政部核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执

行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数

量。

1.4如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价

格，在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审

批。

1.5如果采购事项在申请范围之外的，应由行政部经理、财务

副总逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请

范围之内但实际采购金额超出预算的，经行政部经理审核

后，财务副总和总经理根据审批权限进行采购审批；在采

购预算之内的，行政部按照预算执行进度办理请购手续。

1.6采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购。

2.采购预算管理

2.1各部门编制年度物资需求计划，并编制采购预算。

2.2行政部采购专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算，

财务部预算专员提供上一年度材料单价、次年度汇率、利

率等各项预算基准。

2.3采购专员编制的企业“年度采购预算表”，经行政部经理签

字确认后，报财务副总审核、总经理审批后严格执行。

2.4请购部门根据实际需求提出采购申请，行政部采购专员应

根据市场价格填写采购金额，依据企业相关规定以及生产

需求情况，判断采购是否合理。如果采购申请合理，提交

相关领导审批；不合理的采购申请，则退回请购部门。