商务流程与管理规定

商务流程与管理规定 Ting Bao was revised on January 6, 20021

商务部工作流程与管理制度

一、总则

为了更好的对公司商务行为进行管理，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所有的商务相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。

公司成立专门的商务部门负责公司订货，售货的相关商务工作，由财务部进行监督。

一、商务部员工职责

1、遵守公司制度

2、对公司所代理产品销售的商务流程和执行及完成情况负责。

3、对回款的完成情况负责。

5、负责制定年度工作计划、月度工作计划、周工作计划、日工

作计划，并负责监督计划的执行及完成情况。如在具体执行过程中遇特殊情况需变更计划的应及时向公司主管领导提出建

议。

6、对本部门工作严格负责，及时处理工作中出现的任何问题，

协调与各部门的工作关系，对重大问题及时向公司主管领导汇报。

二、商务部工作流程

1、商务谈判与签订合同的流程

1）公司销售人员在给客户报价或投标后，根据实际情况可进行商务谈判

2）销售人员在与客户商务谈判的过程中与商务部门报价产生差别的应及时向商务部经理通报相关情况（重大合同需向公司领导请示）

4）商务部将所有问题均确认后方可签订销售合同

5）正式《销售合同》签订后于当日保管存档

6）对于因客户原因无法签订正式《销售合同》或客户电话/传真通知订货的必须向公司领导请示确认后方可执行

4、发货流程

1）商务部根据《销售合同》填写〈设备采购单〉

2）由财务部审核《销售合同》及〈设备采购单〉

3）商务部按照设备采购单向厂家订货

4）监督厂家将设备发送到指定地点指定人员手中

5）与客户联系确认收货并请其签署《设备签收单》等手续；6）将客户签字的《设备签收单》等交公司存档

5、开票流程

1）填写开票申请单

2）财务部审核开票

3）交客户发票并确认

6、回款流程

1）商务部按照合同流程催款

2）和财务部确认回款情况

3）反馈给客户

7、售后服务流程

1）接客户售后服务申请，由工程商确认

2）技术部沟通

3）确认故障后有工程商寄至厂家返修

4）返修后取回，寄到行内或工程商处

5）确认返修效果

8、退货（换货）流程

1）客户提出申请

2）核对欲退货（换货）产品的品名、规格、数量

3）配合厂家技术部鉴定退货（换货）产品的真伪

4）由销售分部将核实无误后的《退货详单》即红字的（需货申请单）报公司领导审核

5）与厂家办理退货（换货）手续

三、管理制度

1、对所辖区域内所有经销商的经营情况、终端用户情况、进行

收集和记录

2、不能私自收取经销商货款，必须款项汇回公司账户

3、不得擅自接受超越常规的条款与价格应事先征得公司的同

意，并负责人指导谈判的过程

5、对于任何客户提出的特殊费用要求必须在征得公司相关领导的同意的情况下方可承诺

7、正式《销售合同》形成后，若无正当理由销售内勤应在一个工作日内协调厂家发货

9对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。与用户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理交由公司保存，商务人员不得私自保管。

11、应每日向财务部了解回款情况，及时处理回款过程中发现的问题，杜绝错帐、坏帐的发生

12、对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售内勤要在当日将相关票据交财务部签收

13、应在每年的6月底和12月底与客户核对往来账目，并将结果报告销售部经理，并通报公司财务部

14、对于不能解决的现场售后服务问题，应及时向公司主管领导汇报，由公司主管领导申请协调解决

15、销售内勤每月3日前，将本部门上一月的所有《销售合同》原件编号整理成册

16、销售部必须按公司要求及时准确上报以下各种报表

1）采购销售情况周统计表

2）采购销售情况月统计表

3）《目标客户基本信息情况统计表》

四、财务部监督内容

1、对商务部工作进行监督；

2、对合同和资金动向进行审查，监督；

3、核对每周和每月商务部的采购和销售情况

五、合同及档案管理部门职责

1、按时检查合同的执行情况

2、对合同和相关文档进行备档

3、每个项目的执行情况和总结及时与财务进行沟通核对；