采购及库房管理规定

采购及库房管理规定（草案）为了保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。

一、适用范围

各部门所需办公设备、办公用品及劳保用品等；

二、经办部门职责

1、办公室负责对各类物资的采购工作；

2、财务部派专人负责采购物资的协买及复审工作；

三、采购流程

1、各部门每周五之前将采购物品的数量、规格、型号、价格

等项列于《采购申请表》内，报办公室初审后，经办公室呈报

总经理批示；

2、办公室将批示后的《采购申请单》的金额纳入本周预算，

下周一之前报财务部审核；

3、财务部审核后支出相关费用，由办公室及时组织物品的购

入及发放；

4、对于急购物品，可以实行先购后批，以确保公司各部门的

正常运转；参与采购的相关人员需在三日内补齐相关采购手

续；

四、采购要求

1、办公室采购人员要对采购工作要有高度的责任感和事业心，

遵守财经纪律，对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。

2、对一些规格、型号特殊的物品，可委派技术人员共同外出

采购，以便确认规格、型号、鉴别质量；

3、严格选择采购渠道，不得擅自变更；

4、对常规物品尽可能参照周期使用需求量，做到计划购买，

防止库存积压；

5、对于大宗物资购买，询价到落实的过程必须由两人共同负

责；

6、办公室要负责对物品使用随时回访，了解物品的使用情况，

如发现质量问题，应及时联系退还，维护公司利益；

7、库管员要对物品质量把关，对不合格物品退换起到监督作

用；

8、杜绝损公肥私、中饱私囊的行为，对营私舞弊、收受回扣

或工作不负责造成重大失误的当事人，处以两倍罚款并申报董事会立即开除。

五、库房管理程序

1、购回物品后，采购员应及时将《采购申请单》、发票、保修

卡等一并交由办公室库管员验收；

2、物品验收合格后，由办公室将发票及《入库单》交由财务

部门审核；

3、办公室办理完入库手续后，应及时反馈请购部门；

4、物品出库时，需填写《出库单》，库管员应根据《采购申请

单》批示要求，逐项对照核实无误后发放，要求请购部门在《出

库单》上签字认可；

5、因工作急需，经总经理认可后，可由当事人打欠条，暂领

走，待应急处理结束后三日内补办相关手续。

六、库房管理要求

1、保持入库物品整洁干净、根据不同物品性能、特性进行分

类保管；

2、对贵重物品进行编号保存，做到一物一卡一号，按月分类

装订成册，妥善保存备查；

3、及时掌握库存状态，对老化或者返还的废旧物资及时填写

《废旧物品回收清单》，以便于统一处理；

4、物品出库，要求做到《采购申请单》、《入库单》、《出库单》

所对应物品的品名、数量、规格、型号均核对无误，如差异太大，需补充文字说明，报总经理签字。

5、对库存短缺的常规备用物品，库管员可按月列出《采购申

请单》，及时补充库存。

6、每月25日为月终结账盘点日，办公室必须协同财务部逐类

逐项进行实际盘查，如发生差错，应及时查找原因，落实纠正。

二〇一一年五月十七日