建立正确的时间观念

建立正确的时间观念

一个人在不同的场合、年龄或心理状态下，对时间可能会有不同的感觉。这些感觉之间往往是相互矛盾的。例如主管有时会认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间像蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间停止运行了。”再如当基层主管需要解决的问题太多时，主管们总是感到“时间不够支配”，但是当他无所事事时，又会感到“不知如何打发时间”。事实上，时间过的“快与慢”，往入是人的一种极为主观的感觉，。因此，有效管理时间必须建立正确的时间管理观念。

三种错误的时间观念

视时间为主宰

重形式而不重实质的。一切责任交托在时间手中。时间被当作一种信念。

小资料：视时间为主宰的人的日常表现

尽管很累，我每天总是在同一时间起床！

尽管并不感到饥饿，到了吃饭的时间，我一定会按时就餐！

我总是属守固定的时间办事而不愿稍作变动！

视时间为敌人

持有“视时间为敌”观念的人，常常将时间当作超越与打击的对象。其最大的特点是：重效率而不重效能。

小资料：效率与效能

当代著名管理学者彼得·德鲁克，在1966年撰写的《有效的管理者》一书中呼吁管理者应该重视效能。按照德鲁克的观点，效率是“正确地做事”，而效能则是“做正确的事”。

每一个主管都期望“鱼与熊掌可以兼得，”能同时发挥效率与效能，保在效率与效能无法兼得时，主管应首先追求高效能，然后再设法提高效率。正如彼得·德鲁克所言：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。

◆自我设定难以完成的时限，以便“打破记录”或刷新纪录”。例如不定期种人开车上班，

喜欢寻找捷径，以便创造绿、心灵深处。对这种人来说，节省下来的一点时间好像能积蓄下来似的。

◆在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”，因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”

或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生的，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到。

视时间为奴隶

◆每天工作时间超过8小时，工作效率将快速递减。

◆长时间工作足以令人养成拖习惯

◆长时间工作可能导致工作的失败。

管理学者约瑟夫·崔岂特曾经对一群管理者在事业上的成败进行研究，他发现成功的管理者与失败和管理者的差别在于：后者随时愿意为工作而牺牲家庭。即忽视家庭而过度强调工作的管理者，其工作终究也不会非常出色。

※基层主管正确的时间观念

时间是与生俱来的，它像空气一样支持人们的生存，又像于一样具有多种不同的用途。冈此，墓层主管不应对时间抱任何成见，而要把时间看成是中性资源。

中性资源，切实把握“现在”，而不是迷失于“过去”或“未来”。

“过去“犹如一面镜子，它足以令管理者认清自己以免重蹈覆辙；

“未来“足现在”努力的导向与终结；

“现在”才是管理者可以采取行动的惟一时间。

管理者应能“记取过去”、“把握现在”、“放眼未来”。小资料：昨天、明天和今天昨天是一

张已被注销的支票。明天是一张尚未到期的本票。今天则是随时可运用的现金。时间管理的技巧有效的时间管理的关键是四个要点：目标。即要设立明确的目标。

顺序。即要分清轻重缓急

计划。即要制定时间安排计划。

行到。即要立即行动。

把握住这四个方面，可以使你的时间管理更有效，这种方法可以称为时间管理的POPA法。※明确目标

明确的目标是进行时间管理的前提和基础

如果没有了目标，没有了前进的放向，整日无所事事，就根本谈不上时间管理。

※小故事

自杀的警察

美国有一位警察在执行任务时受伤，伤愈后永远推动了自由活动的能力，只能坐在轮椅上度过他的余生。他恨透了使他受伤的罪犯，发誓要将其绳之以法，为此，他不顾大宾的劝阻，积极参与搜索和缉捕罪犯的活动，经过10年的不懈努力，在他的积极参与下，罪铆终于受到应有的惩罚，为此他也得到了很高的荣誉。但是，不久之后，他自杀了，在遗书中他写道：“罪犯已经被绳之以法了，我不知道应如何度度我的余生”。

启示：这个警察开始时有明确的目标——将罪犯绳之以法，当这个目标实现后，他推动了生存的目标，时间对他来说变得多余和痛苦。如果一个基层主管没有目标，时间也就无关紧要了。

需要树立正确的时间观念

在目标明确后，要将时间看到是一种“中性”的资源，有效利用这种资源。

◆善于把握时机

机不可失，时不再来。

◆善于管理好自己的时间

◆浪费时间就是浪费金钱

※确定事情的优先顺序

在明确目标，明确哪些事情是必须做的，那些事情是可以不做的。对于必须自己做的事情，则要进一步分清轻重缓急。

※小故事

兔子怎么吃

从前，有兄弟两人打猎，看到一只兔子。

哥哥说，“咱们打到兔子后，回去烤着吃。”弟弟则说，“鸭子烤着好吃，兔子还是煮着吃香。”两人为此争论不休，决定找一个人评理。那个人告诉他们，可以将兔子一分为二，一半烤着吃，另一半煮着吃。

第兄二人觉得有道理，就回过头来寻找那只兔子，但兔子早就跑得无踪无影了。

启示：做事情一定分轻重缓急，否则，在一些无关紧要的事情上浪费时间和精力，最后可能一事无成。基层主管在工作中也会面临同样的问题，每天都会有很多事情要做，如果把精力和时间浪费在一些鸡毛蒜皮的小事情上，真正重要的事情就没有时间去做了。

工作整理，就是要对每天所要做的工作进行一次彻底的梳理，区分出哪些工作是自己必须做的，哪些工作是自己不能做的，哪些工作是可以授权或委托给：部属或同事来做的。

分清轻重缓急

经过工作整理，对那些需要自己做的工作，需要进行进一步的分析，哪些工作应该先做，哪些工作可以后做。

一般而言，确定工作的顺序主要的两个重要指标：

事情的紧急性。

事情的重要性。

※案例

从不紧急到紧急

小张是一位基层主管。每年编制一份业务报告是其工作中的一项重要内容。每年在距离提出业务报告的截止日期尚有两个月时，小张从来不将它视为今天“应该”做的事。吏为会将它视为今天必须“做的事，而往往是将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，业务报告总是不断地被拖延下去。直到截止日期之前数天，小张才如临大敌般地处理“紧争事件”。结果往往不是迟交了业务报告，就是草率地应付了事。

每次交完报告后，小张都信誓旦旦地下定决心，下一年度的业务报告将提早准备，但每一次都是等最后才完成。

说明：许多重要的事情并不紧急，但如果一拖再拖，不紧急的事情也会变成紧急的事情，这时再匆忙处理，往往容易产生错误。

◆重要且紧迫的事；

◆重要但不紧迫的事；

◆紧迫但不重要的事；

◆不紧迫也不重要的事

事情的重要程度

重要程度高重要程度低

事情的紧

迫

性

急

缓

事情优先性选择矩阵

重要且紧迫事情

重要但不紧急的事情

紧急但不重要的事情

不紧急也不重要的事情

※制定计划表

※案例

价值2.5万美元的时间管理

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦格向效率管理专家艾维·李请教如何更好地执行计划的方法。艾维声称只需要10分钟就可以给查理斯一种能提高公司业绩50%的方法。

第一步，艾维交给查理斯一张白纸，要求其用5分钟的时间在纸上写出第二天所要做的最重要的6件事情。

第二步，又要求查理斯用5分钟的时间，对这6件事情的重要性进行排序。

第三步，要求查理斯第二天上班后的第一件事情，就是拿出纸条，看第一件最重要的事情是什么，然后就做这件事情，中这件事情没有做完以前，不要做其他事情。第一个事情做完以后，再做第二件事情，依此类推。

第四步，如果你觉得这种方法有效，要求你的下属也这样做。

一个月以后，查理斯给艾维寄去一张2.5万美万的支票，声称这是他一生中得到的最有价值