供方管理控制程序

供方管理控制程序
1目的
规范供方的评审与管理工作，确保供方的质量满足公司的要求。

2适用范围
适用于公司对所有供方的评价、选择、管理工作。

3职责
3.1总经理或授权人：负责公司合格供方的审批、负责参与、指导招标供方评审。

3.2运营副总：负责供方选择评审、供方服务结束评审、供方年度评审的实施与评价
3.3运营部：负责配合运营副部各类供方评审组织与实施，负责《合格供方名录》编
制与更新、负责供方档案管理。

3.4财务部
3.4.1参与供方选择评价，审核供方营业资质、税务及财务状况；
3.4.2负责与供方费用结算
3.4.3负责评价中有关于财务方面的评价
3.4.4负责供方需求申请审核，供方申请需符合各部门、各管理处资金预算及计划。

3.4.5组织每季度对合格供方所提供的物资进行价格摸底及同类物资价格比较。

3.5综合管理部：
3.5.1品质人员：
3.5.1.1负责审核重要服务外包方的服务标准、工作标准、频次、检查标准、作业规
范、行为规范等相关要求；负责对供方服务实施过程的抽检。

3.5.1.2负责服务供方重大事件的处理；
3.5.1.3负责协助供方选择、供方服务结束评审、供方年度评审的组织、实施，评审
评价。

3.5.2行政人员（采购人员及库管人员）：
3.5.2.1采购人员负责对供方的资源收集、初步筛选负责
3.5.2.2负责组织公司物资供应、VI产品制作等潜在供方的审核；
3.5.2.3负责物资类供方阶段评价的实施；
3.5.2.4库管人员负责供方产品价格明细及物资信息库建立，每半年对信息库的整体
信息整理更新。

3.6管理处：
3.6.1负责提出对各类供方的需求申请，可推荐潜在供方；
3.6.2负责按合同要求跟踪供方履约情况及现场检查，对服务供方及物资供方进行日
常的评价，按服务供方的服务供应情况履行服务款项的支付手续。

3.6.3负责对服务供方的非常态事件、投诉及合同内容调整的汇报；
3.6.4负责对物资供方提供的各类物资的使用、功能、售后等方面做出评价。

3.6.5负责监控供方服务过程中对公共能耗的耗用情况、重点耗材的用量；
4定义：
供方：是指公司运营管理提供服务或物资的组织及个人
5供方管理工作原则
5.1公司所有物资及服务的采购，均须从公司公布确认的合格供方处采购。

5.2所有供方选择均须遵循“货比三家”原则
5.3公司建立《合格供方名录》，将经过评审合格的物资供方、服务供方纳入到名录中，
每一类合格供方不少于2个，不超过4个（含4个）,已有4个时原则上不再评审新的同类供方。

5.4物资紧急采购可特殊处理，但采购人也需服从‘货比三家’的原则，选择质优价
廉的产品，用于应急处理。

2个工作日内补充采购手续，填写《采购申请单》说紧急采购原因、清楚写明‘三家’比较过程、以及最终选择原因，之后按正常采购申请审批流程执行。

审批通过后，综合管事部将受采企业信息完善后，采录到物资信息库内。

5.5合格供方名录中可以纳入2-3家网点分分布广的、大型的、信誉度高的综合超市
（可以开具正规发票），作为零星采购指定地点。

5.6物资采购单笔2万及以上、5万以下的；服务类采购单笔3万元及以上、10万元
以下的，选定合格服务供方后，在签订合同前须执行《合同评审控制程序》；
5.7大宗项目服务类的10万元及以上、物资类的5万元及以上须按《招标采购控制
秩序》执行选定供方。

5.8供方选择须符合公司产品的质量要求，包括：品牌、业绩、价格、服务等。

6供方分类
6.1物料类供方
指为公司日常经营活动提供办公用品、劳保福利、印刷业务、标识制作、维修用料、设备设施、维修工具、保洁用品、绿化植物、安全用品等物料的供应类商家。

6.2服务类供方
指为公司日常经营活动按合同提供设备维保、绿化养护、消防检测、土建维修、垃圾清运、管道疏通、化粪池清掏、培训外包、保洁外包、秩序外包、电梯维保、广告传
媒等各项服务的服务供应商。

7供方需求建立
7.1按要求须按《招标采购控制程序》执行的采购，需求部门每年在提报《年度工作
计划》及《年度工作预算》时提出采购需求，经批准后由综合管理部形成《招标采购计划》报公司审核；
7.2按要求须按《合同评审控制程序》执行的采购，需求部门须提前一个月在《月度
采购计划》中提出，综合管理部进行供方准备及信息调查。

7.3对于普通采购，需求部门在当月《月度采购计划》中提报。

8供方评审类别
8.1新供方评审：采购需求所涉及的供方，在《合格供方名录》中未包含，需在《合
格供方名录》以外开发新的供方时进行的公司内部评价工作。

8.2日常管理评价
8.2.1对物资供给类供方，每半年由公司综合管理部发起，在产品质量等方面发起
公司内部调查；根据信息库及财务前两季度价格调查资料对供方价格合理性进行评价；结合物资供方上半年的物料供应情况对供方做出半年评价。

8.2.2对周期性服务供方，服务使用部门（如管理处）对供方各工作情况实施日检
查、月总结的管理方式按月形成服务管理评价方式，每月对供方服务情况出具《供方阶段评价表》，公司综合管理部品质人员对此类服务实施季度抽检服务监督评价方式，每季度出具《供方阶段评价表》。

8.3年度供方评审：每年12月份至次年1月份，由运营副总负责组织‘公司供方评
审委员会‘成员，对公司各供方做一次全面年度评审，对供方一年内的合作给予综合
审定，根据评审委员会最终评审结果，公司运管理部负责填写《供方评审表》编写供方《年度评审报告》，评出各供方信用等级。

8.4合同期到期供方评审：对于服务供方合同期到期，由服务使用部门发起评审，对
合作期内的供方表现由使用部门根据工作检查记录、工作配合情况、结束验收记录等做出综合评价；填写《供方服务工作评估表》报总公司运营副总组织召开评审会，组织评审；运管理部负责填写《供方评审表》编写供方《评审报告》形成。

审批结果作为合作结付款主分依据。

9供方信用等级
9.1年度供方评审等级：分为四级优、良、合格、不合格。

供方等级记录在《合格供
方名录》中。

9.2供方信用等级分为三级：最高绿色（诚信）、黄色（可信）、最低红色（初级）
9.3新供方经总经理审批通过后，设定为红色初级；初级供方经第一个合作年度评审
结果为‘优‘的，可升为黄色可信级别；连续两个年度评审为‘优’可信级别可升为绿色诚信供方；连续两个年度评为‘优’的诚信供方企业，可以每三年进行一次评审。

9.4信用降级：年审评为‘良’时，信用级别不变；每有一次评审为合格，则信用等
级降一级；年审主业为‘不合格’时，将终止合作并解除合格供方资格。

9.5选择合格供方时，优先考虑信用等级高的供方。

10供方评审程序
10.1公司成立供方评审委员会，委员会组成包括总公司运营副总、运营部、财务
部经理、综合部经理、以及采购需求分公司、部门、管理处负责人，评审会由总公司
运营副总负责组织召开及评审实施，形成评审最终意见。

总经理参与招标供方的评审工作。

10.2新供方的选择与评审
10.2.1新供方筛选原则
10.2.1.1供方必须具备独立法人资格、相关行业从业许可证书、资质证书、税务登记以及公司名义开立的银行账户等证明；
10.2.1.2供方必须具备行业的知名度、有一定的业绩可供考察；
10.2.1.3能够提供明确有效的质量保证证明凭据；
10.2.1.4供方的主要管理人员与我公司管理人员不得是近亲及主要社会关系人员；
10.2.1.5物料供方：是物料直接供应者或生产方；区域总代理或一级代理商；按不同需求标准，考虑价格低、质量好、服务承诺优的专业性供方。

10.2.1.6服务供方：选择必须有专业机构、技术能力/服务条件或专业服务有优势；有确保服务质量,满足顾客要求的能力；能满足我司对专项服务提供的频次、标准、要求；
10.2.1.7必须有符合我司所要求的从业资格的管理人员及明确的工作要求；必须有以业绩及工作效率为导向的考核标准；必须能提供所有日常服务的记录；服务供方员工必须能符合我司要求的员工行为规范；
10.2.2新供方评审原则
10.2.3严格比价原则：物料采购比价，按《合格供方名录》是提供的供方，必须三家以上进行价格比较，择优选取；招标供方必须三家以上进行评标，择优录取。

10.2.4平等竞争，公正、公开、公平评审的原则。

10.2.5不以价格作为唯一选择条件的原则、综合评审能长期合作和双赢的原则。

10.2.6新供方资格评审程序
10.2.6.1供方资源收集
10.2.6.1.1总公司综合管理部采购人员，根据物料种类、或服务需求，遵循“供方选择原则”搜集潜在供方信息及资料。

10.2.6.1.2物资及服务的使用部门、或公司各部门可以按“供方选择原则”提供潜在供方的相关信息及资料。

10.2.6.2筛选：采购人员将搜集的资料整理、筛选，对满足供方要求及采购需求的供方择优选择3家。

填写《供方预选申请表》，标明、供货范围、服务范围、价格清单，服务承诺、结款方式、资质能力等信息内容报综合管理部经理审核，将各供方基础信息资料做为附件。

10.2.6.3考查：须按《招标采购控制秩序》执行的采购行为，信息初步筛选完成后，需组织初选供方或实际生产厂家、服务单位进行实地考察，对供方实力、生产服务能力、主要业绩等方面进行考查，形成书面考察报告，作为《供方预选申请表》附件一同上报审批。

10.2.6.4综合管理部对供方初步筛选形成《供方预选申请表》后，提报给运营副总，由运营副总组织评审委员会成员（至少3人以上），组织实施评审。

10.3年度评审及过程控制：
10.3.1评审委员会结合采购内容，依据供方基础资料、使用部门及监督部门月度、季度的工作评价、各类检查文件和工作记录等资料，选择评审方式。

评审可以通过评审会、调查问卷、供方面谈、工作现场观察取证、实地考察等方法收集信息判定是否
符合公司要求，作好评审记录；
10.3.2评审内容：产品质量、性能及其稳定性；价格；售后服务；付款方式；交货方式、交货周期；品牌及信誉——履约信誉与社会信誉度；服务品质；服务评价；投诉情况；不合格纠正；供方内部运作状况等方面进行评审
10.3.3在评审过程中，评审委员发现可能导致重大不合格项的，即使其不在评审项目之列，也应给予记录并进行调查；如供方不配合或突发事件，评审委员会有权终止评审或延期评审；对于面谈获得的信息，评审委员应通过检查文件和记录、观察实施操作等途径予以验证，详细记录；
10.3.4评审工作完成后运营管理部负责组织评审委员汇总评审结果，确定不合格项，填写《供方评审表》形成各供方《年度评审报告》报总经理审批。

10.4合同结束的供方评审
10.4.1合同期满前一个月内部门或管理处对合同即将结束的供方组织评估，对合作期内的供方表现由使用部门根据工作检查记录、工作配合情况、结束验收记录等做出综合评价；填写《供方评审表》报总公司运营副总
10.4.2运营副总组织召开评审会，评审委员根据《供方阶段评价表》、《评审不合格整改通知单》等记录对供方服务或物资给出评估，形成《供方评审表》；
10.4.3运管理部根据各《供方评审表》确定供方总体的服务不合格项，编写供方《评审报告》经运营副总确认后，报总经理审批。

10.4.4合同结束的供方评审结果，将作为合同最终结算付款主要依据。

10.5《合格供方名录》的更新与公示：
10.5.1《合格供方名录》根据评审审批结果，即时更新。

新供方的《供方评审表》
经总经理批准后，转综合管理部，由品质管理人员将其即时纳入公司《合格供方名录》。

并列为初级信用（红色）级别；非新供方的《供方评审表》经总经理批后，根据升级要求进行信用升(降)级。

10.5.2信息公示：保证《合格供方名录》的有效性。

并在公司“今目标”共享信息
内公示。

级别权限范围内的人员可以随时查询。

10.6年度评审或合同结束评审为优的供方，可以提交合同续签申请；年度评审或合
同结束评审为不合格的供方，需要更换供方重新选用。

11对服务供方管理及评审
11.1入场管理
11.1.1服务供方入场前一天，必须向需求部门或管理处发出正式工作联系函报送如
下资料
11.1.1.1入场具体时间，人数，员工花名册，人员身份证件复本；
11.1.1.2现场管理人员姓名、职务、联系电话、工作时间安排、工作简历；
11.1.1.3现场管理人员直接上级姓名、职务、联系电话（含安全管理人员情况）；
11.1.1.4提报《工作实施组织方案》及《工作计划书》
11.1.2供方入场后服务使用部门或管理处必须做进场交底及培训
11.1.2.1工对接联系人，联系方式
11.1.2.2对供方所有人员进行培训，培训内容包括我公司简介与企业文化、被服务
项目的基本情况（管理处应知应会）、工作的作息时间、考勤、员工行为规范。

11.1.2.3工作安全要求及交底
11.1.2.4对供方管理人员培训，包括符合双方合同约定的工作标准、检查标准、检
查监督机制等、不合格处理、投诉处理、工作计划及总结汇报等
11.2日常项目应对服务供方服务现场管理及控制：
11.2.1各部门或管理处应在供方入场前，按双方合同内容编制梳理完成相应的重点巡视内容，及付款期预评估；
11.2.2管理工作评价：周期性服务供方，按合同约定或工作标准要求实施相应的日检或周检，每月出具一次《供方阶段评价表》；一次性服务供方，按合同约定或工作标准要求实施相应的日检或周检，供方工作结束后，根据工作日常检查及记录资料等，对供方工作进行评估，填写《供方服务工作评估表》
11.2.3日常工作沟通：服务使用部门或管理处经理与供方公司及驻场负责人等管理人员每季正式会议沟通不少于一次，对于工作中存在的问题、不合格纠正、重大问题等进行沟通，会议内容及决议作会议纪要；
11.2.4工作不合格及投诉处理：工作处理流程按我公司《不合格服务识别与纠正控制程序》及《投诉处理控制程序》执行；惩罚处理按双方合同约定执行。

11.2.5付款的评估与审核：根据约定付款结点由供方提出付款申请后，各部门、管理处月度的《供方阶段评价表》，不合格及投诉处理记录等资料进行审核给予确认后，报公司综合管理部品质监控，根据季度《供方阶段评价表》及重大不合格及投诉处理记录进行审核确认，报公司财务部，财务部门、由供方、双方合同约定等对由财务部供方付付款进行评估
11.2.6日常现场管理要点
11.2.6.1人员监督：着工作装、礼仪形象、每日到岗人数、缺岗情况、月度人员流动情况、更替管理人员的标准符合等；
11.2.6.2物料监督:物料进出的数量、质量、出入手续等监督
11.2.6.3工作计划、节点监督：根据工作计划进度跟踪、检查、催办等。

11.2.6.4服务品质、服务标准检查监督
12中止服务的条件
12.1物料供方资格取消条件
12.1.1年度评审为不合格的；
12.1.2有市场价格调低后却不调整价格的行为发生（2次/年）；
12.1.3合同严重违约行为
12.1.4其他认定的情况，如：多次提供的产品不合格、贿赂公司工作人员等。

12.2服务供方资格取消条件
12.2.1年度评审不合格的、合同期内连续2季度品质评估为不合格的。

12.2.2待整改项每月3次不予整改；一个月内连续遭客户投诉三次以上（含三次）或以季度累计投诉5次以上的（含五次），且无具体改进措施或明显整改迹象；整改不处理或不合格，以供方对管理处下发的《评审不合格整改通知单》处理回执为准。

12.2.3重大事件隐瞒不报的，视事件轻重合同期内（一年）不允许超出2次
12.2.4出现其他违反合同约定的情况。

12.3合格供方资格取消流程
12.3.1服务使用部门或采购部门、综合部品质监督发现供方表现已达到‘中止服务条件’的界定后，或年度为不合格时，由各部门或管理处提出《解除供方服务申请》，阐述解除原因，附以依据资料报到运营副总片
12.3.2运营副总组织评审委员会对解除行为进行审核确认，根据解除原因相关部门
进行调查（涉及服务品质的由品质监督调查、涉及价格的由财务调查、涉及管理与其他的由运营部调查），将调查结果补充填写到《解除供方服务申请》，调查部门经理签字确认。

12.3.3核实清楚确认无误后，依据双方合同由运营部发出书面《评审不合格整改通
知单》，联系服务供方责任人至公司进行沟通，取得书面整改承诺，并自承诺日起按约定结点完成重要问题整改；到期未完成，将整改情况填写《解除供方服务申请》报总经理审批。

12.3.4经总经理批准后，依据合同违约条款要约，向供方公司发出《解除合同通知》。

通知内说明解除合同原因、依据；违约解决；撤场时间与交接；结算事宜。

12.4合同解除后，运营部限时对《合格供方名录》进行更新并发布。

并以通知的形
式，通知到总（分）公司采购部门。

12.5供方结算与撤场。

12.5.1自通知服务供方撤场时间当日起，财务管理部不得向该服务供方结算款项，
直至对方撤场之日起10日后方可进行款项结算。

12.5.2新服务方管理人员必须在原服务供方撤场前一日对现场实施管理及相关工作
交接，以确保原服务供方撤场后第一日的新供方服务工作的全面开展，需求中心负责人必须负责协调及资源调配。

12.6取消资格后的重新合作：视同新增供方，参加新增供方评审后方可取得合格供
方资格。

13供方风险控制
13.1重大事件报告：供方服务过程中发生以下事件时，部门或管理处经理应及时
上报。

出现现场服务人员伤亡事件、现场服务与合同条款要求不符的情况、供方在服务过程中出现连续因服务品质原因引起客户投诉事件；供方现场管理人员或主要负责人变更；供方合同期间提出撤场申请或突然撤场；出现现场服务人员闹事罢工事件；供方在服务现场工作人员有吸食毒品、偷窃、赌博等行为等违法事件出现；
13.2上报流程按《紧急、重大事件管理控制程序》执行
13.3服务供方现场主要管理人员调整控制
13.3.1服务供方现场负责人调整前10个工作日内，必须发函告知被服务部门或管理处，一并提供新任职人员的工作简历；管理处接到函后给予审核意见，报主管副总或分公司总经理审核，报公司总经理审批，经批后可以更换。

主管级人员调整报主管副总审批，主管以下级人员变动由部门或管理处经理审批。

13.3.2批后变动审批件报公司运营部备案，补充到供方档案中
13.3.3新管理人员到现场应由供方驻场负责人引导，进行工作交接、熟悉项目情况及现场工作标准；保证正常顺利开展工作。

13.4物资供方价格调整管理与控制
13.4.1供方提出书面的调整价格的报告或函给综合管理部，综合管理部采购人员会同财务管理部进行专业市场价格查询，对核实的价格情况汇总报公司总经理审批，经批准后方可进行合理调整。

13.4.2综合管理采购及财务部门日常工作中或考察中发现价格涨跃变动时，要及时调整采购信息库。

对价格变动影响合同结算的，财务部按合同约向定进行涨价预估；对降价的要向合作供方发出‘降价通知’，并说明供方如无异议，则自发出通知之日起按降价标准进行结算。

13.5对服务合同的违约造成的中止服务带来的风险控制
13.5.1日常控制：各管理处必须按公司作业文件及合同附件中的检查标准定时、定人专项检查现场，不允许随意降低或提升标准。

13.5.2对后备供方的储备：对每次参与应标的服务供方，评审组均应评议出第二供方，将第二供方作为后备供方进行储备，并由综合管理部与其保持日常沟通；
13.6对服务供应商突然在服务过程中途突然离场带来的风险控制
13.6.1资源调配
13.6.1.1同类服务供方在公司内至少应有两家以上，且服务合同中应约定遇到另一方突然撤场情况，该服务方承诺为撤场项目提供至少10～30天的应急配合队伍组织，并保证工作质量；
13.6.1.2作为有效配合服务供方在被撤场项目重新招标时，该方如应标，则在同等条件下可享受优先中标权。

13.6.2紧急评议
13.6.2.1服务供方突然撤场突发事件出现后一小时内，管理处经理将情况汇报给公司运营副总，运营副总招集供方评审委员会临时紧急服务评议会议，对该项服务招标中第二、三意向性合作单位进行紧急评议；
13.6.2.2三天内委员会成员均应对于本次紧急评议合格的意向性单位情况进行了解评价，由综合管理部汇总意见报经营副总审核后，与意向性合作单位负责人进行联系，并确认合作意向，再报总经理审批；
13.6.2.3经总经理审批通过后，三日之内完成合同签订，要求评议合格单位五至七个工作日内组织人员进场实施。

13.6.3事件处理：服务供方突然撤场，管理处应及时收集现场证据（如：照片、文
字资料等），按《紧急、重大事件管理控制程序》处理；根据后续现场损失及责任界定，采取谈判或起诉的方式追究服务供方责任。

14供方资料管理
14.1运营管理部应当对合格供方及时建档，及时更新，建档时应清晰表明：
14.2供方基础档案: 工商营业执照复印件、税务登记、资质等级证书、法人身份证件
复本。

14.3合同、价格目录清单、质量保证书、产品说明书、服务标准、供方提供的样品
封存等
14.4评审结果和记录
14.5供方的评审记录和管理档案需长期保存；
15记录：
15.1《合格供方名录》
15.2《供方阶段评价表》
15.3《供方评审表》
15.4《解除供方服务申请》
15.5《评审不合格整改通知单》
16相关文件
16.1《采购控制程序》
16.2《招标采购控制程序》
16.3《合同控制程序》
16.4《紧急、重大事件管理控制程序》16.5《不合格服务识别与纠正控制程序》16.6《年度工作计划》
16.7《年度工作预算》。