供方管理控制程序

供方管理控制程序

1目的

规范供方的评审与管理工作，确保供方的质量满足公司的要求。

2适用范围

适用于公司对所有供方的评价、选择、管理工作。

3职责

3.1总经理或授权人：负责公司合格供方的审批、负责参与、指导招标供方评审。

3.2运营副总：负责供方选择评审、供方服务结束评审、供方年度评审的实施与评价

3.3运营部：负责配合运营副部各类供方评审组织与实施，负责《合格供方名录》编

制与更新、负责供方档案管理。

3.4财务部

3.4.1参与供方选择评价，审核供方营业资质、税务及财务状况；

3.4.2负责与供方费用结算

3.4.3负责评价中有关于财务方面的评价

3.4.4负责供方需求申请审核，供方申请需符合各部门、各管理处资金预算及计划。

3.4.5组织每季度对合格供方所提供的物资进行价格摸底及同类物资价格比较。

3.5综合管理部：

3.5.1品质人员：

3.5.1.1负责审核重要服务外包方的服务标准、工作标准、频次、检查标准、作业规

范、行为规范等相关要求；负责对供方服务实施过程的抽检。

3.5.1.2负责服务供方重大事件的处理；

3.5.1.3负责协助供方选择、供方服务结束评审、供方年度评审的组织、实施，评审

评价。

3.5.2行政人员（采购人员及库管人员）：

3.5.2.1采购人员负责对供方的资源收集、初步筛选负责

3.5.2.2负责组织公司物资供应、VI产品制作等潜在供方的审核；

3.5.2.3负责物资类供方阶段评价的实施；

3.5.2.4库管人员负责供方产品价格明细及物资信息库建立，每半年对信息库的整体

信息整理更新。

3.6管理处：

3.6.1负责提出对各类供方的需求申请，可推荐潜在供方；

3.6.2负责按合同要求跟踪供方履约情况及现场检查，对服务供方及物资供方进行日

常的评价，按服务供方的服务供应情况履行服务款项的支付手续。

3.6.3负责对服务供方的非常态事件、投诉及合同内容调整的汇报；

3.6.4负责对物资供方提供的各类物资的使用、功能、售后等方面做出评价。

3.6.5负责监控供方服务过程中对公共能耗的耗用情况、重点耗材的用量；

4定义：

供方：是指公司运营管理提供服务或物资的组织及个人

5供方管理工作原则

5.1公司所有物资及服务的采购，均须从公司公布确认的合格供方处采购。

5.2所有供方选择均须遵循“货比三家”原则

5.3公司建立《合格供方名录》，将经过评审合格的物资供方、服务供方纳入到名录中，

每一类合格供方不少于2个，不超过4个（含4个）,已有4个时原则上不再评审新的同类供方。

5.4物资紧急采购可特殊处理，但采购人也需服从‘货比三家’的原则，选择质优价

廉的产品，用于应急处理。2个工作日内补充采购手续，填写《采购申请单》说紧急采购原因、清楚写明‘三家’比较过程、以及最终选择原因，之后按正常采购申请审批流程执行。审批通过后，综合管事部将受采企业信息完善后，采录到物资信息库内。

5.5合格供方名录中可以纳入2-3家网点分分布广的、大型的、信誉度高的综合超市

（可以开具正规发票），作为零星采购指定地点。

5.6物资采购单笔2万及以上、5万以下的；服务类采购单笔3万元及以上、10万元

以下的，选定合格服务供方后，在签订合同前须执行《合同评审控制程序》；

5.7大宗项目服务类的10万元及以上、物资类的5万元及以上须按《招标采购控制

秩序》执行选定供方。

5.8供方选择须符合公司产品的质量要求，包括：品牌、业绩、价格、服务等。

6供方分类

6.1物料类供方

指为公司日常经营活动提供办公用品、劳保福利、印刷业务、标识制作、维修用料、设备设施、维修工具、保洁用品、绿化植物、安全用品等物料的供应类商家。

6.2服务类供方

指为公司日常经营活动按合同提供设备维保、绿化养护、消防检测、土建维修、垃圾清运、管道疏通、化粪池清掏、培训外包、保洁外包、秩序外包、电梯维保、广告传

媒等各项服务的服务供应商。

7供方需求建立

7.1按要求须按《招标采购控制程序》执行的采购，需求部门每年在提报《年度工作

计划》及《年度工作预算》时提出采购需求，经批准后由综合管理部形成《招标采购计划》报公司审核；

7.2按要求须按《合同评审控制程序》执行的采购，需求部门须提前一个月在《月度

采购计划》中提出，综合管理部进行供方准备及信息调查。

7.3对于普通采购，需求部门在当月《月度采购计划》中提报。

8供方评审类别

8.1新供方评审：采购需求所涉及的供方，在《合格供方名录》中未包含，需在《合

格供方名录》以外开发新的供方时进行的公司内部评价工作。

8.2日常管理评价

8.2.1对物资供给类供方，每半年由公司综合管理部发起，在产品质量等方面发起

公司内部调查；根据信息库及财务前两季度价格调查资料对供方价格合理性进行评价；结合物资供方上半年的物料供应情况对供方做出半年评价。

8.2.2对周期性服务供方，服务使用部门（如管理处）对供方各工作情况实施日检

查、月总结的管理方式按月形成服务管理评价方式，每月对供方服务情况出具《供方阶段评价表》，公司综合管理部品质人员对此类服务实施季度抽检服务监督评价方式，每季度出具《供方阶段评价表》。

8.3年度供方评审：每年12月份至次年1月份，由运营副总负责组织‘公司供方评

审委员会‘成员，对公司各供方做一次全面年度评审，对供方一年内的合作给予综合