财务管理全套手册

财务管理全套手册

外办财务作业管理规范

一. 账簿的建立及要求

（一）应设置的账簿及要求

1. 自备库库存商品明细账

要求：按货号名称顺序设置，反映自备库商品的进销存情况。账薄应按帐页所注明的内容填写，详细记录货品的数量、单价、总金额及日期等，备注栏应简明扼要注明出入库原因，属调往商场的应在摘要栏填“商场”字样，属批发和零售的应注明“批发”或“零售”字样，属横调的应注明“横调××办事处”字样等。仓管应着重记录货品的数量、单价、规格，残次品、赠送品应单独设帐。

2. 商场商品库存明细账（活页明细帐）

要求：按商场分别设置，反映商场商品进、销、存情况。应着重货品不同售价的记录，如有变价的应及时调整库存明细账。

3. 自备库销售账（订本帐）

要求：按批发和零售分别设置“批发”和“零售”两个明细账。借方逐日登记自备库销售情况。贷方登记汇回公司货款。

4. 应收账款明细账（活页帐）

要求：按商场名称分别设置明细账，以反映对每一商场应收回的货款。该帐簿逐月进行登记，借方登记实际结算额，贷方登记收回（汇回公司）货款、代扣费用等，余额表示应收商场货款的结欠余额。备注栏应详细记载销售条数、零售价与结算款差额等情况，以备核查。

5. 资产明细账（活页帐或公司设计的表单）

要求：用于登记外办的固定财产、低值易耗品等。借方登记资产增加，贷方登记资产减少。

6. 其他账簿（视不同情况按需要设置，如驻点现金日记账、商场销售逐日明细帐（表）等）。

（二）财务表单：见附件（财务表单一览表）

（三）账务关联性要求

1. 账证相符：即账簿中登记的数据必须与原始凭证中的实际发生数相符合，以保证账簿、报表等数据的真实性。

2. 账账相符：即保证相关联的账簿间勾稽关系正确，如总账金额与明细账总金额相符等。

3. 账表相符：报表的数据应来自账簿，必须与账簿记录相符。

4. 账实相符：如自备库存明细账记录应与实有库存数相符等。

二. 账务处理的基本原则

（一）总要求

严格执行公司制定的各项财务管理制度、财经纪律及下发的各项文件和通知。（二）账务处理应遵循的一般程序

1. 取得原始凭证：即外部取得的销售发票、费用发票、收发货凭据、内部制作的支出证明等。

2. 原始凭证的审核：应审核凭证是否合法、票面金额计算是否正确、价格是

否合理、数量是否符合要求、经手人及主管是否签字。

3. 登记账簿：外办会计可根据原始凭证直接登记账簿，登录账簿时应准确填写业务发生日期、简单扼要地写明摘要，原则上当天取得原始凭证当天入账。

4. 月终结账、对账：月终结出各账户的借、贷方发生额及余额，与自备库、公司核对账户间勾稽关系是否正确、与公司、商场核对数据是否正确、将当月余额转入下月等。

5. 编制各类报表：如销售旬报表，销售月报表、办事处商品进销存报表，自备库、商场销售月统计表等，按规定时间报回公司财务部。

（三）账务处理的基本原则

1. 客观性原则

账务数据应真实、准确，客观地反映经济活动，不得弄虚作假。

2. 及时性原则

账务处理要及时，当日业务当日入账；各种报表按规定时间准确及时上报。

3. 明晰性原则

发票、账簿、报表等要做到一目了然，勾稽关系反映明了，记录字迹清晰，按财务规定更正错帐，不得涂改。

三. 账务处理规范

（一）自备库库存管理

1）提货：驻点提货时应先检查货物包装情况，如发现破包或异常现象即与运输单位联系，当场开包验货，发现短缺立即索取相关证明，以便公司向货运公司索赔。无法取得证明的损失，由驻点经理按自备库零星销售承担赔偿。

2）验收入库

(a). 货品运到后，仓管、会计应按货运单、内部调拨单和装箱比例单验收，核对单据与货品是否相符，然后填制内部验收单（必须注明验收日期、内部调拨单号、横调方城市、货号、规格、数量、单价、金额及验收人签字）交会计入账。

(b). 在货品验收时如发现货品有盈缺或串号，应及时与公司营销部片区主管或调来的驻点办事处联系，查明原因，填制商品损失报告单或串号调整表，属公司发出的短少部份确难查明原因者，损失由驻点经理按零星销售额承担赔偿，属横调短少的，双方各承担6.5折的50%，属途中短少，应附运输部门证明，尽速寄回公司财务部。

(c). 如货品已到而公司的内部调拨单未寄到，应及时与财务部取得联系，如发现货物无装箱单应与营销部立即联系。落实有关情况（数量、单价等）后按正常手续验收入库。

(d). 商场退回：提货人员应开具红字的商品验收、调拨单，到商场提货后交仓管进行验收并由仓管签字确认，会计凭单入账。

(e). 自备库销售退（换）货：自备库销售原则上不准退（换）货，确属质量问题等特殊原因的，仓管验收后开具红字商品、验收调拨单，注明退回原因交会计入帐（对有规定一定比例退换率的，应认真计算其实际退换率比例）。

(f). 会计入账时，应复核仓管填制的单证，审核无误后进行登账。

(g). 无论验收是否有异常，均应在验收后两日内与公司营销部或调出方反馈验收情况（以传真确定）。

3）调货出库

(a). 当货品调往商场时，应由仓管开具商品验收、调拨单、（应注明货号、规格、数量、单价、金额）随货品送商场，经商场营业员签收确认后，将商品验收、调

拨单交会计入账。同时在自备库明细簿上登记调货数并于备注栏注明“XX商场”字样。收到仓库开具的商品验收、调拨单后，会计应根据单据登账。

(b). 当货品批零销售时，仓管应在自备库存明细簿上登记销售数，并于备注栏注明“批发”或“零售”字样，同时开具商品验收、调拨单由客户签字后送会计入账。会计根据审核无误的单证进行登账，明细账上贷（增加）记销售收入。驻点出纳（一般由经理兼）收取现金后登记现金帐簿。

(c). 货品横调出库时，仓管应填制商品验收、调拨单，装箱比例单，同时登记库存明细簿，并于备注栏注明“横调XX办事处”字样。会计根据核对无误的凭证记“库存商品——自备库库存明细帐”减少数。（详细程序请参见“横调作业管理程序”）。（退货回公司视同横调，注明退回公司。）

4）货品盘点：

(a). 自备库应实时记录货品的收发及结存情况，经常做好货品的盘点工作。

原则上自备库应每月至少盘点一次，并与会计对账，做到账实相符，会计应进行监点。

(b). 盈亏调整：仓管如在盘点中发现货品溢缺，应及时查明原因。属记账错误的应及时对账簿记录作相应调整；属账实不符的，由会计填制串号调整表进行调整，商品结存大于帐面余额调增，相反则调减；增加差额归公司，减少差额应由责任人员按7折赔偿（现行价）。

(c). 经公司组织盘点的短少数额按销售原价由驻点赔偿并视情况予以20%到2倍罚款。

5）商品变价：

根据公司下达的变价通知文件或办事处申报批准后的变价书，驻点会计结合本期（变价日）的实际库存数量填制变价、报损单给公司入帐，变价数量的总和等于变价日自备库库存加各商场的实际库存数。商场变价用商品验收、调拨单填制，开红单（红字）冲原价，以现价开蓝单（蓝字），数量相等，根据调价的差价情况，调整自备库和商场的帐簿的商品结存金额。属办事处自行申报变价的，应将公司批准单附在变价单后随之寄回。

（二）商场库存：

驻点应不定期（每月至少一次）组织对商场进行盘点，检查商场库存记录是否正确，帐实是否一致，及时对商场借条（限半个月）进行清理，对串号、盈亏情况进行处理，对商场顾客退换货情况进行核查，及时查明原因，向公司反馈信息，并做好销售记录的冲销。商场短少由驻点经理负责向营业员以现时零售价全价赔偿，不及时清理的借条一经查出由驻点经理按最初的原零售价全额承担。（三）资金回笼管理

1. 批零资金回笼

1）外办自备库批发和零售一律收取现金，不得赊欠，由于赊欠等造成损失的，由外办负责人全额赔偿。

2）完成销售后，必须于当天或次日上午将销售货款全额存入公司指定账户，不得从销售货款中扣除任何费用（包括业务提取费）。对于未及时将款项存入或汇回的，以当地邮戳或银行现金收讫章的日期为准，以迟存（汇）天数计算，每天依迟存（汇）款项3‰的金额对外办经理进行处罚。将货款存入公司账户时应收好存款凭条，及时传真或电话通知公司出纳，以利核对，汇款起点5000元（特殊情况须向财务部、总经理申报核批）。

3）首次批发应由批发商签章并注明经销商电话、联系地址、日期等，平时销