第七节 邮件处理

邮件接收

1.设有专门送达处

1)清点数量，检查是否损坏或被拆开

2)一些三资企业要求接受有件时，必须填写邮件收领单

*对确定当日或今日要寄来的重要邮件（如机要邮件/快递邮件）秘书要通知传达室、收发室注意收取，收取后立即送给自己，以防耽误或遗失，若当天收发室未按时将邮件送达，秘书应主动打电话询问，了解情况或催促

2.自行到专用邮箱取回

1)专用包袋，每天上午、下午各一次（按时开启专用邮箱，即使取回邮件）

2)取件后直接回办公室，不宜携带着邮件办理其他事情，防止信件遗失，

以保证新建的时效性和安全性

邮件处理的步骤：

1.邮件分类

1)邮件分类的规则

私人邮件—商业邮件分开

办公室邮件—外部邮件分开

把优先考虑的材料放一起

2)邮件分类办法

A.按邮件的重要程度：重要邮件—普通邮件（重要邮件：邮件封皮上

有“机要confidential mail、急件urgent mail、快递expressed mail、

保价insured mail、挂号registered mail”等标记/落款为重要任务、

单位的邮件）

B.按邮件的性质：公务邮箱—私人邮箱

a)公务邮箱：重要邮箱、普通邮箱和报刊、广告、小册子等印刷

品

b)私人邮箱：寄给组织中具体某一个人的邮件，封皮上标有“亲

启、私人、保密”等字样的邮件（对于这类邮件，秘书一般都

要将其直接交到收件人手里）

*若发现邮包有异样（形状、味道等），应视为可疑邮件，不要拆开，离开并锁上办公室，迅速报告公司的保安部门或直接报警，等待他们来检查处理。

2.邮件拆封

1)拆阅信件的权限——三类不拆：

A.凡邮件上表明“亲启、私人信件、机要、保密”等字样的信函，秘

书不要开拆，应送交上司或相关人员开拆

B.凡邮件上标明“机要、保密”等字样的信函，除上司授权外，秘书

不要开拆，应送交上司或相关人员开拆

C.（“三资”规范要求）公务信件——白色或黄色信封，上面文字应

当为打印或印刷的（不能手写）

*若秘书所属的是规章制度健全的单位，收到的信封颜色异常或信

封是手写信件，尽管上面没有“私人信件”之类的字眼，也不能开

拆

D.对于拿不准是否该由自己拆阅的信件，秘书也以原封送交上司开拆

为妥

2)信件的开拆

剪刀、拆信器等工具（不能用手撕，避免破坏邮件上的一些重要信息，

同时也可以保持邮件封皮（如信封）的美观）

3)信件拆开后的检查

A.拆开后，检查信封和信纸

B.检查信封和信纸上的封内地址是否一致

C.检查信纸最后是否有落款

D.检查日期（写信日期、邮戳上寄出和寄达日期）

E.检查附件（若缺少附件，要加上“附件缺少”Enc. Missing的字样）

3.邮件阅函

如果得到上司授权，秘书应及时对信函进行阅读处理

4.邮件登记

秘书在拆启邮件及阅函过程中，秘书还应对与组织有关的重要邮件进行登记

1)既便于秘书对重要邮件的去向、来函办理情况等的掌握和跟踪

2)也能保证重要信函的安全归档

邮件登记表（见图）

5.邮件呈送分办

1)在对邮件进行拆封登记的过程中，还要求秘书在邮件的右上角加盖/手

写收件日期，因为有些信函的成文时间与发出、收到时间间隔较大；同

时也方便秘书分辨信函是否已经做过处理；

2)秘书还应按照轻重缓急程度对需要呈送的邮件再作细分，保证重要信函

得到优先处理

几种特殊邮件的处理

1.挂号与汇款邮件的处理

1)挂号邮件必须按照邮递员的要求签名盖章

2)汇款邮件，一般都应填写汇款登记簿

A.汇款数目应按信函或所附账单上写的数目进行核实

B.将汇款数额以及收款人的姓名写在文件的一角注明

2.账单与结算单的处理（一般应转交财务部门/应付款部门）

若你的办公室负责付账，可把账单存到档案里，直到每个月的指定付款日期实际工作中，忙于处理，可先将其它们放在一个“待处理”的文件夹中

3.上司不在是如何处理邮件（取决于公司的制度和上司的个人习惯）

1)若上司习惯于每天给办公室打电话——应把内部信件和外来信件分开，

把每封邮件的内容大致记录，以便向随时向上司汇报

2)若无此习惯，应主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或传真

一份给他

3)若上司离开时间较长——应把所有邮件，无论私人或商业邮件都通知给

他

*尽可能多处理一些邮件，在给上司通知中应清楚地说出邮件的主题，

或者把邮件交给公司其他部门处理

4)把寄给上司的邮包连续编号（3-1、3-2、-3-3）——是否所寄的邮件上

司全部收到

5)上司在度假，不让秘书转交邮件——将需要上司亲自处理的邮件先保存，

并在对方收件人回复的心中告诉对方合适可以得到回复

案例分析

❤【信件的接收】秘书邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。

早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错