会议签到教案培训课件

会议签到

教学目标：

1、了解会议签到的作用。

2、掌握会议签到的一般流程和具体要求。

3、通过角色体验，感受签到过程中的接待交流、发放资料等流程的具体做法。

教学重点：会议签到的一般流程和具体要求。

教学过程：

一、出示任务，导入新课

同学们，今天我们接到一项新任务。大家一起来看看《任务书》。

出示《任务书》，齐读。

任务书

任务：10月18日上午9时，宏远公司在江南大酒店三楼多功能厅召开新产品发布会，请你负责做好会议签到工作。

要求：提前做好签到准备，热情接待全国各地经销商，及时做好签到、发放中餐券和会议资料，分省统计实到人数。

二、讨论任务，理清思路

请同学根据自己的理解说说：

1. 这个《任务书》给我们布置了一个什么任务？

学生回答后板书课题：会议签到

2.会议签到要做哪些事？（根据学生回答适时板书）

①签到准备（准备好签到表、签字笔、签字台、会议资料等，提前到签到处）

②接待签名（热情大方、提示填写完整、分发餐券和资料、指引会议地点、告知用餐地点等）

③统计人数（分省统计实到人数、查看重要客户是否到会）。

3. 想一想，为什么要进行会议签到？

①及时了解与会人员到会情况，准确地统计到会的实际人数；

②检查缺席情况,以便及时通知人员到会；

③与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是参加会议活动的书面证明，可备日后查考，提供历史凭据。

三、结合事例，明确任务

1. 我们一起来看看一位新秘书是怎么做签到工作的，并进行分析。

教师讲述《秘书工作案例与分析》第144页案例“弄巧成拙”。

2. 学生分组讨论：高秘书的签到工作有什么问题?

3. 选择若干小组汇报交流。

4. 既然签到工作这么重要，你觉得会议签到应该做哪些事、怎么做？

5. 学生发言后总结。

（辅助材料：会议签到要求）

四、模仿练习，实施任务

1.先请第1.3.5.7小组的同学做接待秘书，

2.4.6.8小组的同桌做参加会议的来宾。用练习本做签到本，课本作为会议资料，就刚才讲的会议和会议签到的要求，与同桌模拟练习签到。练习3分钟。

2.请一组同学示范，其他同学鼓励评价。

五、知识拓展，总结延伸

1. 刚才大家的模仿练习进行得很好，相信大家今后碰到类似任务，一定能顺利完成。除了在签到表上签到以外，现在还有簿式签到、证卡签到、计算机签到等等。（辅助材料：常用会议签到的方法）

2. 写总结语。请大家回忆一下我们的讨论和模仿练习，想想在讨论和模仿练习中你获得了什么体会。请看一下这张表格，它包含了一些你在挖掘内心体会时需要使用的词语。例如，你可以这样开头“我学到了……”，“我开始在想……”，“我现在认识到……”，“我体会到……”，“我认为……”以及任何你能想想来的类似词组。请回顾我们的讨论和模仿练习，写下你的想法。

3. 快速应答训练，轮流让每个学生朗读一句总结语。

4. 教师小结：这节课我们从接受宏远公司的任务开始，大家通过交流讨论，了解了会议签到的作用、会议签到的一般流程和具体要求。通过模仿练习，体验了签到过程中的接待交流、发放资料等流程的具体做法。

不同的会议，不同的单位，对会议签到有不同的要求。同学们今后参加工作，要根据实际情况进行，只要在工作中经常总结，一定能适应岗位要求。

辅助资料：

会议签到要求

1. 要提前准备好签到用的文具、表格或其他设备

2. 要提前到岗，事先在会场入口处安排好签到处等候，否则会让到会早的与会者受到冷落

3. 与会者来签到时，要起立打招呼：您好，请您签到（张总，麻烦您在这里签到）。提醒与会者填写签到表，一般包括姓名、职务、单位、联系电话等内容。

4. 如果签到的同时发放文件，要事先将资料装好袋，签到完一个，发一份资料，有条不紊。

5. 签到工作结束之后，应及时将到会情况报告给上司或会议主持人，让他们在会前掌握到会人数和缺席人数。

常用会议签到的方法

1. 簿式签到即与会人员在会议秘书人员预先准备好的签到簿上按要求签署自己的姓名，以示到会。多用于庆祝会，同学会，签到簿可以珍藏，留作永久纪念。

2. 证卡签到即事先制作签证卡发放给每个与会人员，在开会入场时，与会人员将签有自己名字的签证卡交给秘书，以示到会。用于人代会等比较重要的会。

3、计算机签到即与会人员进入会场时，只要把事先特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员姓名、号码等信息传到数据中心。用于规模比较大的会议，减少工作量。

弄巧成拙

宏天公司要举行一个新产品的推广发布会，邀请了各界人士参加。很多客户对这个新产品很感兴趣，所以来参加会议的人很多，公司特地租了一个大礼堂作为会场。总经理助理林丽对会议工作进行了最后检查，因为会务组负责签到的高秘书是第一次参加这样的会务工作，她特别叮嘱高秘书明天一定要早点到会场，做好客人的签到工作。

高秘书是新来公司不久的前台秘书，刚参加工作不长时间就参加这样的大型会务工作，她有点紧张。晚上下班后，她大学同学又拉她去参加生日聚会，闹到很晚才回家。第二天等她一觉醒来，发现已经8点钟了，她赶紧简单收拾一下，公交车也不敢坐了，打出租车赶到公司，到公司以后发现已经有一堆客人在签到台前等着签到了。林助理正在一边招呼客人，一边着急地等着她。看到她，马上要求她快给客人签到，把会议资料和午餐券发给客人。

林助理走后，高秘书赶紧把签到表、会议资料和午餐券拿到桌面上摆好。看到等候的客人这么多，觉得自己边给客人签到边发资料和午餐券太慢了，就让客人自己在签到表上签到，签完后到她这边领资料和午餐券。这个办法的确很快，不一会儿，客人们都签完到领了资料和午餐券进入会场了。

等到会议正式开始后，高秘书开始进行清点核对，这才发现签到的人数与她发的资料和午餐券不符合，签到表上还有26个人没有签到，而她手里的资料和午餐券却都发光了。她立即慌了，不知道是这些人领了资料没有签到？还是根本没来，让别人替领的资料？他根本弄不清楚，想去核对一下，可是她不认识他们，怎么向总经理汇报呢？高秘书不知所措了？