建设工程监理文件编码及归档管理细则(2011修订)

建设工程监理文件编码及归档管理细则

为便于公司工程监理文件的整理、归档和查询，按照公司质量管理体系文件要求，依据《建设工程文件归档管理规范》（GB/T50328-2001）,参照《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009），特制订本细则。

一、监理文件编码要求：

（一）各生产部门负责所监理项目的文件编码管理工作，定期检查在建项目的文件编码情况；公司承接的所有项目文件编码，必须按照本文件中的编码方式进行编码。

文件上明确文件编号位置的在规定位置进行标注，无明确文件编号位置的应在文件右上角进行标注。生产部门按下图设置条形章，在编号位置加盖。

（二）编码方式：

1、每个项目的每个文件编码为：

类别编号/文件代号/顺序号，土建工程需按专业划分时，文件编码可按类别编号/专业代号/文件代号/顺序号

2、经营计划部在下达《工程项目任务通知单》时，同时下达该项目的“工程编号”发到生产部门，工程编号在档案封面上标注。

3、“类别编号”主要分为以下四类：

第一类为监理管理资料，类别编号为B1；

第二类为监理工作记录资料，类别编号为B2；

第三类为竣工验收资料，类别编号为B3；

第四类为监理日志及影像记录，类别编号为B4；

具体类别内容见附表一。

4、公司监理档案保存期限

保存期限按照《建设工程文件归档管理规范》（GB/T50328-2001）执行，工

程监理档案纸质文件保存期限分为短期保存、长期保存，长短期保存的纸质文件皆应制作成电子档案，电子档案皆长期保存，电子档案的制作要求由项目管理部提出。

短期保存时间为5年，土建工程长期保存时间为50年，通信工程长期保存时间为20年，如设计使用寿命高于公司保存期限，则公司长期保存期限顺延至工程使用寿命。

档案分长期和短期分别组卷，并应建立目录。

5、归档范围

长期保存表分土建和通信两类工程，短期保存表为土建和通信共用。

6、归档方式

公司归档方式分为纸质档案1份和电子档案1份。纸质档案统一采用A4大小，装订成册，要求整齐。电子档案提交项目管理部统一保管。

二、监理文件归档管理要求

项目管理部负责监理文件归档管理,不符合编码要求、未按照要求组卷的监理文件不得归档。分公司应将长期保存的纸质文件和长短期电子文件提交一份到项目管理部归档，并同时在分公司内做好保存。

生产部门在接到《工程项目任务通知单》后3日内，总监理工程师应安排项目档案管理人员，从工程启动开始就着手收集和整理有关资料，项目管理部在质量监督检查中进行检查。

在工程实施过程中，各项目监理部应按照监理文件编码要求及时将文件进行归类，并对每一份文件进行标识，归入对应的文件盒。

项目验收后60日内，项目监理部应按照要求进行档案整理，经项目管理部审核后存档。

监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷，监理资料的组卷顺序按附表1顺序进行，档案号由项目管理部确定。

工程监理档案封面、审核备考表见附表2，附表3。

三、本归档目录仅为向公司提交档案的要求，对于日常监理工作尚需收集的资料根据项目情况自定，未列入归档保存表而生产部门又认为有保存价值的，在部门内自行保存。提交建设单位的档案如其有要求格式，则按建设单位要求组

卷，否则参照本细则提交建设单位监理档案。

本细则由项目管理部负责解释，自发布之日起执行，原《建设工程监理文件编码及归档管理细则（试行）》作废。

附表1：工程监理文件归档范围和保存期限表

附表2：工程监理档案封面

附表3：工程监理档案审核备考表

附表1：工程监理文件归档范围和保存期限表

工程监理文件归档范围和保存期限表（土建长期）

工程监理文件归档范围和保存期限表（土建及通信短期）

档案号：

工程监理档案

（长期）

共册第册

工程名称：

工程编号：

保存时限：

编制人：

总监理工程师：

编制日期：

档案号：

工程监理档案

（短期）

共册第册

工程名称：

工程编号：

保存时限：

编制人：

总监理工程师：

编制日期：二〇一一年一月二十八日

背脊样式：

附表3：工程监理档案审核备考表