物资采购管理办法

物资采购管理办法

第一章总则

第一条为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高采购质量，制订本办法。

第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。

第二章部门分工及职责

第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下：

1、负责制定完善公司物资采购管理制度；

2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批；

3、监督指导相关部门实施采购方案；

4、组织相关部门进行采购物资的验收；

5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。

第四条采购分工如下：

1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购；

2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购；

3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购；

4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。

各部门的职责如下：

1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划；

2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报

分管领导审核。

3、协助分管领导实施采购方案；

4、参与采购物资的验收入库工作；

5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续；

6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。

第三章采购计划管理

第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体

分工如下：

1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；

2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划；

3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品

备件等物资的采购计划；

4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。

第六条计划编制时间

1、按月度编制，每月25 日前编制次月的采购计划；

2、非计划性的临时采购，编制临时计划。

第七条计划内容

采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质

量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。

第八条计划审核审批

1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核，总经理审批。

总经理是否授权采购分管领导审批？

2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。

第四章采购组织管理

第九条确定采购方案

审批后的采购计划，由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或审批。编制采购方案应遵循以下基本原则：

1、采购价格应以市场价格为指导；

2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；

3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。

第十条签订采购合同及履约

1、公司根据《合同法》等法律法规要求，制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板” （附件一），规范公司采购合同文本的管理。

2、有以下情形之一的，必须与供货商签订采购合同：

（1）须预付货款的物资采购；

（2）有特殊质量和技术要求的物资采购；

（3）有到货期限要求的物资采购；

（4）有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；

（5)其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。

3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。合同生效后采购部门方可履约。

4、各采购部门负责合同履约。包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。

5、合同文本的管理

（1）由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》（附件三）进行编号，并登记合同台帐，存档管理。

（2）合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结

评价，并将《合同履约情况评价表》（附件四）与对应合同一起存档。

（3）采购合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。

第十一条物资验收入库

1、物资到货后，分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划

或采购方案或采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购

部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确

认无误后由库管办理入库手续，填制《物资采购验收单》，库管、采购、检测员签字确认。

2、代采购物资到货后，由采购部门代表公司书面委托收货人，按上

述要求进行验收，并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。

3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，

销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”，库管依据“收货凭据” 同时办理出入库手续，填写《出库单》或《入库单》。

4、检验不合格的物资不得办理入库。

第五章采购结算管理

第十二条发票管理

采购物资时，经办人必须索取增值税专用发票，并对发票的真实性

和合法性负责。特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部

门的分管领导。

第十三条结算付款管理

1、预付货款必须有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款；

2、无论是现款采购还是赊购，一律实行“先对账结算，再付款” 。

3、结算时，由采购部门收集、整理相关结算凭据，填写《物资采购

结算单》，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行

帐务处理。

4、办理采购结算时，《物资采购结算单》必须附有以下资料：

（1）经审批的物资采购计划；

（2）经审批的物资采购方案；

（3）盖章生效的采购合同（本办法规定可不签订采购合同的除外）；

（4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；

（5）完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》；