ISO22000程序文件

文件控制程序

1.目的

对与食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2.适用范围

适用于组成公司食品安全管理体系的文件。

3.职责

3.1总经理负责公司食品安全管理体系方针、目标文件、食品安全手册文件的批准。

3.2 食品安全小组组长负责组织编写和审核食品安全管理手册,批准程序文件和工作文件。

3.3各职能部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。

3.4 办公室是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。

4.定义

无

受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

5.工作程序

5.1文件分类、编号和版本标识

5.1.1食品安全管理体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：

a)食品安全管理手册：

ZZW/FS –2008

b)程序文件：

ZZW/QP/XXX-2008

发行年号

顺序号

程序文件代号

公司代号

c)工作文件：公司代码(ZZW) -部门简称/顺序号-发布年号

部门简称规定：办公室BG、质检部ZJ、食品安全小组ST、供销部GX、

生产部SC、总经理GM、食品安全小组组长MR。

d)外来文件：公司代码/顺序号-原编号

如ZZW/01-ISO9001:2000（ZZW第01号外来文件，ISO9001:2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）

e)表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。

如ZZW/QP/01-01A表示第一个程序文件中涉及到的第一张记录表单。

5.1.2文件的版本与状态：食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为A表示版本，0表示初始状态。即该版本未进行修改。

5.2文件受控

5.2.1 公司内部使用的食品安全管理体系文件均为受控文件。

5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。

5.2.3 公司外部使用的食品安全管理体系文件均不为受控文件。

5.3文件编制、审核、批准

5.3.1 方针、目标和食品安全管理手册由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。

5.3.2 程序文件由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。

5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。

5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。

5.3.6 管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。

5.4文件的发放、保存和管理

5.4.1食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由办公室保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。

5.4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。

5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。

5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。

5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件只置于办公室)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上

乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。

5.4.5办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部管理体系审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，办公室做好相应发放签收记录。

5.5文件的更改

5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。

5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只进行划改并签名或盖章即可；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由A变为B。

5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。

5.6文件回收、作废与销毁

当文件不适用或文件持有人变动时，办公室应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。回收的文件，需要作废的，由办公室填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。

5.7外来文件

5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司办公室组织各