第八章 档案管理[56页]
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• 第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料， 均应列为短期保管。它主要包括本单位一般事务性的文件 材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要 贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报 告和统计表等文件材料。
管理秘书实务（第三版）
21世纪公共管理系列教材
8.5 档案检索工作
管理秘书实务（第三版）
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常用档案检索工具的编制和使用
案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理 顺序组织起来的档案检索工具，它是档案 部门最基本、使用较为频繁的一种检索工 具。
全引文件目录
全引文件目录又称案卷文件目录，是将全 宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按 一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇 编在一起而成的检索工具。
• 档案价值鉴定工作的意义在于它是解决档案庞杂和精练之 间矛盾的主要途径。鉴定工作开展得好，可以节约档案保 管成本，提高工作效率，一旦遇到天灾人祸对档案的突袭 还可以有所主次，保证重点档案的保护和抢救。
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档案保管工作的主要内容
• 1.凭借柜具或库房对档案实施的日常管理 • 主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化
其形式有两种：一种是先列出案卷号、题 名、年度、页数、期限，随之就在下面标 出此卷内文件目录。
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人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指 明其档案出处的检索工具。人名索引一般 由人名和档号两部分组成。利用者借助人 名索引，可以查到记载某一人物的材料。
第8章 档案管理
档案概述
本章 体系
档案收集 档案整理 档案价值鉴定及保管工作
档案检索工作
档案利用工作
管理秘书实务（Baidu Nhomakorabea三版）
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8.1 档案概述
• 1.档案的概念和特点 • 2.档案的作用 • 3.档案的种类 • 4.档案管理工作的内容 • 5.档案管理工作的性质和意义 • 6.档案管理工作基本原则
概念和意义
档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。 档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。 档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息 存储的起因和目的。 档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决 条件。一个单位的档案文件达到成千上万卷并不是稀罕事。面 对大量的档案，档案提供利用工作并不只是依靠简单的取和放 完成的，而是先要通过检索这一瓶颈。档案能否及时、准确地 提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工 作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经 验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检 索工具。
1.区分全宗 2.分类 3.立卷 4.排列案卷 5.编目
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8.4 档案价值鉴定及保管工作
档案价值鉴定工作的主要内容
• 制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表； 具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的 保管期限；剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以 销毁，以及围绕这些工作而开展的一系列鉴定组织工作。
全宗指南
全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档 案室所保存的某一个全宗档案内容和成分 及其利用价值的一种书本式检索工具。其 体例包括以下内容： 第一，立档单位和全宗的历史概况。 第二，全宗内档案内容和成分的介绍。 第三，全宗指南的辅助材料。
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确定保管期限
• 根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长 期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远 保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期 保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的计算， 通常是从文件产生和形成后的第二年算起。
• 第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的， 在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科 学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要 包括两部分：一部分是本单位工作中制成的重要文件，如 指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计 划和总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任 免的文件材料等；另一部分是上级单位颁发的属于本单位
摆放和与档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移 出、收进等。
• 2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的 措施
• （1）防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和 规律，通过经常性的具体工作，采取专门的技术措施和方 法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响， 把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。
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的主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、 批复等，还有下级单位报送的有关方针政策的和重要问题 的请示、报告、总结等文件材料。
• 第二，凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本 单位需要查考的档案，应列为长期保管。它也主要包括两 部分：一部分是本单位工作中制成的，在相当长时间内需 要查考的文件材料；另一部分是上级单位颁发的和下级单 位报送的比较重要的文件材料。
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• （2）延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味地防 止档案的自然损坏，还要从根本上采取更积极的措施，最 大限度地延长档案的寿命。如在文件制作阶段，选用耐久 的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、 修补和采取其他处理措施等。
• （3）维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物 质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面， 不因档案保管不当造成档案丢失或内容的泄露而使档案的 所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。
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8.2 档案收集
8.2.1归档制度 8.2.2做好档案收集工作应注意的事项 8.2.3档案装订
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8.3 档案整理
• 档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立 卷、案卷排列以及编制案卷目录等。对此也可称为档案整 理工作的内容。
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8.5 档案检索工作
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常用档案检索工具的编制和使用
案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理 顺序组织起来的档案检索工具，它是档案 部门最基本、使用较为频繁的一种检索工 具。
全引文件目录
全引文件目录又称案卷文件目录，是将全 宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按 一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇 编在一起而成的检索工具。
• 档案价值鉴定工作的意义在于它是解决档案庞杂和精练之 间矛盾的主要途径。鉴定工作开展得好，可以节约档案保 管成本，提高工作效率，一旦遇到天灾人祸对档案的突袭 还可以有所主次，保证重点档案的保护和抢救。
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档案保管工作的主要内容
• 1.凭借柜具或库房对档案实施的日常管理 • 主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化
其形式有两种：一种是先列出案卷号、题 名、年度、页数、期限，随之就在下面标 出此卷内文件目录。
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人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指 明其档案出处的检索工具。人名索引一般 由人名和档号两部分组成。利用者借助人 名索引，可以查到记载某一人物的材料。
第8章 档案管理
档案概述
本章 体系
档案收集 档案整理 档案价值鉴定及保管工作
档案检索工作
档案利用工作
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8.1 档案概述
• 1.档案的概念和特点 • 2.档案的作用 • 3.档案的种类 • 4.档案管理工作的内容 • 5.档案管理工作的性质和意义 • 6.档案管理工作基本原则
概念和意义
档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。 档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。 档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息 存储的起因和目的。 档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决 条件。一个单位的档案文件达到成千上万卷并不是稀罕事。面 对大量的档案，档案提供利用工作并不只是依靠简单的取和放 完成的，而是先要通过检索这一瓶颈。档案能否及时、准确地 提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工 作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经 验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检 索工具。
1.区分全宗 2.分类 3.立卷 4.排列案卷 5.编目
管理秘书实务（第三版）
21世纪公共管理系列教材
8.4 档案价值鉴定及保管工作
档案价值鉴定工作的主要内容
• 制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表； 具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的 保管期限；剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以 销毁，以及围绕这些工作而开展的一系列鉴定组织工作。
全宗指南
全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档 案室所保存的某一个全宗档案内容和成分 及其利用价值的一种书本式检索工具。其 体例包括以下内容： 第一，立档单位和全宗的历史概况。 第二，全宗内档案内容和成分的介绍。 第三，全宗指南的辅助材料。
管理秘书实务（第三版）
21世纪公共管理系列教材
确定保管期限
• 根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长 期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远 保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期 保存，一般指保存15年(含15年)以下。保管期限的计算， 通常是从文件产生和形成后的第二年算起。
• 第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的， 在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科 学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要 包括两部分：一部分是本单位工作中制成的重要文件，如 指示、命令、决议、决定、各种会议的重要文件、工作计 划和总结、重要的请示或报告以及有关机构演变、人事任 免的文件材料等；另一部分是上级单位颁发的属于本单位
摆放和与档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移 出、收进等。
• 2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的 措施
• （1）防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和 规律，通过经常性的具体工作，采取专门的技术措施和方 法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响， 把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。
管理秘书实务（第三版）
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的主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如指示、命令、 批复等，还有下级单位报送的有关方针政策的和重要问题 的请示、报告、总结等文件材料。
• 第二，凡是反映本单位一般工作活动，在相当长时间内本 单位需要查考的档案，应列为长期保管。它也主要包括两 部分：一部分是本单位工作中制成的，在相当长时间内需 要查考的文件材料；另一部分是上级单位颁发的和下级单 位报送的比较重要的文件材料。
管理秘书实务（第三版）
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• （2）延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味地防 止档案的自然损坏，还要从根本上采取更积极的措施，最 大限度地延长档案的寿命。如在文件制作阶段，选用耐久 的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、 修补和采取其他处理措施等。
• （3）维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物 质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面， 不因档案保管不当造成档案丢失或内容的泄露而使档案的 所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。
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8.2 档案收集
8.2.1归档制度 8.2.2做好档案收集工作应注意的事项 8.2.3档案装订
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8.3 档案整理
• 档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立 卷、案卷排列以及编制案卷目录等。对此也可称为档案整 理工作的内容。