实物档案整理

❖ 1、标题的拟写不是直接将奖品上的文字 照抄；
❖ 2、题名的拟写要揭示出奖品的内容。如 “XX单位颁发（授予）的XX工作或活动 奖牌（荣誉证书）；
❖ 3、奖品类实物的载体类型都应是奖品。
印章整理注意事项
1、印章归档前都应进行清洗：竹木类用95%的 医用酒精；金属类用煤油；玉石、橡胶类用 洗洁精。
义的赠品。 ❖ （5） 其他类 如产品、象征实物等。
2、排列 ❖ 全部按获得的时间顺序排列。 ❖ 3、编号 ❖ 在实物上粘贴档号标签。
建议标签
每格设宽 60㎜，高 15 ㎜。下
同
T005—SWj—1 团风县档案局
标注档号 填写T005表示全宗号，SWj 表示奖品类实物，1表示奖品类实物第1件。
❖ 5、存放
❖ 奖品类放入陈列室或柜架中，锦旗折叠（标 签露在外面）
❖ 印章放入印章盒
❖ 字画装裱后卷放，珍贵的放在特制长盒中
❖ 赠品和其它，根据载体特点存放。
❖ 实物档案归档要求： ❖ 随时收集，随时归档。 ❖ 实物档案归档重点： ❖ 收集——贴标签——建目录——保存
1
案局“全省档案工作先进集 体”的奖牌（奖杯、奖状、
奖品
永久
2010010 2
锦旗）
1
黄冈地区档案局公章
印章
永久
1996050 0
2
黄冈地区档案局业务指导科公 章
印章
15年
1996050 0
1
江泽民视察黄冈时亲笔题写的 “发扬老区传统 振兴黄冈 经济”手迹
字画
永久
1996050 0
奖品标题拟写应注意的事项：
实物档案分类代号 奖品用SWj 表示 印章用SWy 表示 字画用SWz 表示 赠品用SWp 表示 其他用SWq 表示
如：3- SWj-2 表示3全宗奖品档案的第2件； 3- SWy1-6 表示3全宗印章档案的第6枚
实物档案期限划分： 奖品类，县级以上的永久、以下的30年。 印章类，对外行文的公章或法人章为永
实物档案整理
❖ 实物档案是各单位在公务活动中形成或获 得的，具有保存价值的实物。
❖ 1、分类 ❖ （1） 奖品类 单位获得的奖牌、奖杯、
锦旗、证收等。 ❖ （2） 印章类 单位使用完作废的公章、
业务专用章等 ❖ （3）字画类 上级领导、名人志士来本
地区、本单位时题写的字、画。 ❖ （4） 赠品类 本单位获得的具有象征意
久，内设机构的或业务用章15年。严重损坏 不能修复的不归档。
字画类，一般定为永久 赠品类，根据象征意义定永久或30年。 其他类，需归档的，就定永久。
2、建目录 ❖ 全部按获得的时间顺序排列。 ❖ 3、编号 ❖ 在实物上粘贴档号标签。
建议标签
每格设宽 60㎜，高 15 ㎜。下
同
T005—SWj—1 团风县档案局
标注档号 填写全宗名称
T005—SWj—1 档号表示：T005表示全宗号，SWj 表示奖品类实物，1表示奖品类实物第1件。
标签统一粘贴在实物的右下角位置。印章档案标签上， 不需要注全宗名称项，粘贴在适合位置。
4、建目录
实物档案保管单位目录（示例）
保管 单位号
题
名
载休类 型
保管期限
时间
备注
湖北省档案局授予黄冈市档
2、印章归档前，都应盖印模。可建两份印模， 一份粘贴在印章盒内，一份作印模档案装订 保存。
3、单位印章积存较多，一次整理的。不能按时 间顺序归档的，可按历史时间或印章属性进 行整理。
❖ 考虑到基层实物档案较少，不分类型，建一 个实物档案总目录。建立电子目录数据库时， 还应著录全宗号、分类号、归档年度等。