物资采购和管理程序

13 物资采购和管理程序QB/JTGS-CX-13

1 目的

通过对物资采购、搬运、储存、发放过程的管理与控制，确保物资质量符合规

定的质量标准，并满足环保与职业健康安全管理的要求。

2 适用范围

适用于济铁工程有限公司质量体系覆盖范围内，物资采购、搬运、储存与发放

的管理与控制。

3 职责

3.1 济铁工程有限公司生产副总经理对本程序负责。

3.2 济铁工程有限公司物资设备部是本程序的主责部门。负责供方调查、评价选择

及复评、物资供方环境和职业健康安全控制等管理工作，对项目经理部进行监督检查，并形成检查记录。

3.3 各项目经理部负责本程序的执行、检查落实。

3.4 物资部门负责物资采购、运输、搬运、验收、储存与发放。

3.5 劳动防护用品的采购、验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。

3.6 试验室负责进场物资的抽样检测工作。

4 工作程序

4.1 工程备料单

各项目经理部工程技术部门依据技术管理的有关规定确定物资需求，编制工程

备料单。工程备料单要准确表述工程所需物资的名称、规格、型号、技术标准、质量要求、需求数量等内容。工程备料单按规定程序审核批准后交项目部物资

部门。批准后的工程备料单不得随意改动。由于设计及施工组织设计变更、核

算错误等原因，需变更工程备料单内容时，应另外编制工程备料单进行追加或

核减，也可先将原工程备料单作废，重新编制。为确保物资采购人员正确理解

采购要求，必要时工程技术部门应就工程备料单向物资部门进行技术交底。4.2 物资采购权限的确定

4.2.1 甲供物资由建设单位组织采购。甲控物资由项目部按照建设单位的要求，并在

建设单位的指导下采购。

4.2.2 自购物资中适合集中采购的，按照《中铁十局集团济南铁路工程有限公司物资

集中采购招议标管理办法》进行集中采购，不适合集中采购的由项目部进行议

标比价采购。

4.2.3 劳动防护等用品的采购验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。

4.3 编制物资申请计划

4.3.1 项目部应按照建设单位的要求编制甲供物资申请计划报送建设单位。

4.3.2 由济铁工程有限公司进行集中采购的物资，项目部应编制物资申请计划报济铁

工程有限公司物资设备部。

4.4 编制物资采购计划

4.4.1 对于权限内采购的物资，物资部门应按月编制物资采购计划（JCX13-1）。物资

采购计划经物资部门负责人审核，报分管领导批准后实施。

4.4.2 需要采购的劳动防护等用品，验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。4.5 评价供应商

采购物资前，物资采购部门应对供应商提供合格物资的能力进行评价。顾客以

文件形式指定的供应商可以不评价。

4.5.1 评价权限的划分依据

根据“谁采购谁评价”的原则，物资由哪一级负责采购就由哪一级物资部门负

责评价供应商。

4.5.2 合格制造商标准：

a) 工业品制造商应具有营业执照，且业务内容在其经营范围之内。实行了生产许

可证制度的产品，制造商应有生产许可证；实施强制性认证的产品，制造商

应具备ccc认证证书；实施认证的铁路专用产品，制造商应具备铁路产品认

证证书；实施制造特许证制度的铁路专用器材，制造商应具备制造特许证书。

b) 具有生产合格产品的能力；

c) 具备一定的生产规模和供货能力；

d) 信誉良好；

e) 价格合理；

f) 服务良好。

4.5.3 合格销售商标准：

a) 有营业执照，且业务内容在其经营范围之内。实行专营（或特许经营）的物资，

销售商应有专营（或特许经营）许可证。代销、特约经销要有相关协议；

b) 有可靠的货源和资金保证；

c) 信誉良好；

d) 价格合理；

e) 服务良好。

4.5.4 评价程序

a) 成立供应商评价小组。供应商评价小组由物资、施工技术、安质等部门的人员

组成，组长由物资部门负责人担任。

b) 供应商评价。评价小组应根据货源情况确定评价对象，收集能够反映供应商提

供合格产品能力的资料和证据，必要时进行现场考察，填写供应商评价表

（JCX13-2），初评合格后报分管领导审批。

c) 分管领导审查批准。经分管领导审查批准后，该供应商即为合格供应商。

4.5.5 劳动保护用品的合格供应商必须是符合安全生产资质条件的生产厂家。

4.6 编制合格供应商名录

物资采购部门根据供应商评价表，编制合格供应商名录（JCX13-3）。合格供应

商名录应当及时更新，保持其有效性。

4.7 签订物资采购合同

4.7.1 物资采购合同应全面正确地反映采购要求，合同内容一般包括（但不限于）：

a）物资名称、规格、型号、质量、数量、包装要求、价款、交货日期、交货地点、运输方式、结算方式、履约期限、违约责任、解决纠纷方式。

b）当有必要在货源处验证时，采购合同应对验证的安排及产品放行的方法做出规定。

c）当所购物资有可能对环境、职业健康安全造成危害时，应在合同中对产品的包装、运输方法提出要求。

4.7.2 书面物资采购合同的签订、审核、批准程序，执行集团公司/济铁工程有限公

司制定的合同管理办法。

4.8 顾客提供物资

各项目经理部物资部门根据工程施工合同、工程备料单或业主发布的其它文

件，向顾客或顾客指定的物资供应机构提报物资申请计划，并办理提料、运输、接收业务（顾客负责的除外）。

4.9 货源处验证

当采购合同中有货源处验证条款时，采购人员应负责与供应商联络，安排适宜

的验证时间，分管领导应委派有资格的人员实施验证，验证人员依据有关标准

进行验证并做好记录。未经验证或不符合放行条件的物资，不得发运。

4.10 进货验证

物资入库（进场）由管库人员进行验证，以确定其数量和质量状态，验证合格

后的物资方可入库保管及发放使用。进货验证物资的范围包括：市场采购物资

（包括顾客指定采购的物资）、内部单位调拨物资、顾客提供的物资。进货验

证由管库人员实施，并填写进货验证记录（JCX13-4）。程序如下：

a) 验证随行资料是否齐全、清晰和真实有效。

b) 检查产品的标志是否符合要求，是否标明了制造商名称或代码，限期使用的产

品是否标明了安全使用期，强制性认证产品是否有强制性认证标志，验证产品

标志、随行资料、采购合同三者的一致性。

c) 按照有关物资技术保管规程和产品标准对实物进行数量验收和外观检验。