(采购管理)项目采购实施方案

（采购管理）项目采购实施
方案
项目采购实施方案
一、 采购工作基本程序 1、国内设备采购基本程序
分公司采购部 工作内容及相关方
2、第三国采购基本流程
分公司采购部（或设备公司）工作内容及相关方
二、 采购人员配置
分公司成立采购部，岗位设置如下：
说明：各岗位人数根据项目进展情况适时进行调整，也可能1人多岗。

三、采购范围
整个项目全部工程物资，包括电解槽工程材料、移动工具、备品备件、移动工具、铸造保持炉、供电整流改造全部设备材料。

并负责整个采购物资的合同签订、催交、出厂检验、运输、到货检验及现场安装调试指导、资料整理全过程。

四、采购策划
1、由委内分公司采购部组织实施,。

管理范围包括货物离港及到达目的港之前的全部工作，目的港的清关、通关及委国境内运输（包括卸货）由项目部委托的货代公司组织完成。

2、当地采购由项目部实施。

3、为了降低风险、提高效率、保证质量，采购组与项目部协调，可将部分大型设备委托给制造厂负责安装调试，在设备招标时将一并给予考虑。

4、根据公司安排，可将项目部分设备材料进行分包（如中色科技分包5工业炉等）。

五、采购计划编制
1、参与人员：由委内分公司采购部经理组织编制，项目经理会审。

2、编制依据：项目部提供的项目总体网络计划、物资特性、制造周期等。

3、编制内容：包括名称、物资代码、特性、采购方式、招标时间、合同签
订时间、制造时间、FOB交货时间、现场交货时间、采购控制费用等，还包括分工及责任关系、业主的特殊要求、经济原则、质量保证原则、安全保障原则、进度控制原则、费用控制原则、分包原则、采购协调程序、特殊措施等。

六、设备材料请购单
1、设备材料请购申请人：分公司采购部采购工程师
2、设备材料请购单编制人：设计院相关专业设计人员。

3、采购工程师应根据采购进度计划要求，提前向设计院发出拟采购设备材料请购通知，设计院应及时提供设备材料采购技术条件（请购单）包括采购数据表、技术说明书、包装运输要求、设计图纸等。

4、设备材料请购单应由设计人员编写，专业负责人审核、总设计师审定、设计单位盖章，及时以纸质版快寄给项目采购工作组，并同时发送WORD或EXCELL版本电子邮件。

5、设备材料请购单原件由综合计划工程师保管，复印件交采购工程师编制招标文件（询价文件）。

6、设备材料请购单作为采购最终依据，应对设计院进行考核，考核内容包括提供请购文件的及时性、内容的可靠性，全面性。

若由于请购文件的不准确导致采购失误，设计院应承担一定的责任包括经济损失。

6、设备材料请购申请单格式：
7、设备材料请购单格式：
8、技术说明书格式：
七、招标申请
1、招标申请表提出人：采购工程师。

2、招标申请表格式见附表：xxxxXXXX项目采购申请表。

3、招标申请表内容包括项目名称、招标序号、招标内容、规格数量、采购方式、拟邀请单位、采购计划时间、审核、批准。

4、采购工程师应按批准的招标申请组织采购。

5、招标申请表应与其他文件一起归档。

附表
xxxxXXXX项目采购申请表
编号：XXXX-004 201 年XX月XX日
八、编制招标文件（询价文件）
1、招标文件（询价文件）编制人：采购工程师
2、编制依据：总承包合同、采购计划、设备材料请购单、项目部有关规定
3、招标文件编制要求：招标文件按标准格式编制，第一章为投标邀请函，第二章为投标人须知前附表，第三章为投标人须知，第四章为合同条款，第五章为技术说明书，第六章为评标原则办法，第七章为附件。

各章节有关内容以标准版本为依据。

4、招标文件中重点内容包括：供货范围、供货时间、随机资料份数、监制、包装运输、技术指导、人员培训等方面的要求。

5、询价文件可根据需要进行删减。

6、招标文件（询价文件）应附有招标文件评审表，经各级评审后，才能作为最终招标文件（询价文件），评审层级包括：国际部报价采购处、项目部、其他相关部门、最终由招标领导小组批准。

九、投标商选择
1、本项目拟采用除公开招标以外的各种方式，包括邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式，因此对投标商有严格的限制。

2、公司成员企业及装备制造公司、与公司就本项目签订了战略合作协议的供应商。

3、公司信用评价为AA及以上等级的合格供应商可直接入围供货范围内的招投标活动。

4、公司信用评价为A及BBB等级的合格供应商需公司集中采购领导小组审批才能参加供货范围内的招投标活动。

5、不符合以上条件的其他潜在供应商参加招标时必须经过资格预审，资格预审合格后才能参加招投标活动。

6、对于业主指定的供应商，考虑该供应商到与业主的合作关系，可直接入围，对于业主指定的国外供应商或品牌，可通过单一来源采购、询价采购等方式进行采购。

十、采购组织人
根据批准的招标申请，明确了采购方式后，作如下规定：
1、邀请招标由公司招标办组织。

2、其他采购方式由具体执行人组织实施，包括单一来源采购、询价采购方式。

十一、发标、开标、评标、定标
由于本项目采用采购公开招标以外的采购方式，因此不发布招标公告。

（一）发标
1、邀请招标发标由公司招标办负责，在发标前，应向拟邀请的投标商发出招标邀请，得到投标响应时才允许发出招标文件。

组织者应作好相应记录。

2、询价文件由具体组织者向符合条件的供应商发出。

3、当有招标澄清时，应按照招标法规定向所有投标商发出招标澄清，并对投标时间作出相应调整。

（二）开标
1、招标办应在投标截止时间前接收投标人的投标文件及投标保证金，并作好相应记录。

2、投标文件应妥善保管，在开标前保持密封状态。

3、邀请招标由招标办按照设定的开标程序组织开标。

开标会组织人员包括主持人、唱标人、记录人、监督人。

4、开标会应邀请所有投标商代表参加。

5、唱标汇总表经投标商确人无异议后，应打印并经所有投标商签字确认。

（三）评标
1、招标人应根据国家计委颁发的《评标委员会和评标方法暂行规定》等相关招标投标规定成立评标委员会,对所参加投标的单位进行资质、技术、价位全方位的评定,评标分为符合性评审、技术性评审和商务性评审。

2、招标人可就存在的疑问要求各投标商进行澄清，澄清内容作为投标文件的组成部分，评标时应予以考虑。

3、公开招标采购的评标方法采用最低评标价法或综合评分法。

4、最低评标价法，是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。

5、最低评标价法适用于标准定制产品及通用服务项目。

6、综合评分法，是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。

7、应当按照下列规定合理设置价格分值：
（1）通用材料类：如钢材、电缆、保温材料、桥架等，价格分为80分；
（2）通用设备类及特殊材料类：如通用机械设备、电气设备、电解专用材料炭块、糊料等，价格分为60~70分。

（3）有特殊要求及技术含量高的设备：如整流变压器、整流器、轧机等，价格分50~60分。

8、综合评分法中的价格分统一采用如下两种方式计算：
（1）低价优先法，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。

其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×价格权值×100；
（2）加权平均法：即满足招标文件要求的有效投标人的平均价下浮一定比例（不超过10%）作为评标基准价，其基准价格分为满分，其他投标人的价格分按照下列公式计算：投标报价得分=价格满分-︱1-评标基准价/投标报价︱×设定的扣分幅度值，并设定最低报价分。

公司或者公司委托的采购代理机构对同类采购项目采用综合评分法的，原则上不得改变评审因素和评分标准。

9、各评委按照评标办法对各投标人的投标文件进行个人打分，在监督人员的监督下，再计算各投标人的平均得分（计算平均得分时，可根据投标商数量考虑去掉一个最高一个最低评委的打分）。

10、根据打分结果，由评标委员会推荐的组长填写《评标报告》，对投标结果进行排序，全体评委在评标报告上签字。

（四）定标
1、招标人根据《评标报告》，向招标领导小组推荐中标候选人排序（《定标报告》）。

经招标领导小组批准后，确定第一中标人。

并发出中标通知书。

2、采购部与第一中标人进行合同谈判，当双方对所以合同条件达成协议时，具备了签订正式合同条件。

3、当双方不能达成合同条件或预中标人放弃中标资格时，可否定第一中标
人中标资格，集中采购工作组可与第二中标人再进行合同谈判，依次类推，同时招标人可以考虑没收第一中标人的投标保证金。

以上发标、开标、评标、定标全过程均应在监督人员的监督下进行。

（五）其它
1、符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质性响应的供应商不足三家，应终止本次招标，在分析招标失败的原因并采取相应措施后，重新组织招标。

2、出现影响采购公正的违法、违规行为，应剔除违法、违约投标人，或重新组织招标。

3、投标人的报价均超出了采购预算，且公司不能接受的，可终止本次招标。

4、重新组织招标需改用其他方式采购的，必须国际业务部重新审批。

5、采用单一来源方式采购的，采购方应当组织谈判小组，在保证采购项目质量的基础上，与供应商商定合理价格进行采购，并将采购结果报国际业务部审批。

6、零星采购、紧急采购、现货货源充足且价格变化幅度小、合同金额也较小的设备材料，可以采用询价方式采购，<询价函>格式见附件，询价采购应编制询价书，明确供货范围、交货时间、合同主要条款（含付款方式、交货检验方式、包装运输方式等），在收到各投标商的报价书后，采购部组织有关人员进行评标，并将结果报项目总经理，确定中标人。

7、招标邀请函、招标文件、询价函、询价文件可以传真、电子邮件方式发至投标商，并应电话落实对方是否收到。

8、投标商对招标文件、询价文件有疑问，招标人应以书面方式答复。

并将答复通知所有投标商。

9、招标人应及时跟踪了解投标商投标情况，如果发现中途有投标商放弃投标，应及时采取补救措施，另增补投标商。

10、在临近投标截止日，应通知报价厂商，避免延误，造成废标。

评标报告表
监督人
定标报告
附件
询价函（一般格式）
询价号：
询价日期：
产品名称：
公司/厂：
我公司在工程中，拟使用贵方上述产品。

请贵方按询价文件、图纸、数据表的要求，在报价截止日期：年月日前（以邮戳日期为准）向本公司发出报价。

报价一式份。

1 贵方报价必须包括下列内容：
（1）商务报价表。

应列出单价（或分项价格）、总价，其它费用及说明（包括供货范围、服务范围等）。

（2）单重、总重及外形尺寸（包装重量和包装后的外形应额外注明）。

（3）最快交货周期（从合同签订之日起计算）。

（4）报价有效期：从报价截止日起XXX天。

（5）运输费用（说明交货地点）。

（6）产品型号、规格（对于外购产品除注明型号、规格外，须注明生产厂家）。

（7）偏差表。

报价应声明完全符合询价文件、图纸、数据表的要求。

若贵方对于其中某些条款有异议，请在偏差表中逐条说明。

（8）工作进度表。

2 本询价函附件：
（1）报价内容。

（2）报价须知。

（3）合同基本条款。

（4）商务报价表（格式）。

（5）检验要求。

（6）包装运输要求。

全部附件应在提交报价书时一并退回。

3 报价书请寄送下列地址：
单位名称：
收件人：
详细地址和邮编：
电话；
传真：（盖章）
十二、合同签订
1、具备条件后，采购工程师应通知采购经理共同及时与中标商进行合同谈判，谈判内容既包括合同条款，也包括技术附件及其它。

2、采购工程师应邀请设计人员与供应商共同确定合同技术附件（若有），达成协议后，应三方签字确认，作为正式合同文本的附件。

3、由采购经理负责合同价格，采购工程师拟定采购合同，并履行合同评审程序，填写《合同评审表》。

4、合同应按统一的标准格式签署，包括封面、合同条款、页眉、页脚、字体、行距。

并包括公司一体化体系要求内容、廉政责任书及技术附件（如果有）等。

5、合同应由授权代表人及经办人签字，并规定合同生效日期。

6、合同签订后，应及时分发到相关部门，填写《合同分发表》。

7、合同签订后，采购工程师应及时将合同有关信息录入项目管理系统。

合同评审表
合同分发表
十三、招投标资料整理
合同签订后1周内，采购工程师应整理好合同签订前的招投标资料，并编写目录，妥善保管，包括单独的电子文档文件夹、文件档案盒。

其资料内容包括但不限于：
1、设备材料请购申请单；
2、设备材料请购单；
3、技术说明书；
4、招标申请表；
5、招标文件（含招标文件评审表、招标澄清）或询价书；
6、开标过程表格，包括唱标汇总表、初评表、评委个人评分表、平均分表、评标报告、定标报告；
7、中标、未中标通知书；
8、中标人投标文件及投标澄清；
9、采购合同（含附件）及评审表。

十四、付款条件
原则上遵循以下规定：在不超前总承包合同收款进度条件下，确定供应商的付款进度，具体规定如下：
（一）对于国内大型设备（如整流变压器）
♦供方在向甲方提供10%履约保证金或履约保函，且提供的技术资料满足设计院设计要求的条件下，支付30%预付款。

♦根据设备制造进度，支付20%进度款。

♦根据到货设备（FOB）量，支付10%交货款。

♦现场到货验收合格后，支付验收合格设备量的10%货款。

♦安装调试合格并业主签订了验收合格证书后，支付15%的货款。

♦保证期过后，支付对应设备5%的尾款。

（二）国内电解系统设备和材料
♦供方在向甲方提供10%履约保证金或履约保函，支付20%预付款。

♦出厂验收合格后，根据到货（FOB）量，支付30%交货款。

♦现场到货验收合格后，支付验收合格量的40%货款。

♦保证期过后，支付对应10%的尾款。

（三）国内通用设备（包括电气设备、铸造系统设备）
♦供方在向甲方提供10%履约保证金或履约保函，支付20%预付款。

♦根据到货设备（FOB）量，支付30%交货款。

♦现场到货验收合格后，支付验收合格设备量的40%货款。

♦保证期过后，支付对应设备10%的尾款。

（四）国内零星采购设备、材料（30万人民币以内）
♦集港验收合格后，支付95%交货款。

♦现场到货验收合格后，支付5%尾款。

（五）第三国采购安装设备
♦合同签订后支付合同总价的15%作为定金。

♦设备现场交付之后支付合同总价的65%。

♦设备安装调试经验收合格后支付合同总价的10%。

♦剩余合同总价的10%作为质保金，在质量保证期满后一次性支付。

（六）第三国采购非安装设备材料
♦合同签订后支付合同总价的15%作为定金。

♦设备材料交付后支付合同总价的85%。

（七）其他规定
♦支付货款应规定一定的期限。

♦国内设备材料到货款支付之前应开具对应设备总额100%的增值税发票。

♦国内设备对应付款应提前开具对应金额收据。

♦国外设备材料预付款应开具对应预付款金额的不可撤销保函。

♦国外设备材料每笔付款供方应开具商业发票。

十五、催交、监造
1、催交监造工作是指督促供货商按合同规定的期限提供技术文件和供应设备材料，以满足工程设计和现场施工安装的要求。

催交工作从采购合同签订直到设备材料具备装运条件。

催交工作在采购经理的领导下，由催交、监造运输工程师负责完成。

2、催交工作的基本程序方法
（1）采购工程师检查供货商是否接到采购合同（如：邮寄待签字合同）。

（2）制定催交计划。

催交工程师应汇总项目的全部采购合同，根据每个合同规定的进度要求，制定出催交计划。

催交计划应规定每个采购合同的催交工作里程碑日期。

详见《设备材料催交计划表》。

（3）催促供货商提交图纸和技术文件。

对于订货合同中要求供货商提供的先期确认图（ACF图）、最终确认图（CF图）等技术文件，应检查其设计进展情况。

收到供货商的图纸资料之后，应督促设计部按时审查和确认，并及时返回供货商。

（4）检查供货商主要原材料采购进展情况。

了解供货商的库存材料能否满足加工制造的要求。

主要原材料如需另行采购、应检查其订货计划和到货情况，如发现延误应及时督促解决。

（5）检查配套辅机和主要外协件的采购进展情况。

检查合同中所需的外协件和配套辅机的订货计划、加工周期、实际制造情况和到货情况，如发现延误应及时督促解决。

（6）检查设备的制造、组装、试验、检验和装运的准备情况。

应检查各关键工序是否按计划进行，若某一环节发生了延误，应督促供货商采取有效的补救
措施。

3、催交方法
（1）催交人员应根据催交计划跟踪供货商的进度状态，确保每个合同的关键控制点与合同上规定的日期相一致。

如果不符，应通过电话或到现场核实。

（2）要求供货商明确执行主管。

对于制造周期长的大型复杂设备的采购合同，应要求供货商明确执行主管，以便一旦出现延误能及时获得解决。

附表：设备、材料催交计划表
十六、货物包装
1、监造工程师应要求供应商按照货物的性质特点进行包装并进行仔细检查，不符合要求的应要求供应商整改。

2、除非由特殊提供的包装图外，应遵循我国有关包装规范及出口国或业主的包装要求。

3、我国的有关包装规范如下表所列：
十七、货物运输
1、货物的国内运输部分由供应商负责，供应商在投标时，应充分考虑所供货物从制造厂运抵交货港的运输方式、时间技术要求、运输保险、运输线路、运输方案、超限设备运输方案以及所需的费用。

2、运输工程师应根据交货进度计划及集港要求密切关注货物运输时间，及时准确督促供应商将每批集港货物及时运抵交货港。

3、供应商组织货物运输时，应充分遵守国家有关货物运输如下规范：
十八、货物检验
检验分为制造过程检验、出厂检验、港口检验、现场检验四部分。

各部分具体要求如下：
1、制造过程检验（监造）
（1）检验工程师应熟悉下列技术文件、资料：
1）合同及合同附件、议定书；
2）合同中规定采用的标准、规范；
3）最终设计文件、图纸；
4）制造商提供的图纸、说明书；
5）制造商的制造、装配、检验、试验、试车记录或试车报告、材料证明文件；
6）装箱单，箱件清单；
7）货运单、货运检查记录；
8）计算机软件和资料；
9）其它技术资料。

（2）检验工程师应参加制造厂预检验会，了解：
1）制造商介绍该厂产品、质量控制程序及其执行过程。

2）特殊工种及持证上岗人员情况说明。

3）制造商提供厂内检验报告。

4）合同产品检验项目及检验程序。

（3）质量检验证明一般规定
1）确认卖方设备、材料符合“合同文件”中的下列内容：
a 卖方设备、材料符合“合同文件”规定的供货范围；
b 卖方设备、材料符合“合同文件”规定的标准、规范；
c 完全符合“合同文件”规定的技术附件要求；
d 完全符合设计图纸、数据表和采购说明书。

2）产品的表面质量检查
a 主要零、部件的结构尺寸；
b 配合部件、转动机构的灵活性检查；
c 零部件、元器件、定型外购件的新旧情况检查；
d 型号、规格和配件的检查；
e 设备、材料外部接口的检验；
f 其它规定的项目检查。

3）产品的关键工序和部位的检验监督及验证（根据设备材料特点确定）a承压试验、气密性试验；
b动平衡试验、超速试验；
c机械运转试验、运行试验、性能考核试验；
d 电气、工业自动化仪表、工业控制计算机的整机检验、试验；
e 抽查检验发现不合格时，应扩大抽查比率直至全部复验；
f 其它规定的试验项目。

g 各种标准检验仪器、专用工具应符合检验精度的需要。

4）产品的包装检验
a 检查产品的包装设计和和包装的标识，应重点检查其防雨、防潮、防颠震等措施是否完善；
b 设备、材料装箱完全符合包装规定的检验；
c 箱件尺寸、重量完全符合运输规定的检验；
5）验证性检验
根据合同文件，对照我方和制造商提供的技术资料和质量文件，在质量检验中对已接收的货物的规定项目、关键的特定项目和补充性规定项目所做的检验、复验工作，包括：
a 压力容器（设备）、爆炸及危险容器（设备）、剧毒、强腐蚀介质容器（设备）等特殊容器（设备）经国家检验部门检验的合法性验证。

b 对其采购的设备、材料供货条件的验证。

c 对其采购的设备、材料的品种、数量和规格的验证；以及其辅机、零部件、备品备件、易损件清点验证。

d 对各种材料、外协件、外购件按对制造商产品同样要求进行检验验证。

检查外协件及外购件的标记移植，保证其可追踪性。

e 确认卖方出具的设备、材料合格品文件齐全。

f 确认制造商提供的图纸、说明书、设备数据表、试验报告、装配记录等技术文件（含软件）齐全。

g 对箱件唛头标记、箱件清单、装箱单及产品合格证、制造商检验报告和装于箱内的产品技术资料的验证。

h 产地证明、商检证明合法性验证。

2、出厂检验
（1）根据检验计划，在设备具备出厂检验条件时，制造商应提前7天通知xxxx（xxxx项目部）检验工程师出厂检验的日期；
（2）xxxx（xxxx项目部）检验工程师根据需要与业主联络，确认检验日期，若外方有规定，由项目部通知业务，告知检验设备材料的具体时间，协助办理有关出入境手续，并将有关事项通知制造商；
（3）xxxx（xxxx 项目部）检验工程师通知第三方检验机构（若有）参加检验；
（4）出厂检验工作由制造商为主组织，并承担费用。

（5）出厂检验的主要内容
出厂检验是在制造商进行的买方签发出厂检验认可书之前的一次检验，实质上是一次验证工作。

出厂检验的主要内容一般包括：
a.双方核对采购合同号或下单号；
b.双方核对图纸、技术规格说明、标准、规范及有关文件的名称和编号；
c.度量、测试设备的名称、型号、规格；
d.测量仪表的精度、标定证书及有效期限；
e.参加检验工作各专业人员的技术级别；
f.质量管理体系；
g.产品质量的评定等级；
h.材料试验报告；
i.压力试验报告；
j.性能试验报告；
k.无损探伤试验报告；
l.检验合格证；
m.照片及说明；。