锐尔档案数字化加工管理软件简要说明

锐尔档案数字化加工管理软件

简要说明

锐尔档案数字化加工管理系统是网络版软件，通过FTP服务器及数据库服务器完成档案数字化加工流程控制、工序管理及工作情况查询统计功能，可以实现加工流程自定义（标准流程为档案领取、档案整理、批量扫描、影像修正、质量审核、PDF批量转换、档案重新装订、档案归还、数据备份等流程），整个档案数字化加工管理系统涉及七个软件模块，下面是各个软件模块的简要说明：

1.档案交接整理子系统

该软件模块包括三部分功能，一部分是档案交接情况登记，档案领取和归还，包括领取批次，领取案卷数，件数，盒数，领取人，领取时间，归还人，归还时间；一部分为档案整理情况登记，档案整理和装订，包括档、件号，题名，页数，整理人，整理时间，装订人，装订时间；第三部分为现有档案索引数据的导入及交接单据打印。

2.档案扫描影像优化子系统

该软件模块负责档案的批量扫描、影像优化、质量审核等工序，主要工作为使用高速扫描仪将档案批量扫描后数字化为影像文件，再对影像文件进行优化处理，并对扫描或影像优化进行质量审核。该软件模块的详细功能描述请参考另外一份文档。该软件模块为核心模块，通过FTP和数据库系统及流程配置信息进行流程的控制和工序管理。

3.流程控制及管理子系统

该软件模块对档案数字化加工流程的流转进行控制和科学管理，使系统能根据加工单位的实际需求自动适应不同的数字化加工流程。该软件模块实现工序的自定义功能，在该工序完成流程的自定义。

4.PDF批量转换子系统

该软件模块在服务器自动运行，将已通过质量审核的档案影像文件批量转换为PDF文件，可以根据时间的定义自动进行PDF文件的转换。该软件模块支持双层PDF，通过购买授权可以将文档转换为双层PDF。

5.影像数据自动备份子系统

该软件模块在服务器自动运行，可以根据时间的定义自动将档案影像数据自动备份到备份设备中，可以支持两套备份设备，该软件模块自动甄别已备份数据，只备份增量数据。

6.工作人员管理子系统

对参与到数字化加工流程中的工作人员进行管理。

7.工作情况查询统计子系统

该软件模块包括二个部分，一部分是工作量查询、统计，该部分可以按全部、组、个人进行工作量查询统计，并可以进行打印；第二部分为档案状态查询和跟踪，可以按单位、按流程分别查询统计档案当前情况，进行档案的跟踪，同时如果出现流程错误，可以进行流程更改。

档案数字化加工管理流程

简要说明

档案数字化加工流程分成九个工序，分别为档案领取、档案整理、批量扫描、影像修正、质量审核、批量转换pdf、档案重新装订、档案归还、数据备份等。在整个档案数字化加工流程中将产生四个档案影像库，分别为扫描库、影像修正库、质量审核库、PDF成品库。另外设立一个临时库，用来存放临时影像文件，设立一个工程图像库，用来存放工程档案影像文件。该档案数字化加工流程可以根据客户的实际需求进行定制，可进行裁剪或增加，所产生的文档影像库使用影像数据备份程序进行自动备份。

1.档案领取

档案领取是档案数字化加工流程的第一步，档案整理小组负责人向单位档案部门领取一定数量的档案（称为一个批次），然后登记领取批次，领取案卷数，件数，盒数，领取人、领取时间及注意事项。

2.档案整理

档案整理的作用是为档案扫描作好准备。档案整理人员根据国家和省档案管理部门标准将从档案室领回的档案拆开，并检查文件目录和档案原件，如发现错误须进行改正并记录在案。整理时登记相关情况，包括档、件号，题名，页数，整理人，整理时间，装订人，装订时间。

档案分拆时要注意将工程图纸及一般文件进行区分，并按照原有的文件页序，以便按顺序进行批量扫描。

3.批量扫描

批量扫描的作用是将纸质档案数字化为电子影像文件。档案扫描员将整理好的档案按顺序通过高速扫描仪和专用扫描软件扫描存储为高质量的影像文件。

扫描前设定扫描专用文件夹，扫描时建议使用多页tiff存储方式，一卷或一件存为一个多页tiff文件，文件名为该卷档案的档案号，扫描后档案影像文件保存在本地的扫描库，并上传至服务器上的扫描库。

4.影像修正

影像修正的作用是对档案影像文件进行图像处理和优化，形成高质量的数字化档案影像文件，图像处理包括去黑边、去污、纠偏、调序等等。

影像修正时先下载一级审核库的档案影像文件，经过影像修正后的档案影像文件上传至服务器的影像修正库中。

5.质量审核

质量审核的作用是对图像处理后的档案影像文件质量进行审核，审核整个档案影像文件的正确性，如果是整卷档案的话，须将该卷档案按件进行拆分。

质量审核时先下载影像修正库的档案影像文件，经过审核后的档案影像文件拆分为多份文件并上传至服务器的影像成品库中，如果是文件级，无需拆分。每份文件以档案号+件号进行命名。

6.批量转换PDF

批量转换PDF的作用是将档案影像成品批量转换为PDF格式文件。

批量转换PDF无需人工参与，系统服务器模块会自动将影像成品转换为PDF 格式文件，该功能定义后程序会自动运行。

7.档案重新装订

档案影像经过检查无误后，档案整理人员根据装订要求将已经完成数字化加工的档案重新装订。

8.档案归还

将重新装订好的档案重新返回档案室保存，并登记归还人，归还时间。

9.影像数据备份

服务器每天定时自动对六个数据库进行备份（增量备份），工作终端上每天定时自动对本机的数据库进行备份，以免数据的丢失。