清华紫光综合档案管理软件使用

清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求

2003年11月

目录

一、软件安装 (1)

1、安装数据库 (1)

2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)

3、进入该软件系统 (1)

二、软件初始化设置 (1)

1、全宗定义 (1)

（1）增加全宗 (1)

（2）删除全宗 (2)

2、口令修改 (2)

3、分类库维护 (2)

（1）显示 (2)

（2）修改 (2)

（3）增加 (2)

（4）删除 (3)

（5）分类号说明 (3)

（6）导出 (3)

（7）导入 (3)

4、字段代码维护 (3)

（1）增加已有字段的内容 (3)

（2）修改已有字段的内容 (4)

（3）新增字段 (4)

（4）增加与插入的区别 (4)

5、主题词维护 (4)

（1）增加 (4)

（2）修改 (5)

（3）删除 (5)

6、排序设置 (5)

7、立卷选项 (6)

（1）增加对应关系 (6)

（2）档号规则设置 (6)

8、档案库管理 (6)

（1）新建档案库 (7)

（2）显示库 (7)

（3）删除库 (7)

（4）选择录入字段 (7)

（5）新建档案类型 (8)

9、文件管理 (8)

（1）新建文件库 (8)

（2）查看文件库 (9)

（3）删除库 (9)

（4）新建其他文件库 (9)

（5）选择录入字段 (9)

三、文件管理 (9)

1、登记 (9)

（2）分类号的录入 (10)

（3）附件的使用 (10)

（4）传借阅情况 (11)

2、录入字段选择 (11)

3、文件检索 (11)

4、自定义其它文件库 (11)

5、其它文件登记 (11)

6、文件打印 (11)

（1）使用单个条件打印 (12)

（2）使用设置复合条件打印 (12)

（3）报表维护 (12)

7、传借阅管理 (14)

（1）传借阅登记 (14)

（2）删除与批量删除 (15)

（3）打印催还单 (15)

四、立卷归档 (15)

五、档案管理 (15)

1、数据录入 (15)

2、档号 (16)

3、插入和删除 (16)

4、插件和删件 (16)

5、档案检索 (16)

六、打印输出 (16)

1、报表打印 (16)

（1）单个条件打印 (16)

（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)

（3）使用设置复合条件打印 (17)

2、报表维护 (17)

七、常用菜单的使用 (17)

1、编辑菜单 (17)

（1）保存 (17)

（2）撤消 (17)

（3）剪切、复制、粘贴 (17)

2、记录菜单 (18)

3、利用 (18)

（1）智能查询 (18)

（2）分类查询 (18)

（3）综合查询 (18)

（4）批量删除 (19)

（5）批量修改 (19)

（6）数据导出 (19)

（7）数据导入 (19)

（8）数据还原 (20)

4、设置菜单 (20)

（1）追加指定记录 (20)

（2）分层检索 (20)

八、数据备份与恢复 (20)

1、整体备份 (20)

2、整体恢复 (20)

3、删除整体恢复 (21)

九、文书档案数据录入要求 (21)

1、不允许为空值的字段 (21)

2、题名 (21)

3、文本 (21)

4、全宗号、年度、室编件号 (21)

5、文号 (22)

6、成文日期 (22)

7、密级 (22)

8、分类号 (22)

9、盒号 (22)

10、室编件号的处理 (22)

十、常见问题 (22)

1、不能连接数据库 (22)

2、无法打印报表 (23)

一、软件安装

1、安装数据库

双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。

2、安装清华紫光综合档案管理软件

双击SETUP文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。

3、进入该软件系统

双击桌面上综合档案管理的图标，或单击开始—>程序—>清华紫光综合档案管理系统—>清华紫光综合档案管理—>弹出请输入系统用户名及密码的对话框，—>输入密码后（初始密码为空）单击登陆，即可进入该系统。

二、软件初始化设置

软件安装完毕，必须进行一些初始化设置后方可使用。包括：全宗定义、分类库维护、口令修改等等，用户可根据自己的需要有选择地进行设置。

1、全宗定义

⑴增加全宗：

单击高级—>单击系统维护—>双击全宗定义—>单击全宗号后面的空白框—>输入本单位全宗号（如果没有全宗号可用字母、数字自行定义，长度为四个字节）—>单击全宗名称后面的空白框，或按TAB键—>输入本单位名称（全称）—>单击增加（如果有多个全宗的可重复前面操作）—>单击本单位的全宗号或全宗名称—>单击是否为本单位全宗前的方框（即打