工程采购管理流程

采购管理流程

鉴于本公司组织架构，特制定以下采购岗位职责及采购管理流程。

1、公司组织构架图

2、采购的岗位职责

2.1项目售前阶段：协助售前工程师的工作，根据售前工程师提供设备材料需求单中要求的品牌型号、技术参数等要求，咨询比较厂家的售后服务能力、价格和厂家的口碑等因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。

2.2项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到货时间、避免出错，按需采购，及时到货。

2.3熟悉产品的市场行情，坚持采购时货比三家，比质量比价格，择优选择，多渠道采购，询价比价的审核单上交经理，按照最终确认的报价单来购买。

2.4会同会计将采购成本、付款金额、付款时间、票据确认后，再确定设备材料的到货时间通知项目经理适时安排施工，合理采购。

2.5根据批审意见，组织采购，签订《购货合同》，跟踪到货情况。

2.6到货后要及时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。

⏹设备到公司后采购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭采购申请单到

库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场

最后将《出、入库单》移交至会计。

⏹设备直接到货现场，由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单，回

公司后将签收单报库管，库管对照《购销合同》无疑问办理《出入库》管理，

项目经理签字确认，最后交会计审核。如后续监管人员核查现场设备与清单有

出入的，由项目经理付全责。

2.7设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给供应商付款。有账期的供应商，应将账期内的货款整理清楚与会计核对无出入，由会计、经理签字确认后给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避免重复、错误付款，票据和款额统一。

2.8设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要及时联系供应商退换货，

再选择其他的供应商供货。次货、错误的型号的设备不得入库及时退换，以免贻误工期。2.9设备及时售后，尽早将有问题的设备及时发回厂家返修到项目上。遇到技术性问题

尽早与现场项目经理或是技术联系，配合项目经理尽快完成售后。

2.10负责供应商的开发，了解材料设备的实际情况，早知道早处理。

2.11在原始采购申请单登记供应商的地址及联系电话，便于售后维修、今后的比价及监

督。

2.12加强材料设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立牢固可靠的供应网络。

2.13采购原始资料按项目定期整理分类归档。

2.14项目资料的归档整理，使其档案完整、有序。

2.15做好每周一小结，每月一总结，每年一审核。

3、采购管理流程

为了加大市场拓展力度，深入挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门

的团队协同作战能力，本公司现采用以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的

岗位职责，从而制定以下与项目采购有关的管理流程。

3.1 采购与售前工程师之间的衔接

3.1.1售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、型号、参数、外观、数量等要求交予采购。

3.1.2采购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费配合调试，有优良售后维修的情况下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。

3.1.3采购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。

3.2采购与工程项目经理的衔接

3.2.1项目正式立项后，项目经理根据项目合同或项目深化设计方案中的需求，首先向仓库申请所需物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓管员处领出堆放一边标示清楚，然后将扣除库存后的所需设备制作成采购申请单，提交总经理签字后交予采购。

3.2.2其中，完整的采购申请单包含：A.申购的部门;B.申购物品所属项目；C.申购的用途；D.申购物品的品名；E.申购物品的数量；F.申购物品的规格；G申购物品需求时间；

H.申购如有特殊需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理审核。采购申请单按照要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报采购。如采购申请单上面的物资参数或者品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行选择测试后确认最终的品牌型号参数，后以书面形式由公司领导签字后报采购部。

3.2.3采购在接到采购申请单时应检查申购单是否按照规定填写完整、清晰、检查申购单是否经过领导审批。接受采购申请单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整不清晰不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。对于不符合规定和撤销的采购申请单物资应及时通知申购部门。

3.3采购过程中的一些规定

3.3.1项目经理应该做好项目的计划，合理安排工程所需设备的到货时间节点，应该减少设备的采购次数，做到所需材料物品能一次采购到位。原则上，每个项目最多安排3～

4次的采购和发货的工作。设备的《采购申请单》应提前10个工作日交给采购人员。项目经理应尽量做好项目的计划性，从而为采购人员有计划的工作创造条件。如项目经理经常出现无计划性的采购申请，对采购部门增加了较大的采购工作量，将纳入到对项目经理的能力考核，并计入作为增加的成本计入项目费用中。

3.3.2采购人员应在收到确定的《采购申请单》后2个工作日内将物品的到货时间反馈给采购申请人，并对不能按要求时间到货的物品进行说明，使采购申请人对工程进度及时做出相应调整；采购人员对于工程物品工作会同财务部制定采购计划和付款计划。财务合理安排资金出入，保障项目正常运转；如因付款计划或其他因素妨碍了既定交货时间，采购人员也要第一时间通知项目经理。

3.3.3询价请认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称、单位，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通。属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购；对于紧急申购项目应优先处理；所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价。采购所开发的供应商应具有一定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能力。在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

3.3.4对于零散物品或材料类物品，需要去市场询价采购的事务，应将上述物品的需求集中处理，合并采购，原则上每周最多去一次。

3.3.5比价，议价：1.对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认.；2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条