报表系统数据处理

§5.3报表系统数据处理
六．报表管理
◆ （一）表页排序：对同一报表文件中不同的表页，可按
表页关键字的值或者按报表中任何一个单元的值重新进行排 列。
◆ （二）表页交换：表页交换是将指定的源表页（如第3页）
与目标表页（如第8页）中的全部数据进行交换。注意：它 不同于表页排序。
◆ （三）表页删除：腾出硬盘空间，提高运行速度。注意：
不删该表页的报表文件。
本节结束
3. 按汇总范围来划分：
◆ （1）全部表页汇总：所有指定报表。 ◆ （2）部分表页汇总：符合条件的表页或单元。
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（二）报表汇总的方法
◆ 1.选择汇总对象：只汇总当前及以前的表页，其后的表
页不进行汇总，即向前汇总。
◆ 2.确定汇总目标：表页汇总时：数据存放在最后一张表
页、另一新的报表表页；可变区汇总时：汇总数据只能存 放在本表页可变区的最后一行或一列中。
◆ 3.定义汇总条件：默认是所有表页。如果只汇总报表中
的部分表页，就要定义汇总条件。
汇总条件可以有多 个，也可是单元的值。
◆ 4.可变区汇总标准：物理位置、关键字值。 ◆ 5.生成汇总报表：自动按选择条件汇总、并显示结果。
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四. 报表舍位平衡 （一）报表舍位平衡的对象 ◆ 报表舍位平衡的对象是数报表。 （二）报表舍位平衡的原则 ◆ 舍位平衡的原则是优先考虑合计数,优先保证 舍位值较大的数，然后调整舍位值最小的数。 举例
◆
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（五）编报计算 计算机系统自动按照事先定义的报表单元公式从 机内有关数据库文件中采集取数，并对采集数据进行计 算、汇总等运算后，将其结果填入对应的报表单元中。
◆
一张表页不仅能够计算一次，而且还能多次重新 覆盖计算。
◆
报表计算分为表页重算和整表重算两种类型，表 页重算只对当前表页进行取数计算；整表重算是对本表 所有表页进行取数计算。
100.5+100.6+100.7= 301.8 四舍五入舍位 取 整 数 等号两边 不相等 呀？
101 + 101 + 101 ≠ 302 舍位后平衡 按 原 则
100 + 101 + 101 = 302
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五. 报表分析
两种常用的分析方法
图形分析和透视分析
（一）图形分析法
◆
数据源自身存在错误； 单元公式定义不正确。
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三. 报表汇总 （一）报表汇总的类型 1.按汇总对象来分：
◆
（1）表页汇总：多个、立体方向。
◆ （2）可变区汇总：指定、平面方向。
2.按汇总方式来划分：
◆ （1）同表不同单位的汇总：主管部门或总公司。 ◆ （2）同表不同时间的汇总：计算报表的累计值。
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◆ 3．报表与其图形的关系：分析图并不是独立的
文件，它依附于原数据所在的报表文件存在，只有 打开报表文件后，才能打开有关的分析图。报表文 件被删除，由该报表生成的分析图也同时被删除。
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（二）透视分析法 在报表系统中， 大量的数据是以表页 的形式分别存放的， 正常情况下每次只能 看到一张表页。 “透 视”功能，可把多张表 页的数据集中显示到 一个临时表中，以便 对其中的数据进行查 询、分析和比较。
1．图形类型及其作用
各有侧重， 具体选择！
（1）面积图：主要用于累计分析； （2）横条图：主要用于数量增减变化的比较分析； （3）直方图：主要用于随时间变化的比较分析； （4）折线图：主要用于对某些“指标”变化的趋势分析； （5）圆饼图：主要用于“局部”与“总体”的结构分析。
平面和立体 两种形式！
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为什么要 透视分析
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1.选定要透视的第一张表页号：注意：只从当前 表页向后面的表页透视，其前的表页不透视。 透 视 操 作 步 骤 2.选择透视数据区域：例如，D3:D6，H8等。 3.输入列标字符串：例如，期末数等。 4.执行“透视”功能：自动、迅速地调出指定报表 及其区域内的数据，生成一张新的数据表。 5.编辑透视表：保存、格式调整、打印、复制等。
何情况下，表页中的单元公式都不再重新计算。一旦要修改表 页中的数据，就必须取消“表页不计算”选择。 （六）报表的两种类型
◆1.格式表：每一报表只能有一个； ◆2.数据表：每一报表可有多页数据表。
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二. 报表审核 （一）选定表页 ◆ 选择要审核的表页，使其成为当前表页。 ◆ 一次只能审核一张表页。虽然可以整表成批编制， 但各表页的数据来源有所不同。 （二）自动审核 ◆ 一个报表可定义多条审核公式来共同审查报表数据。 ◆ 按照审核公式逐条审核。 （三）审核结果 ◆ 完全正确：定义的审核公式全部通过。 ◆ 审核错误：只要有一个审核公式未通过。 （四）通过审核 ◆ 修改错误，直至通过。
◆
入方式来增加新的表页，以存放生成的新数据。追加是在最后 一张表页后面增加一张或多张新的表页，插入是在当前表页的 之前增加一张或多张新的表页。 （四）录入关键字 如果报表设置了关键字，在编报之前就必须在选定的表 页（如第2页）中先录入关键字。关键字只有实际赋值后，才 能真正成为表页的鉴别标志，并为表间取数提供了依据。
◆
2．图形分析的步骤
（1）选定作图区域，例如C5:D10。（注意：行数和列 数不能小于2）， （2）选择图形类型，例如立体面积图等，并确定图形 的位置和大小； （3）设置图表格式，图表格式包括标题、数组方式、 行或列的标识名等。 （4）生成报表图形，“完成”上述操作后，就可将所选 报表数据图形化。 看图
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1.报表编制 2.报表审核 3.报表汇总 主要内容包括 4.舍位平衡 5.报表分析 6.报表排序
在数据状态下操作
7.报表交换
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一.报表编制 编报的内容及其顺序如下： （一）调整日期 报表数据的大小与编报日期有着密切的关系。计算机系 统日期应尽量与编报日期取得一致，这对编制“时期指标”的报
◆
表（如利润表和现金流量表等）尤为重要。 （二）打开报表 编制报表之前必须先打开要编制报表文件使其成为当前 报表。由于每次只能编制一个报表文件，因此。当报表文件之 间存在着表间取数的关系时，一定要注意编报的先后顺序。
◆
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（三）增加表页 新建的报表只有一张表页，页标为“第1页”，如果要编 制第2页等后续报表时，必须在“数据”状态下先通过追加或插
◆
在编报过程中，应注意以下三个问题：
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◆ 1.手工录入数据：有些单元要用户在数据状态下录入数据，
它是不得已而采用的一种编报方法。如 “一年内到期的非流动 资产” 等。
◆ 2.数据溢出显示：如果出现许多井字号“####”，则说明本单
元所在列有些窄，拓宽够用后即可正常显现数据。
◆ 3.保存报表数据：当表页设置了"表页不计算"之后，无论任