办公自动化系统的关键技术

办公自动化系统的关键技术

□张继栋许鹏陈晓雷

【摘要】我国经济飞速发展，我国企业都已经致力于管理素质与效率的提高。此外，国家对于电子政务的推广力度也逐步加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更深入地解决问题。企业内部的很多业务都可以抽象为一个或者若干个工作流，最典型的是收发文工作流。一个发文流程可能要经历起草、审批、校对、领导签字、传阅等步骤。传统的办公模式完成此流程需要投入很多人力，而且运转起来较慢，容易出错，如果采用办公自动化系统，公文的流转就可以自动化，显然有很多好处。鉴于此，办公自动化系统必须迎接更新的挑战。

【关键词】办公自动化；工作流程；电子政务

【作者单位】张继栋，郑州经贸职业学院；陈晓雷，郑州轻工业学院；许鹏，郑州经贸职业学院

一、引言

在当今世界经济日益全球化、科技进步已成为推动经济发展决定因素的背景下，如何发挥企业的竞争优势，成为企业发展的一个重要因素。办公自动化在提高工作效率上，为企业的生产、科研、管理提供了有力保障。在信息化的时代，可以说，办公自动化水平和自动化设施如何，已经成为衡量一个企业管理水平的标志之一。

二、办公自动化概述

（一）内涵和外延。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。对于中层管理者而言，OA是信息管理系统（IMS），对于普通员工而言，OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

（二）办公自动化系统的关键技术。办公自动化是多种设备和先进技术的综合，也是人机一体的有机整体。办公自动化系统的关键技术有计算机技术、通信技术、自动化技术、数据库技术和中间件技术等。从物化的角度看，技术就是办公自动化系统的硬件和软件。

办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。这些关键技术表现在以下几个方面。

1．工作流技术。工作流技术是办公自动化及电子政务系统协同办公功能实现的核心技术。图1给出了一种工作流体系结构框图。工作流是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的办公及业务管理过程都是工作流。每一项工作以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理，最终到达流程的终点。工作流程也可是打破单位界限的，支持各级政府间或同级政府之间的联网办公和互动式作业的新的办公模式。工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。自动技术提供系统的三种运行模式：系统按事先定义好的任务的顺序自动运行；满足触发条件后再按定义的脚本（处理规则）运行；在交互式任务中按用户的选择及定义的处理规则进行处理。截止日期的处理是

四、结语

通过安装浮块传感器、旋转编码器设计赋予了游梁式抽油机智能间歇抽油的能力，本文设计改造费用低廉，效果明显，且不断丰富优化的专家库策略更能保证抽油机朝着一个更加积极的方向发展。

【参考文献】

1.高洪波，祝庆峰，杨朝杰等．间歇式智能抽油机及其应用［J］．石油机械，2007，35（11）：50 57

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5.孙庆红，温泽民，王善政等．电动机换向智能抽油机应用与分析．石油机械，2002，30（5）：31 32

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工作流自动化应用中最常用的功能之一，如果一个工作项在规定的时间内没有完成，系统可以自动发送提醒、警告信息；触发更高级的处理过程；提供交互式界面，按当事人、或其上级或系统管理员的输入的处理规则进行处理。由于政府各部门的职能、业务及业务处理流程各不相同，而且在同一机关内部也会进行办公流程及业务管理流程再造，因此实现工作流程灵活定义、工作流自动化也是电子政务系统的核心功能。

2．多媒体文档存储及管理技术。由于办公业务所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真、电子邮件等形式出现，同时多媒体信息也逐渐成为越来越重要的办公信息，因此电子政务系统一般以文档数据库为核心建立。文档管理是指对文档生命周期的每一个阶段－创建、修改、审批、发布和归档都进行有效的管理，即组织文档的产生、管理文档的存取访问、控制文档的分发、监控文档的流转过程，最终建立完备的档案库。多媒体存储管理是数据管理的一个新课题，随着监控应用的迅速发展，这个课题已经成为了业界关注的焦点。基于“块直存”的数据管理方式，是多媒体存储管理方式的一大创新尝试。它通过独特的方式，解决了传统监控应用中的文件系统的低效率问题和流媒体服务器的集群能力问题，大幅提高了监控存储的数据管理效率，较好地满足了监控大规模应用的需求。

3．安全保密体系。办公自动化系统的安全关系到整改企业的安全。因此，安全保密体系是办公自动化系统的基础。它包括物理级、网络级、系统级、应用级四个层面。具体包括：防灾、防盗、防电磁辐射、网络隔离、安全检测与监控、防杀病毒、数据备份、安全审计、身份认证、加密、访问控制、安全管理等内容。内网及政府专网必须与互联网物理隔离。应选择国产的安全产品。

办公自动化及电子政务系统通常采用的安全措施及产品主要有以下几个方面。

（1）防火墙系统。防御和阻止外部人员对内网的攻击行为和非授权访问活动。

（2）安全漏洞扫描系统。定期扫描评估内网及政府专网的整体安全态势，提供专家级修正建议，防患于未然。（3）入侵监控系统。防御并监控穿越防火墙及从内部侵入内网的非法攻击行为。

（4）防杀病毒系统。实时监控传入网络的病毒，及时报警、杀除。保证内部网络不受病毒危害。（5）数据备份。定期对系统进行备份。日志与审计功能：任何对服务器的操作都可以记录下来，用于分析和统计、审计。通过这个办法，可以检测所有尝试过的恶意攻击。

（6）身份认证系统。利用一次性认证方式确认连接用户的身份，防止外部人员非法访问内网。

4．跨平台数据、信息交换与共享技术。电子政务系统是内含多种应用系统的集成体系，各类应用系统彼此作用、相互链接形成了一个有机的数据、信息流处理体系。通过跨平台数据、信息交换与共享技术，可使用户在相同的、唯一的界面下，能访问多种异构数据源，包括关系数据库、多维数据库、文档数据库、电子邮件系统、Internet 信息、各种文件系统及各个方面的信息。

基本的办公自动化系统模块如图2所示。

图1工作流体系结构

图2基本的办公自动化系统模块

三、结语

伴随着企业信息化发展的浪潮汹涌，组织流程的固化、

改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升，OA 也在不断求新求变，办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数

字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。办公自动化

发展逐渐更加地人性化、无线化、智能化、协同化、通用化、网络化。

构建信息社会的办公自动化是国内外发展的一个热点，

也是一个无法阻挡的趋势。文中简要概述了办公自动化系统的应用体系结构及功能；办公自动化的系统构架；重点提出了办公自动化的关键技术。这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。因此基于Web 的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。

【参考文献】

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