办公室收纳整理方案(SOS_Office)2013.8

电脑文件 Computer DocumentS
个人物品 Personal Stuff
个人区域 Personal Area
公共区域
Fra Baidu bibliotek仓库
打印扫描区
过道
Samples Print and Scan Zone Corridor
第一Part
个人区域 Personal Office Zone
纸质资料SOS六部曲之文件
个人需求图标： QQ Skype 金山词霸 可放在电脑右下侧任务栏，有效利用 桌面空间
电脑SOS六部曲之文件夹
估分清归优保
Step1: 浏览文件类型（估量） Step2: 文件分类：日期、项目名称、客户（分类） Step3: 把无用的文件清除（清除） Step4: 建立分类文件夹进行放置（归置） Step5: （优化） Step6: 每次产生新文件后立刻进行归类，不要 越积越多！（保持）
因此，而……
错过了一个新的设计灵感 错过了一个新客户 错过了一个宝贵的时间
价值 把时间花在最有
的事上吧！！
从现在开始，把工作阵地改头换面，
高效 让工作迅速
起来!
办公室收纳整理方案（SOS-Office) Storage and Organize Solutions for Office
National Association of Professional Storage Organizer
随着工作文件的不断累积，大量的
文件
变慢 只能使电脑
，让公司文件服务
器压力变重。
为提高工作效率，时刻清理文件
只需动动你的指尖，效率瞬间加倍！
桌面建议放置基本图标：
我的文档 我的电脑 网上邻居 回收箱 Internet Explorer 本部门的server快捷链接
建议：设放图标不超过桌面的五分之一 并时刻保持桌面清爽
你是否总被共享里一大堆文件和 邮箱里各式各样的来信所淹没？？
Help Help Help Help
For example
邮 件 籍 整 理 六 部 曲
大多数人的幻想都是这样的吧……
Have you ever imagine that……
BUT
但实际很多时候是不是变成了这 样………
WHY?
混乱的桌面？
NO!!
混乱的资料？
NO!!
混乱的邮件？
NO!!
混乱的……
NO!!
混乱的……
NO!!
混乱的……
NO!!
所以，当你一团乱麻时，你觉得工作很痛苦
估分清归优保
Step1：先把需整理的文件资料整合起来（估量） Step2：对文件资料进行分类（分类） Step3：把不需要的文件资料清出来（清除） Step4：用文件夹装好（归置） Step5：在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标 签（优化） Step6：用完之后及时将文件归位（保持）
客户信息资料
习惯性把文件用颜色处理
对每天的工作内容了如指 掌
提高对工作的完成效率
PS: 使用透明夹时可附上A4纸固
定格式封面，这样对内容一目了 然
如何保持呢？
是否能立刻找到
是否能还原方便
是否能便于取用
文 件 资 料 整 理 六 部 曲
3“是”原则
纸质资料SOS六部曲之文件
估分清归优保
Step1：先把需整理的文件资料整合起来（估量） Step2：对文件资料进行分类（分类） Step3：把不需要的文件资料清出来（清除） Step4：用文件夹装好（归置） Step5：在文件上做标记和标签，换上色彩明亮的文件夹和标 签（优化） Step6：用完之后及时将文件归位（保持）
• 营业资料
资料
件 资
关资料
• 销售资料
• 未来方案
料
S
O
废弃资料Discard
• 产品介绍
S
六
部
曲
归置
PS:
文
用文件夹把整理好的文件归置好
件
资
料
S
O
S
六
部
曲
紧急文件
建议用红色
代办文件
建议用蓝色
文
已办的文件
件 资
建议用绿色
料
整
理
需保存的文件
六 部
建议用黑色
曲
优化些什么？
你有充分利用文件夹 的颜色吗？？？？
电脑SOS六部曲之文件夹
估分清归优保
Step1: 浏览文件类型（估量） Step2: 文件分类：日期、项目名称、客户（分类） Step3: 把无用的文件清除（清除） Step4: 建立分类文件夹进行放置（归置） Step5: （优化） Step6: 每次产生新文件后立刻进行归类，不要 越积越多！（保持）
你 是 否 有 和 樱 桃 小 丸 子 相 似 的 经 历 吗 ？
• 珠海收纳整理协会（NAPSO） 英文译名：National Association of Professional Storage Organizer
• 协会宗旨： 引领收纳整理行业的发展； 带头研究行业发展动向； 开展行业新技术、新产品的交流与协作； 丰富市民家居收纳整理生活领域的新经验；
优化 Optimize
• 设计存放最佳方案
归置 Place
• 把该放的物品放到该放的地方
清除 Throw
• 清出废弃物品
分类 Itemize
• 把凌乱的物品加以分类
估量 Scan
• 纵观需要整理的物品及摆放区域
Hard
Easy SITPOK Principle
办公室SOS 2大区域
个人区域
纸质资料 Papers
订单资料
销售资料
产品信息
文
件
资 料
等等等等……
整
理
六
部
曲
有什么资料呢？
估量
还有什么？？？？？
还有什么？？？？？
还有什么？？？？？
还有什么？？？？？
分类、清除
文件怎么分类
不需用 的资料
过期的 资料
立刻要用
使用度高
将来需要
较稀有资料
重复的
• 和现在进
• 顾客名单
• 竞争公司
• 合同书
资料
文
行主题相
一半以上都找不到
你知道收拾和整理的区别吗？
整理：将需要的物品收拾得整整有条，方便使用。 收拾：不管是否需要，单纯把物品收放好。
Step 6
S
O
保 Step 5
S 六
优 归 Step 4
部
清 Step 3
曲
分
估 Step 2
Step 1
保持 Keep –Avoid Scope Creep
• 养成习惯保持整洁的状态
Discussing Time
华 山 论 剑
谁是收纳整理高手“锵锵锵锵锵”……
由POC（加拿大整理协会）得出的数据：
员工平均花掉30%时间/per day在Email上，若每处 理1封邮件省2分钟，每天能提高2小时工作产量.
80%的文件几乎不使用，员工花平 均每天花15%时间寻找资料，而且