项目设计成果归档和管理规定
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一、目的
为统一项目文件的归档要求与整理方法,确保档案质量,特制定本规定。本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。
本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。
二、归档要求
1、项目建设中形成的项目文件,应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理,并向业主归档移交。
2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符。
3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。
三、归档项目文件的整理
1、项目部向业主提交归档项目文件时,须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。
2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系。
3、勘察文件按勘察项目组卷;设计文件按装置单元、阶段、专业组卷;合同文件(包括合同形成文件)按合同编号组卷;项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷;设备随机文件按台件组卷,其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷;管理性文件按问题组卷;竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷;监理文件按问题组卷。
4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠,折叠要求为:
4.1 图纸须按照A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。
4.2 各种幅面图纸折叠前,要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。
4.3 图纸折叠须图面朝里,背面朝外,保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖,可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。
4.4 3号图纸折叠时,先将图纸摆正,然后将左半部向右对折,再将盖在上面部分的右下角向内作45°角折入。
4.5 2号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分均匀地向内折,然后自左向右进行横向正手风琴式折叠,并使右侧对齐,标题栏露在上层。
4.6 1号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分均匀地向内折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠。
4.7 0号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM部分向内折两折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠。
5、案卷与卷内文件的排列
5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。
5.3 合同案卷按年度排列,卷内文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。
5.4 交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。
5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列。
5.7 卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
6、案卷的编目
6.1 编件号与页号
6.1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件。每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写,各卷之间不连续编写件号。
6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写。
6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面,按排列顺序依次编写页号(流水号)。图纸页号用铅笔写上,其它文字材料页号用印字印上。
6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号;双面书写的文字材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号;图纸页号编写在标题栏外右下角;各卷之间不连续编页号。
6.1.5 印刷成册的文件材料,独立成卷的,不重新编写页号。
6.1.6 原来已编写页号的文件材料,若前面若干页无页号,则可以从…-2,-1,0起续上,在备考表中注明总页数…-2,-1,0~n。
6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.1.8 页号需写在距底边、侧边10MM×10MM的空白处,字高不大于5MM。
6.2 卷内目录编制
6.2.1 每一案卷必须有卷内目录,卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
6.2.2 成套图纸,自成一卷的,当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时,在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容(即按一件处理);成套图纸,一卷装不下,需要分成若干卷的,可以把原目录复印,放到各卷前面,并在原目录的备注中标
明每一卷的起止位置,然后再以原目录为基础填写卷内目录。
6.2.3 序号:以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
6.2.4 文件编号:填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。
6.2.5 责任者:填写文件材料的形成部门或主要责任者。
6.2.6 文件题名:填写文件材料的全称。一般应照实抄录,没有的可自拟题名,外加“[]”号。
6.2.7 日期:填写文件材料的形成日期。
6.2.8 页次:填写每份文件材料首页的页号,其中最后一件填写首页与尾页的起止页号,中间用“~”连接。
6.2.9 备注:卷内文件材料变化时作说明用。
6.3 卷内备考表编制
6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表,卷内备考表排列在卷内文件之后。
6.3.2 说明:填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等(见示例) 以及在组卷过程中需要说明的问题。
示例:文字材料2 件,10 页,照片10 张,电子文件2件,附图1 张。
6.3.3 立卷人:由责任立卷人签名。
6.3.4 立卷日期:填写完成立卷的日期。
6.3.5 检查人:由案卷质量审核者签名,一般为项目经理。
6.3.6 检查日期:填写审核的日期。
6.3.7 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号,编号后应注明档案载体形式,并用括号括起。
6.4 案卷封面的编制