31年会数字化白皮书

31年会数字化白皮书（2017版）
【版本发布】
本版本由31市场运营部统一发布，参与人员包括吴一中、孙黎、嵇大宇等。

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共享最佳实践 加速行业数字化转型
在2018年来临之际 ，31出版了一批关于会务和营销数字化、自动化的白皮书。

为什么是我们？为什么是现在？这个问题我想做一下解释。

作为中国数字会务的领导者，31不断服务客户，满足客户的各种需求。

到今天为止，超过30万家客户享受到了我们的服务，各大企业在31平台上发布的会议数量超过 100万家，超过2500万人通过31的系统参与到会议中。

与此同时，31也通过微信、网站、邮件和行业活动等持续推送各种产品和案例，希望给行业带来最新的知识和经验。

但我们发现：碎片化的传播方式难以系统化地传递信息。

在微信、行业会议上，老朋友们总会问我一句：“最近又有什么新的东西？”当不断有朋友向我提问的时候，我的内心受到了很大的触动。

除此之外，我也经常在朋友圈看到大量的会议、活动，由于没有运用或不正确地运用成熟的数字技术，而导致各种各样的问题。

朋友们这时候会发信息过来：“某某会不是你们做的吧？”当确认不是之后，就开始向我吐槽各种不爽。

我在想，我的朋友圈毕竟有限，还有那些不在我朋友圈的人呢？
这一切都让我震惊，对31人来说习以为常的事情，可对于很多客户、合作伙伴和从业者来说却很陌生。

我们团队经过内部反思、探讨，最后发现，除了碎片化的案例和信息推送，我们更需要用IT行业常见的白皮书形式来向从业者、客户和不在MICE朋友圈的人们呈现我们的最新技术成果。

我们希望把与广大客户共同创造的行业成熟技术实践成果整理出来，与业界同仁共享。

于是就有了31系列白皮书。

本次我们发布的白皮书共有六份左右，未来还会陆续发布新的白皮书，旧的白皮书也会定期更新。

本期白皮书涉及的面比较广，无论是政府、商业、社团的大型会议，还是比较小型的年会和活动都有所涉及。

同时也比较系统地介绍了数字技术在不同规模、流程会议中的应用，有些流程的细节介绍得也非常详细，可以作为一个参考指南。

希望从业者能够在31系列白皮书中看到比较系统的数字科技对业务流程和产业带来的变化，也希望白皮书的发布和传播能够推动数字会务技术在中国的普及。

我相信无论是客户、合作伙伴，还是在校学生等各个不同领域的从业者，都会从中受益。

回顾过去七年，31一直牢牢抓住客户的需求，不断创新，推动中国会务数字化的普及。

未来我们也将一如既往，不断进步，以满足客户不断增长和变化的各种需求。

让我们一起加快推动会议和营销领域的数字化转型吧！
31会议CEO 万涛
目录
第1章 综述
1.年会的定义 (7)
2.年会有哪些特点 (8)
3.年会数字化管理的价值 (9)
4.数字化年会管理解决方案框架 (10)
5.会议策划阶段如何引入数字化解决方案 (11)
第2章 年会会前筹备
1.年会电子邀约函 & 电子海报 (13)
2.年会节目单制作（微站） (16)
3.嘉宾在线注册管理 (17)
4.酒店在线预订管理 (22)
5.在线支付与发票管理 (22)
6.基于社交网络的会议推广 (23)
7.参会人数字化管理 (23)
8.自动化通知管理 (24)
第3章 年会接待
1.数字化接送机（站）管理 (25)
2.年会快捷报到签到 (28)
3.酒店分房与实时使用统计 (33)
4.晚宴排座 (36)
第4章 年会创意互动游戏
1.创意开幕式 (39)
2.许愿 (45)
3.创意互动抽奖 (46)
4.年会节目打赏 (55)
5.签署军令状 (58)
6.大屏签约 (59)
7.图文互动+弹幕 (62)
8.互动竞猜 (64)
9.年会直播 (66)
10.男女配对游戏 (69)
11.现金红包...................................................................................................................................................................... (70)
12.众筹 (73)
13.慈善拍卖 (74)
14.投票调查 (75)
15.礼品发放 (77)
16.照片回顾墙 (79)
17.现场照片打印机 (80)
第5章 网络环境要求
01 概述
年会的定义
年会（annual meeting、convention、session），就是每年围绕企业和组织为总结一年的运营情况、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。

年会是企业的春节，也是标志着一个企业和组织一年工作的结束。

企业年会一般包含企业员工表彰、企业历史回顾、企业未来展望等重要内容。

一些优秀企业和组织还会邀请有分量的上下游合作伙伴共同参与这一全司同庆的节日，增加企业之间的沟通，促进企业之间的共同进步。

年会类型：
答谢客户/用户
员工总结
公司/组织总结
公司/组织联谊
年终奖励
聚餐
文艺会演
年会，尤其是企业年会通常会包括以下几个环节：
开场仪式
领导致辞
为优秀员工颁奖
节目演出
年会晚宴
员工表演
幸运抽奖
晚会游戏
谢幕
公司合影
年会有哪些特点
现代的企业越来越注重企业文化的建设，而通过举办年会增进公司与员工的感情和互信，是一个有效的途径。

通常会根据行业特点、企业人员构成、企业文化、季节特点以及成本预算等，来设置不同类型的企业年会。

举办年会的目的通常是聚集公司人气，奖励优秀的员工代表、鼓舞企业员工士气，汇报全年的企业业绩及成绩，稳定军心。

一年一度的企业年会可以加深员工对企业的感情，增进员工之间的沟通和交流，增强员工之间的团队协作意识，创造企业内积极向上的工作氛围，提升员工士气，从而提高公司的工作效率，使公司业绩稳步提升。

而对于员工来说，年会是表现自己的好机会，平日里上班不免要守规矩，但年会上可以充分展现个性。

成功举办一场年会，要成立一个专门的临时小组来具体负责，这样既可以做到分工明确，又可以提高效率。

首先要确定所举办年会的主题，然后围绕着主题进行一系列的策划，然后确定时间、地点、人物，详细地写在策划书上，最后经领导审核后，付诸实施。

综上，我们认为当下年会有以下特点与需要：
l参与感、互动性。

年会需要更新颖的互动形式，让所有员工都可以参与，增加年会现场气氛；
l项目型、临时性。

年会组织方通常是HR或行政部门牵头组织的临时团队，需要数字化管理工具帮助团队更好管理和组织年会会务工作。

年会数字化管理的价值
年底是大部分公司的旺季和忙季，运用数据化工具，提升效率和降低成本就是年会工作小组的当然直选。

31会议的年会数字化方案是基于31会议的数字会务方案之上的场景化解决方案。

随着移动互联网技术的高速发展，数字化会务管理被广泛应用于各类会议中。

数字化会务管理主要从效果、效率、体验和洞察四个方面为会议的会务管理带来提升。

通过将会务管理数字化，会议组织效率平均提高32%，营销工作效率平均提高25%，各方协作效率提高150%。

数字化助力会议效果，会议/活动参与人平均增加28%，客户孵化效果平均提高78%，营销运营成本平均降低50%。

在用户体验方面，数字化帮助主办单位的线下活动场景流程和基于客户生命周期各个阶段的互动体验佳，加速线上互动与交互场景转化。

同样，正是由于会务管理的数字化，让主办单位或承办单位基于活动
的数据统计与分析，基于结构化数据、行为数据、微信数据三类数据的客户画像，更好洞悉会议的每个环节和参会人行为倾向和商机。

数字化年会管理解决方案框架
数字化会务管理解决方案运用互联网、物联网等技术，聚合了线下活动全流程中涉及到的所有技术，实现线下活动的一站式全流程数字化运营，并将其组件化、流程化，让不懂技术的营销人能够自如的自助使用。

31会议通过多年的数字会议服务经验，提出了数字会务管理解决方案，覆盖了会前、会中、会后全过程，贯穿邀约、日程、证件、住行、签到、互动、监控、通知、现场、以及数据，这是一个新的会务管理方法。

会前阶段，31会议云可以向会务管理者提供活动展示、注册报名、推广活动和数据管理的数字化管理工具。

会议推广阶段，可以通过会议网站、会议微站、会议APP或会议公众账号等多样化的展现和宣传形式向公众，也可以利用H5技术制作会议电子邀约函或者电子海报通过微信朋友圈或微信群进行传播，并引导参会者报名与分享。

年会注册邀约通常都比较复杂，多样化的报名方式（个人报名、团队报名、代报名），不同角色的报名流程各不相同（VIP嘉宾的定向邀约报名、观众收费报名、媒体的审核报名等），各种费用的线上线下支付（如参会费、酒店住宿费等）。

会议报名注册期间存在大量的沟通，比如注册成功通知、支付成功通知、酒店预订成功通知、会前提醒通知等。

传统的会务管
理无论在报名注册还是沟通环节都是低效且消耗大量人力。

31会议具有可配置化注册流程和自动化通知功能，通过数字化解决方案提升会前筹备效率。

推广方式采用数字化渠道跟踪管理技术，管理并跟踪每个渠道的浏览量和注册情况。

通过基于ABM的营销自动化，可以帮助主方法实现精准营销，从而提升营销效果。

会中阶段，会务组将面临现场管理一系列工作，包括客人的接送、报到签到、酒店分房、就餐管理、现场搭建等。

年会通过数字化解决方案，可以实现对参会者的全程服务信息一站式管理，在确保安全的情况下，高速便捷地完成接送、酒店入住及报到签到动作，避免客人等待，提升体验。

会议电子现场签到技术日新月异，二维码签到、签到打印技术已经被广泛应用，自助签到机、RFID签到、人脸识别等电子签到技术也逐步出现在一些重要的会议中，给予参会者更好的体验。

除现场管理工作以外，现场互动也是另外一个重要的环节，现场互动方式种类多样化，除了传统的互动模式外，科技互动产品在年会上也被更多地应用。

年会的互动产品更多会选择3D开幕式、投票、问卷、微信直播、微信摇一摇、摇一摇赛跑、砸金蛋等大屏互动游戏来活跃气氛。

微信直播技术也大量出现在年会中，基于微信的直播让会议打破了地域边界，让更多人可以参与到其中。

会后阶段，可以快速提供多维度数据统计和多种样式的图表。

如果主办单位有多场会议运营，可以对参会人的邀约数据、注册数据、签到数据、互动数据及现场行为数据进行自动化标签和分类统计，为后续会议邀约推广、会议内容设置提供帮助。

会议策划阶段如何引入数字化解决方案
会议的数字化解决方案最佳引入时间是在会议策划阶段，带着数字化会务管理的思维去考虑策划方案，往往会收到意想不到的效果。

本章节将介绍引入的方法和策略。

引入方案方法：
l参考年会数字化解决方案或白皮书；
l邀请数字化会务服务商—31会议，提供咨询服务；
l实地考察应用数字化解决方案的行业或企业年会；
l参考会议数字化管理系统选型指南（适用于招投标）。

未完待续……
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